W Polsce wdrażany jest nowoczesny system rejestrowanego doręczenia elektronicznego (e-doręczeń), który umożliwia przesyłanie i odbieranie korespondencji za potwierdzeniem nadania i odbioru drogą elektroniczną. Termin wdrożenia e-doręczeń był wielokrotnie przesuwany – ale od dnia 1 stycznia 2025 r. system jest obowiązkowy dla części podmiotów publicznych zdefiniowanych w art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 z późn. zm., dalej jako: „ustawa o doręczeniach elektronicznych”).

W niniejszym artykule przedstawiono zagadnienia związane z udzielaniem zamówień publicznych na świadczenie usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej.

Czym są rejestrowane doręczenia elektroniczne i usługi hybrydowe?

1. Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Zgodnie z art. 2 pkt 8 ustawy o doręczeniach elektronicznych, jest to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, opisana w art. 3 pkt 36 rozporządzenia eIDAS (UE) nr 910/2014. Usługa ta, świadczona przez operatora wyznaczonego (Poczta Polska S.A.), zapewnia możliwość wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej za potwierdzeniem nadania i odbioru, gwarantując tym samym bezpieczeństwo i integralność przesyłanych danych. Jest to kluczowe rozwiązanie dla cyfryzacji administracji publicznej i komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi a prywatnymi.

Doręczanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie dokonywane na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych – jeśli dany podmiot niepubliczny (w tym osoba fizyczna) taki adres posiada.

• Publiczna usługa hybrydowa

Definicję usługi hybrydowej określa art. 2 pkt 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Jest to usługa pocztowa, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r., świadczona przez operatora wyznaczonego (również Pocztę Polską S.A.). Usługa ta łączy elementy elektroniczne i tradycyjne: podmiot publiczny przesyła dokument w formie elektronicznej, a operator dokonuje jego przekształcenia na formę papierową i fizycznego doręczenia do odbiorcy.

Usługa hybrydowa stosowana będzie w przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 4 ustawy o doręczeniach elektronicznych (np. w przypadku braku takiego adresu).

Wyłączność operatora wyznaczonego

Zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, obowiązek świadczenia obu tych usług przypisano operatorowi wyznaczonemu, którym do końca 2025 roku jest Poczta Polska S.A. Wyłączność ta została określona w art. 149 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych, co oznacza, że jedynie Poczta Polska S.A. ma prawo do świadczenia tych usług na rzecz podmiotów publicznych.

Zamówienia publiczne na usługi doręczeń

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320, dalej jako: Pzp) definiuje zamówienie publiczne w art. 7 pkt 32 jako odpłatną umowę zawartą między zamawiającym a wykonawcą na dostawy, usługi lub roboty budowlane. Usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publiczne usługi hybrydowe, jako świadczenia odpłatne, mieszczą się w tej definicji.

Jeżeli wartość zamówienia przekracza próg 130 000 zł netto (art. 2 ust. 1 pkt 1 Pzp), przepisy Pzp co do zasady mają zastosowanie, chyba że występują okoliczności umożliwiające ich wyłączenie.

Art. 10 ust. 2 pkt 4 Pzp przewiduje, że przepisów Pzp nie stosuje się do zamówień na usługi udzielane podmiotowi, któremu przyznano wyłączne prawo świadczenia tych usług na podstawie ustawy lub innego aktu normatywnego. Wyłączenie to jest zgodne z unijnymi dyrektywami klasyczną i sektorową. Motyw 30 preambuły dyrektywy klasycznej 2014/24/UE (i odpowiednio motyw 37 dyrektywy sektorowej 2014/25/UE) wskazuje, że procedury przetargowe nie są konieczne, gdy usługi mogą być świadczone wyłącznie przez jednego dostawcę na mocy obowiązujących przepisów.

Powyższe stanowisko potwierdził Urząd Zamówień Publicznych w opinii z dnia 4 października 2023 r., podkreślając, że wyłączenie przepisów Pzp w przypadku usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego i hybrydowego jest uzasadnione, ponieważ spełnione są wszystkie wymagane przesłanki. Wyłączenie z art. 10 ust. 2 pkt 4 Pzp może być zastosowane wówczas gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• zamówienie jest zamówieniem na usługi,
• zamówienie udzielane jest przez zamawiającego publicznego lub zamawiającego sektorowego,
• zamówienie udzielane jest zamawiającemu publicznemu, który posiada wyłączne prawo do świadczenia tych usług, przyznane mu na podstawie ustawy lub innego aktu normatywnego podlegającemu publikacji.

Poczta Polska S.A. jest zamawiającym publicznym, o którym mowa w art. 4 pkt 3 Pzp. Oznacza to, że każdy zamawiający publiczny, a także zamawiający sektorowy, może zlecać usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej Poczcie Polskiej S.A. bez przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co znacząco upraszcza proces zawierania umów na świadczenie tych usług.

Harmonogram wdrażania e-doręczeń

Od 1 stycznia 2025 r. ustawę o doręczeniach elektronicznych obowiązkowo stosować będą m.in.:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe.

Podmioty te zobowiązane są do stosowania przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej – przy czym w przypadku tej ostatniej wyjątkiem są jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe, które będą musiały wdrożyć usługę hybrydową od dnia 1 października 2029 r.

Wskazane wyżej podmioty objęte są co do zasady systemem zamówień publicznych – jako zamawiający publiczni lub sektorowi, zatem będą mogły zawrzeć umowę z wyznaczonym operatorem (do końca 2025 r. Pocztą Polską S.A.) z wyłączeniem stosowania Pzp, w oparciu o art. 10 ust. 2 pkt 4 Pzp.

Autorki: r.pr. Katarzyna Dziąćko, Dominika Frydryczak, Wawrzynowicz & Wspólnicy sp. k.