18 kwietnia 2019 r. wejdą w życie przepisy ustawy z dnia z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym. Przyczyną przyjęcia tych regulacji jest konieczność wdrożenia do polskiego porządku prawnego przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych.
Celem głównym zarówno Dyrektywy, jak polskiej regulacji, jest zapewnienie możliwości odbioru przez podmioty publiczne faktur elektronicznych zgodnych z wymaganiami Dyrektywy tj. spełniających wymagania ustrukturyzowanych formatów zgodnych ze standardami opublikowanymi przez Komisję Europejską jako standardy spełniające wymagania normy europejskiej EN 16931-1:2017, a dzięki temu usunięcie bądź ograniczenie barier dla handlu transgranicznego wynikających ze zróżnicowanych wymogów w zakresie fakturowania. Cel ten ma zostać osiągnięty przez zobowiązanie organów administracji publicznej wszystkich szczebli i innych podmiotów udzielających zamówień publicznych do akceptowania ustrukturyzowanych faktur w postaci elektronicznej zgodnych z w/w normą europejską, które są wystawiane przez wykonawców w związku z realizacją umów zawartych w sprawie zamówień publicznych i koncesji.
W zakresie zamówień publicznych ustawa obejmuje wszystkie zamówienia, z wyjątkiem wskazanych w art. 4 pkt 5 i 5b) oraz art. 4b ust. 1 pkt 1–3, 5 i 6 PZP, tzn. w większości przypadków chodzi o zamówienia w których ochrony wymaga podstawowy interes bezpieczeństwa państwa.
W przypadku zamówień udzielanych przez zamawiających publicznych, do których nie stosuje się ustawy PZP (czyli np. zamówień poniżej progu, o którym mowa w art. 4 pkt 8) PZP), zamawiający mogą w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w SIWZ albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie, wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Jednocześnie w odniesieniu do zamówień poniżej 30 000 euro, przepisy ustawy o elektronicznym fakturowaniu stosuje się od dnia 1 sierpnia 2019 r.
Pewne wątpliwości w tym zakresie budzi kwestia zamówień sektorowych nieobjętych ustawą PZP – z ostrożności należy przyjąć, że niezależnie od tego, czy zamawiający jest sektorowy czy nie, to zobowiązany jest do stosowania ustawy o elektronicznym fakturowaniu już od dnia 18 kwietnia 2019 r., jeżeli zamówienie przekracza równowartość 30.000 euro.
Na mocy omawianej ustawy powstał system teleinformatyczny, za którego funkcjonowanie odpowiada minister właściwy do spraw gospodarki – Platforma Elektronicznego Fakturowania www.efaktura.gov.pl. Platforma ta umożliwia przesyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych za swoim pośrednictwem, a także przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez OpenPEPPOL (międzynarodowe stowarzyszenie, którego podstawowym celem jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi podmiotami sektora publicznego).
Platforma oferuje następujące usługi: zamawianie dostawy, awizowanie dostawy, potwierdzanie odbioru, fakturowanie, wystawianie faktury korygującej, wystawianie noty księgowej, generowanie raportów i zestawień. Platforma już funkcjonuje, prowadzone są liczne szkolenia w tym zakresie.
Wykonawcy nie są zobowiązaniu do przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych za pośrednictwem platformy (art. 4 ust. 2 ustawy) – ale jeśli taką fakturę wystawią i prześlą, zamawiający jest zobowiązany ją odebrać (art. 4 ust. 1 ustawy). Oznacza to, że zamawiający są zobowiązani do posiadania konta na platformie i muszą takie konto założyć przed przewidywanym terminem otrzymania pierwszej tego typu faktury, czyli od momentu wejścia w życie ustawy o elektronicznym fakturowaniu. Konto jest bezpłatne.
Przepisów ustawy nie stosuje się do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy i umów zawartych w wyniku takich postępowań.
Autor: Katarzyna Dziąćko, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.