Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej PZP) reguluje kwestię planu postępowań o udzielenie zamówienia. Ustawodawca już na gruncie poprzedniej ustawy (Pzp2004) uznał, że obowiązek sporządzenia oraz zamieszczenia takiego planu na stronie internetowej (na gruncie obecnej ustawy w Biuletynie Zamówień Publicznych) stanowi wartość dodaną do rynku zamówień publicznych. Jak podkreślił Urząd Zamówień Publicznych w komentarzu do ustawy PZP pod redakcją Huberta Nowaka i Mateusza Winiarza, Warszawa 2021, w obecnym kształcie plan taki jest bardzo dobrym narzędziem planistycznym dla wykonawców i zamawiających. Wykonawcy w oparciu o analizy planów (dostępnych obecnie w jednym miejscu, tzn. BZP, i filtrowanych według odpowiednich kryteriów) mogą budować swoje strategie sprzedażowe. Zamawiający, analizując plany inwestorów, mogą sprawdzać czy w tym samym czasie, na tym samym obszarze nie rywalizują o te same zasoby wykonawców z innymi zamawiającymi. Tym samym w oparciu o dokonane analizy mogą zdecydować, czy zmienić lub nie, swój plan zamówień.

Podmioty zobowiązane, termin sporządzenia:

Podmiotami zobowiązanymi do sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ (rozpoczęcie biegu terminu), oraz upublicznienia planu postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) oraz na stronie internetowej, na gruncie art. 23 ust. 1 PZP są zamawiający publiczni wskazani w art. 4 pkt. 1 i 2 PZP, tzn.:

(1) jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

(2) inne, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;

(3) związki tych podmiotów;

Ust. 2 PZP wskazuje, iż zamawiający nieobjęci dyspozycją ust. 1 PZP również mogą taki plan przygotować i zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na swojej stronie internetowej. Chodzi tutaj o:

(1) inne, niż określone w art. 4 pkt 1 PZP, osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, kontrolowane przez zamawiających wskazanych w art. 4 pkt 1 i 2 PZP,

(2) zamawiających sektorowych (podmioty wskazane w art. 5 PZP),

(3) zamawiających subsydiowanych, czyli podmioty, które nie należą do żadnej z wyżej wymienionych grup, jednak muszą stosować PZP z uwagi na szczególne przesłanki określone w art. 6 PZP (w tym wydatkowanie środków publicznych).

Cytowane wyżej przepisy są kontynuacją art. 13a Pzp2004, zawierającego podobny katalog podmiotowy.

Publikatory, sposób publikacji, kwotowy próg wartości zamówień:

Od momentu wejścia w życie obowiązującej ustawy, zamawiający mają obowiązek publikacji planów postępowań w BZP. Zamieszczenie planu w BZP następuje na zasadach przewidzianych w dziale III, rozdziale 2 PZP. Uściślając, jest to sposób właściwy dla zamieszczania wszelkich ogłoszeń w BZP – przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pomocą formularza umieszczonego na Platformie e-Zamówienia.

Procedura publikacji planu postępowań jest taka sama jak proces publikacji innych ogłoszeń w Biuletynie. Zamawiający wskutek rejestracji na Platformie e-Zamówienia uzyskuje dostęp do formularza planu postępowań. Po uprzedniej rejestracji w systemie teleinformatycznym jest możliwe zamieszczenie planu postępowań, który jest udostępniany w BZP. Zamawiający wypełnia formularz planu postępowań po rejestracji w systemie teleinformatycznym, następnie przekazując go w celu publikacji w BZP.

Plan postępowań zamieszczany w BZP powinien zostać powiązany z ogłoszeniem o zamówieniu (dodając każde nowe postępowanie na Platformie e-Zamówienia zamawiający zobowiązany jest wskazać, czy dane postępowanie ujęte jest w planie, a jeśli tak – powiązać postępowanie z konkretną pozycją w planie), natomiast plan zamieszczony na stronie internetowej powinien być tożsamy z planem opublikowanym w BZP.

Publikacja planów dotyczy wyłącznie zamówień, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT), tzn. zamówień, do udzielania których zamawiający publiczni zobowiązani są stosować procedury opisane w ustawie PZP.

W przypadku zamawiających sektorowych, którzy zdecydują się opracować plan postępowań, powinni oni natomiast uwzględnić w planie zamówienia sektorowe objęte przepisami PZP, tzn. których wartość jest równa co najmniej kwocie 1 827 260 złotych netto w przypadku dostaw, usług i konkursów, a w przypadku robót budowalnych równa co najmniej 22 840 755 złotych netto. Wartość kwot odnoszących się do zamówień sektorowych określają progi unijne zawarte w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady, wymienionych w art. 3 ust. 1 PZP, aktualizowane w aktach wykonawczych Komisji Europejskiej. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych informuje o aktualnych progach unijnych ustalonych przez Komisję Europejską, ich równowartości w złotych oraz o równowartości w złotych kwot wyrażonych w ustawie w euro. Obecnie obowiązujące kwoty zgodne są z Obwieszczeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.

Zakres rzeczowy planu postępowań, aktualizacja planu postępowań, wyłączenie jawności informacji o planie postępowań:

Niezbędne elementy, jakie zamawiający powinien zawrzeć w planie postępowań, określa art. 23 ust. 3 PZP. Wymienia on:

1. przedmiot zamówienia (określenie co będzie przedmiotem przyszłego postępowania o udzielenie  zamówienia, poprzez podanie jego nazwy);
2. rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
3. przewidywany tryb albo procedurę udzielenia zamówienia (tryby muszą być zgodne odpowiednio z art. 129 PZP dla zamówień w procedurze unijnej oraz art. 275 i nast. PZP dla zamówień w procedurze krajowej, a inne procedury to konkurs, umowa ramowa, dynamiczny system zakupów);
4. orientacyjną wartość zamówienia (tzn. bez podatku od towarów i usług);
5. przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym w danym roku kalendarzowym).

Użyty w przywołanym artykule zwrot „w szczególności” oznacza, że katalog ten ma charakter otwarty. We wzorze Planu postępowań zawartym w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień jest zawarta rubryka na „Informacje dodatkowe” (zamawiający może zamieścić inne dodatkowe informacje dotyczące np. wstępnych konsultacji rynkowych, innowacyjnych zamówień, zrównoważonych zamówień, tzn. uwzględniających aspekty społeczne, aspekty środowiskowe). Ponadto – jak wskazał Urząd Zamówień Publicznych w przytoczonym już wyżej komentarzu do ustawy PZP – warto rozważyć zamieszczanie w planie innych informacji różnicujących lub charakterystycznych dla danego zamówienia, a odróżniających je od innych podobnych zamówień (np. wymagana technika wykonania zamówienia).

We wzorze planu postępowań zgodnym z w/w rozporządzeniem ujęty jest także podział na zamówienia prowadzone w procedurze krajowej oraz procedurze unijnej.

Art. 23 ust. 4 PZP wskazuje, iż zamawiający zapewnia aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień. Aktualizację planu zamieszcza się w BZP oraz na stronie internetowej zamawiającego. Zatem zamawiający ma obowiązek dostosowania informacji zawartych w planie w momencie jego dezaktualizacji, w odniesieniu do zmieniających się w ciągu roku potrzeb zamawiającego. Na potrzeby tego dostosowania we wzorze planu postępowań przewidziana jest rubryka „Informacja na temat aktualizacji”, w której zamawiający zobowiązany jest wskazać, czy aktualizacja polega na: zmianie, dodaniu lub rezygnacji z pozycji planu.

Aktualizacja planu publikowana jest analogicznie do publikacji pierwotnej wersji planu. Przepisy nie precyzują, jak często ma być dokonywana, jednak ponieważ wzór planu postępowań wymaga wskazania terminu wszczęcia postępowania w odniesieniu do miesięcy lub kwartałów, to aktualizacja również powinna odbywać się w odniesieniu do miesięcy lub kwartałów.

Wedle art. 18 PZP postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, a zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w ustawie. Jednym z takich wyjątków jest art. 23 ust. 5 PZP, zgodnie z którym informacji o planie postępowania nie zamieszcza się, jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona informacji niejawnych.

Autorzy: Katarzyna Dziąćko, Jakub Kawalerski, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.