W zamówieniach publicznych obowiązuje zasada zawierania umów na czas oznaczony, która wynika wprost z treści art. 142 PZP. Zamawiający może zawrzeć umowę na dowolny okres, byle by był on określony.

PZP nie ogranicza sposobu określenia terminu realizacji umowy – może być on wskazany za pomocą ilości dni / miesięcy lub lat, konkretnej daty, ale też przyszłego zdarzenia o charakterze pewnym. Termin ten musi być wskazany precyzyjnie już na etapie wszczęcia postępowania (w ogłoszeniu i w SIWZ), aby umożliwić wykonawcom złożenie porównywalnych ofert. Warto jednocześnie zwrócić uwagę, że termin realizacji zamówienia (a co za tym idzie, czas trwania umowy) może stanowić także kryterium oceny ofert, wówczas wykonawcy składając ofertę będą mieli pewność co do czasu trwania umowy, jeśli ich oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.

Zgodnie z wyrokiem KIO 2408/12: Z postanowień art. 142 i 143 Prawa zamówień publicznych wynika, że do essentialia negoti umowy o zamówienie publiczne należy określenie terminu realizacji zamówienia. Art. 36 ust. 1 pkt 4 i art. 41 pkt 6 ustawy wskazują, że termin wykonania zamówienia jest obligatoryjnym elementem tak ogłoszenia o zamówieniu publicznym jak i SIWZ. Określenie tego terminu ma bezpośrednie przełożenie na kalkulację ceny oferty, ma zatem wpływ na porównywalność złożonych ofert. Termin może być także elementem konkurencyjnym pomiędzy wykonawcami, w sytuacji, gdy stanowi kryterium oceny ofert. Termin wykonania zamówienia ma zatem istotne znaczenie dla sporządzenia oferty, musi być zatem określony w sposób pozwalający wykonawcom określić minimalny i maksymalny czasookres trwania przyszłej umowy w normalnym toku jej realizacji.

Szczególna regulacja dotyczy świadczeń okresowych lub ciągłych, dla których co do zasady umowa nie może trwać dłużej niż 4 lata, chyba że zachodzi jedna z poniższych przesłanek:

1. wykonanie zamówienia w dłuższym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego,
2. jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego,
3. jest to uzasadnione zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.

W PZP brak definicji świadczeń okresowych i świadczeń ciągłych, stąd niezbędne jest odniesienie się do regulacji Kodeksu cywilnego:

• świadczenia okresowe: ich cechą jest cykliczna powtarzalność, w określonych odstępach czasu – przy czym każde z tych świadczeń jest odrębne, samoistne; jako przykład można podać umowę na cykliczne dostawy, np. materiałów biurowych czy też umowę na sprzątanie obiektów,
• świadczenia ciągłe: to stałe zachowanie wykonawcy, bez możliwości wyróżnienia samodzielnych, odrębnych czynności; typowym przykładem tego typu umów są umowy na dostawę mediów czy też umowy prowadzenia rachunku bankowego.

Zgodnie z opinią Departamentu Prawnego UZP z dnia 3 lutego 2009 r.:

• Świadczenie uważane jest za jednorazowe, jeżeli jego treść i rozmiar są oznaczone wyczerpująco wyłącznie przez wskazanie zachowania się dłużnika, do którego jest on obowiązany, bez odwoływania się do czynnika czasu. (…) Jeżeli świadczenie jednorazowe jest podzielne może być spełniane częściami np. cena kupna może być rozłożona na raty, dostawa towaru może być umówiona w mniejszych partiach i w oznaczonych odstępach czasu itp. Są to tzw. umowy o świadczenia sukcesywne (rozłożone na raty), które razem wzięte składają się na całe świadczenie jednorazowe.
• W przypadku świadczeń ciągłych wyznacznikiem zarówno rozmiaru jak i treści świadczenia jest czas. Świadczenie ciągłe polega bowiem na określonym, stałym zachowaniu się dłużnika przez czas trwania stosunku prawnego. Z istoty rzeczy spełnienie takiego świadczenia musi więc trwać przez pewien czas. Świadczenie ciągłe ma to do siebie, że nie da się w nim wyodrębnić poszczególnych zachowań dłużnika, które mogłyby być potraktowane jako samoistne świadczenia albo partie świadczenia. (…) Dla uznania świadczenia za ciągłe wystarcza, jeżeli składa się ono z pewnych następujących po sobie zachowań dłużnika, które – mimo że oddzielone od siebie w czasie – tworzą razem funkcjonalną całość.
• W przeciwieństwie do rat – świadczenie okresowe jest samodzielnym świadczeniem, a nie częścią jednego większego świadczenia, którego wielkość została oznaczona bez udziału czynnika czasu.

Przedmiot umowy na roboty budowlane dotyczy świadczenia jednorazowego, co oznacza, że umowa może być zawarta na okres dłuższy niż czteroletni, jeśli taki jest czas trwania realizacji inwestycji.

Co do zasady, w przypadku zamiaru zawarcia umowy na świadczenia okresowe lub ciągłe na czas dłuższy niż 4 lat, gdy wartość przedmiotu zamówienia przekracza tzw. progi unijne, Zamawiający zobowiązany jest zawiadomić o tym fakcie Prezesa UZP, chyba że dotyczy to umowy:

1. kredytu (zgodnie z art. 69 ust. 1 Prawa bankowego) i pożyczki (art. 720 Kodeksu cywilnego);
2. rachunku bankowego (art. 725 Kodeksu cywilnego), jeżeli okres umowy nie przekracza 5 lat;
3. ubezpieczenia (zgodnie z art. 805 § 1 Kodeksu cywilnego oraz z ustawą z dnia 22 maja 2003 r, o działalności ubezpieczeniowej), jeżeli okres umowy nie przekracza 5 lat;
4. o świadczenie usług w zakresie publicznego transportu zbiorowego (zgodnie z ustawą z dnia 16 grudnia 2010 r. o publicznym transporcie zbiorowym).

W przypadku, gdy w wyniku postępowania ma być zawarta umowa długoterminowa, na czas dłuższy niż 12 miesięcy, ustawodawca przewidział w określonych sytuacjach obowiązek waloryzacji wynagrodzenia, o którym pisaliśmy już na Portalu, w artykule Waloryzacja wynagrodzenia w umowach długoterminowych.

Ustawa PZP określa szczególne sytuacje, w których zamawiający może zawrzeć umowę na czas nieoznaczony (art. 143 PZP) – dotyczą one następujących przedmiotów zamówienia:

1. dostawy wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci;
2. dostawy gazu z sieci gazowej;
3. dostawy ciepła z sieci ciepłowniczej;
4. dostawy licencji na oprogramowanie komputerowe.
5. usług przesyłowych lub dystrybucyjnych energii elektrycznej lub gazu ziemnego.

W niektórych instytucjach nadal funkcjonują umowy zawarte na czas nieoznaczony, zawarte przed rokiem 1997 r. (w którym to nowelizacją ustawy o zamówieniach publicznych wprowadzono obowiązek zawierania umów na czas określony). Nie ma konieczności wypowiadania takich umów, pozostają one w mocy, jednak zgodnie z art. 4 ustawy o zmianie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o zamówieniach publicznych:

Umowy w sprawach zamówień publicznych zawarte przed dniem wejścia w życie ustawy pozostają w mocy, z tym że rozszerzenie ich zakresu przedmiotowego lub zmiana stron umowy nie są możliwe.

Powyższe oznacza jednak, że gdyby konieczne było wprowadzenie takiej zmiany do obowiązującej umowy, zamawiający musi zawrzeć ją na nowo, już przy uwzględnieniu obowiązujących wymogów dotyczących czasu trwania umowy zgodnie z PZP.

Autor: Katarzyna Dziąćko, Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.