W ustawie z dnia 11 września 2019 r. – nowym Prawie zamówień publicznych (nPZP) zmieniono nazwę  „specyfikacji istotnych warunków zamówienia” (SIWZ) z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawa zamówień publicznych (PZP) na adekwatniejszą według projektodawców „specyfikację warunków zamówienia” (SWZ). SWZ to dokument, w którym zamawiający określa lub opisuje warunki zamówienia. Zakres jego treści dla przetargu nieograniczonego w procedurze unijnej (tzn. powyżej progów unijnych, składający się z obligatoryjnych i fakultatywnych elementów, został określony w art. 134 nPZP (dla zamówień w trybie podstawowym w procedurze krajowej zakres SWZ wskazany został w art. 281 nPZP).

Na podstawie art. 135 ust. 1 nPZP (a w procedurze krajowej odpowiednio na podstawie art. 284 ust. 1 nPZP), wykonawca ma prawo zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ. Zamawiający jest zobowiązany udzielić odpowiedzi niezwłocznie, ale nie później niż na 6 lub 4 dni (krótszy termin obowiązuje w wypadku, jeśli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione, krótszy termin – 2-dniowy – przewidziany jest też dla zamówień poniżej progów unijnych) przed upływem terminu składania ofert. Z kolei aby złożenie wniosku skutkowało zobowiązaniem zamawiającego do udzielenia odpowiedzi, wykonawca musi złożyć wniosek nie później niż odpowiednio na 14 lub 7 dni przed upływem terminu składania ofert (a dla zamówień poniżej progów unijnych – 4 dni). W tym zakresie regulacje uległy zmianie – na gruncie PZP obowiązek odpowiedzi zamawiającego powstawał tylko wtedy, kiedy wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływała połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Stosowanie przepisów dotyczących terminów w praktyce wywołuje nadal sporo wątpliwości wśród wykonawców i zamawiających, co ujawniło się przez skierowane 4 lutego 2021 r. pytanie do Prezesa UZP – „Jak należy ustalić termin na złożenie wniosku o wyjaśnienie treści SWZ, który zobowiązuje zamawiającego do udzielenia odpowiedzi i termin na udzielenie wyjaśnień przez zamawiającego?”.

Na podstawie art. 8 ust. 1 nPZP w zakresie czynności podejmowanych przez zamawiającego, wykonawców oraz uczestników konkursu w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, w tym regulacje dotyczące terminów. Jednak nPZP w niektórych przypadkach, np. przy określaniu terminu składania ofert, wprowadza obowiązek dokładniejszego określenia chwili upływu terminu niż w kodeksie cywilnym.

Prezes UZP wyraźnie wskazuje, że termin składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ ma charakter terminu końcowego i z jego upływem wykonawca traci gwarancję uzyskania odpowiedzi na złożony wniosek. Bieg terminu nie może też rozpocząć swojego biegu przed upowszechnieniem SWZ. Z przepisów bezpośrednio wynika również, że termin ten wyznacza się odejmując od dnia składania oferty 7 lub 14 dni, więc jednostką obliczeniową jest w tym przypadku dzień. Z uwagi na brak w nPZP szczególnych rozwiązań w zakresie terminu składania wniosku, zastosowanie znajdują tu przepisy kodeksu cywilnego. Chociaż omawianą datę wyznacza się w odniesieniu do terminu składania oferty, który jest określany co do minuty, fakt ten nie wpływa w żaden sposób na rozumienie końca i początku jednostki czasu, jaką jest dzień. 

W odpowiedzi Prezes UZP zwraca uwagę na poniższe zagadnienia dotyczące terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści SWZ:

• Ustawa nPZP nie reguluje w sposób szczególny początku i końca dnia, dlatego termin upłynie o północy ostatniego dnia terminu, na podstawie art. 111 §  1 k.c. Oznacza to, jak wskazano w przykładzie podanym przez Prezesa UZP, że: W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego dzień składania ofert przypada na 1 lipca. Punktem na osi czasu wyznaczającym upływ terminu na złożenie przez wykonawcę wniosku o wyjaśnienie treści SWZ, na który zamawiający jest zobowiązany udzielić odpowiedzi, przypada na 17 czerwca (14 dni wstecz od dnia składania ofert, bez wliczenia tego dnia, dzień tygodnia o tej samej nazwie).
• Zgodnie z art. 115 k.c., jeśli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień ustawowo uznany za wolny lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą. Przykładowo: W postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego dzień składania ofert przypada na 1 lipca. […] Jeżeli dzień 17 czerwca przypadnie na sobotę, niedzielę lub święto, złożenie wniosku w dniu następnym tj. 18 czerwca (lub kolejnym w przypadku zbiegu soboty, niedzieli lub świąt) nastąpi z zachowaniem terminu o którym mowa w art. 135 ust. 2 Pzp.

Prezes UZP podkreśla ponadto, że powyższe reguły znajdują zastosowanie również do terminu udzielenia odpowiedzi przez zamawiającego –  od daty, w której upływa termin składania ofert należy odjąć odpowiednio 2, 4 lub 6 dni. Jeżeli wyznaczony w ten sposób dzień przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin na udzielenie przez zamawiającego wyjaśnień upływa z końcem (o północy) następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą.

Należy jednak podnieść, że zamawiający są zobowiązani do dokonania czynności „niezwłocznie”. Sąd Najwyższy definiuje to pojęcie w wyroku z dnia 13 grudnia 2006 r. o sygn. akt II CSK 293/06: terminu „niezwłocznie” nie należy utożsamiać z terminem natychmiastowym, termin „niezwłocznie” oznacza bowiem termin realny, mający na względzie okoliczności miejsca i czasu. Zgodnie z art. 135 ust. 3 nPZP, jeśli zamawiający nie udzieli wyjaśnień w terminie, ma obowiązek przedłużyć termin składania ofert o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia ofert. Ta zmiana terminu nie ma jednak żadnego wpływu na termin składania wniosku o wyjaśnienie SWZ – tak samo jak na gruncie dotychczas obowiązującego PZP.

Autor: Julia Fischer, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.