Spółka cywilna wbrew nazwie nie jest spółką w rozumieniu Kodeksu Spółek Handlowych, a pisemną umową między wspólnikami. Spółka cywilna nie ma zatem zdolności prawnej, w tym także w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej i nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego i ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
Za przedsiębiorców uznaje się natomiast wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej – podlegają oni odrębnym wpisom do CEIDG, w której ujawnia się informację o zawartej przez danego przedsiębiorcę (wspólnika) umowie spółki cywilnej. Zobowiązania spółki cywilnej oznaczają w rzeczywistości wspólne zobowiązania wszystkich wspólników, odrębne od ich zobowiązań osobistych – za zobowiązania takie wspólnicy odpowiadają solidarnie.
Z kwestią złożenia przez spółkę cywilna oferty w przetargu wiążą się dwa interesujące zagadnienia, które wymagają szczególnego rozważenia:
1. dokumenty składane na potwierdzenie braku przesłanek do wykluczenia wykonawcy z postępowania,
2. reprezentacja spółki cywilnej – czyli uprawnienie zarówno do podpisania oferty, jak i umowy.
W zakresie pierwszego pytania, skoro za przedsiębiorców uznaje się wspólników spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej, spółkę cywilną traktuje się w tym przypadku jako wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 23 ust. 1 PZP (czyli konsorcjum). Potwierdzone to zostało także w wyrokach KIO (przykładowo wyrok KIO z dnia 9 grudnia 2010 r., sygn. akt: 2556/10.).
Oznacza to, że dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania powinni złożyć wszyscy wspólnicy.
W szczególności:
a. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia, aktualny odpis z CEIDG, aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 oraz 10 ustawy PZP: ponieważ każdy ze wspólników jest odrębnym przedsiębiorcą, każdy z nich powinien złożyć takie oświadczenie,
b. aktualne zaświadczenie właściwego oddziału ZUS lub KRUS potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne: wykonawca zobowiązany jest przedstawić taki dokument od każdego wspólnika odrębnie, a dodatkowo jeśli spółka cywilna zatrudnia pracowników – także dla spółki (bo wówczas to spółka jest płatnikiem składek pracowniczych),
c. aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków: wykonawca zobowiązany jest przedstawić taki dokument od każdego wspólnika odrębnie, ale dodatkowo jeszcze dla spółki, ponieważ spółka cywilna w świetle prawa podatkowego jest odrębnym podmiotem w zakresie podatku VAT (co potwierdził Prezes UZP na podstawie informacji o wyniku kontroli doraźnej UZP/DKD/KND/31/10 oraz UZP/DKD/KND/37/13).
Odnośnie drugiego zagadnienia, czyli reprezentacji spółki cywilnej – warto przypomnieć, że prawo wspólnika do reprezentowania spółki cywilnej w istocie jest prawem do reprezentowania pozostałych wspólników, a nie samej spółki. Podmiotami praw i obowiązków wynikających z umów cywilnoprawnych zawieranych w związku z działalnością spółki cywilnej są wspólnicy spółki cywilnej.
W braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników każdy wspólnik jest umocowany do reprezentowania spółki w takich granicach, w jakich jest uprawniony do prowadzenia jej spraw.
Każdy wspólnik może bez uprzedniej uchwały wspólników prowadzić sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki. Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden ze wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników.
W związku z zawarciem umowy należy żądać od wspólnika spółki cywilnej przedłożenia umowy spółki, a w razie wątpliwości co do zakresu jego umocowania lub zakwalifikowania zawarcia umowy jako czynności zwykłej spółki – przedłożenia zgody (uchwały) pozostałych wspólników.
W przypadku składania oferty w zamówieniach publicznych, pod uwagę należy wziąć art. 23 ust. 2 PZP, zgodnie z którym wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Jednak zgodnie z przyjętym orzecznictwem fakt udzielenia pełnomocnictwa nie musi wynikać z dokumentu o nazwie „pełnomocnictwo”, może ono być zawarte również w innym dokumencie, np. w umowie spółki lub też w uchwale wspólników. Zbadanie prawidłowej reprezentacji przy składaniu oferty jest jednak obowiązkiem zamawiającego i w przypadku wątpliwości powinien on skorzystać z instytucji wzywania do uzupełnienia dokumentów lub pełnomocnictw (zgodnie z art. 26 ust. 3 PZP) lub wzywania do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów (zgodnie z art. 26 ust. 4 PZP).
Autor: Katarzyna Dziąćko, Wawrzynowicz i Wspólnicy Sp.k.