Większość dokumentów w postępowaniu składana jest dopiero w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona – reguła ta została wprowadzona już nowelizacją Prawa zamówień publicznych z 2016 r., a jej celem jest ograniczenie formalizmów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
Część oświadczeń i dokumentów może być jednak wymagana do złożenia wraz z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Poniższa analiza dotyczy oświadczeń własnych wykonawcy, wykonawcy występującego wspólnie czy podmiotu udostępniającego zasoby, które mogą być wymagane przez zamawiającego już wraz z ofertą czy wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Część oświadczeń, których może wymagać zamawiający, wskazano bezpośrednio w ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (PZP). Pozostałe oświadczenia wymieniono w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (rozporządzeniu w sprawie podmiotowych środków dowodowych).
Wymagania dla oświadczeń składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
Zgodnie z ogólną zasadą PZP postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w języku polskim. Reguła ta obejmuje również składane w postępowaniu oświadczenia. Przepisy dopuszczają jednak wyjątek od tej zasady – na podstawie art. 20 ust. 3 PZP w uzasadnionych przypadkach przyjęte mogą być oświadczenia złożone w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym lub języku kraju, w którym udzielane jest zamówienie. Zamawiający powinien jednak uwzględnić dopuszczenie składania oświadczeń w języku innym niż polski w dokumentach zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu. W innym wypadku oświadczenie sporządzone w języku obcym musi być złożone wraz jego przekładem na język polski, przy czym nie jest wymagane tłumaczenie przysięgłe.
Zasadą postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, która ma wpływ na sposób składania oświadczeń, która po wejściu w życie nowej ustawy PZP obowiązuje nie tylko dla zamówień powyżej progów unijnych, ale także dla zamówień w procedurze krajowej, jest zasada używania środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu. Z tego względu zgodnie z regulacjami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, oświadczenia przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wykonawczych, wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Dodatkowo oświadczenia niewymienione w § 2 pkt 1 powyższego rozporządzenia mogą mieć postać tekstu wpisanego bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Jako że do czynności wykonawców w postępowaniu stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny, złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej nastąpi dopiero wtedy, kiedy zostanie ono wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej w ten sposób, żeby zamawiający mógł zapoznać się z jego treścią. PZP daje jednak zamawiającemu uprawnienie do odstąpienia w całości lub w części od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej lub niedopuszczenia do niej, jednak wyłącznie w określonych w ustawie przypadkach (art. 65 PZP). W takiej sytuacji oświadczenia mogą być sporządzane w postaci innej niż elektroniczna, szczególnie w postaci papierowej.
Jeśli w przepisach nie został szczegółowo uregulowany termin przedłożenia oświadczenia, oznacza to, że zamawiający decyduje, czy żąda go jako załącznika do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, czy oświadczenie będzie musiało być złożone później, w toku postępowania. Oświadczenia załączane do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu udostępnia się innym wykonawcom i podmiotom zainteresowanym zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 1 i 2, razem z ofertą, niezwłocznie po otwarciu ofert lub razem z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu po dniu poinformowania o wynikach oceny tych wniosków.
Jeśli wykonawca nie złoży wymaganych w postępowaniu oświadczeń, zamawiający:
- zgodnie z art. 128 ust. 1 PZP wzywa wykonawcę do ich złożenia w wyznaczonym terminie (w wypadku, gdy oświadczenia są niekompletne lub zawierają błędy, wykonawca wzywa wykonawcę do ich poprawienia lub uzupełnienia) – przy czym tak jak na gruncie poprzedniej ustawy, obowiązuje zasada jednokrotności wezwania,
- w przypadku braku odpowiedzi na wezwanie, zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a jeśli wadium było złożone w formie gwarancji lub poręczenia, występuje do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium,
- w przypadku niezłożenia oświadczeń w wyznaczonym terminie, odrzuca ofertę lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Oświadczenie wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji
Co do zasady oświadczenie, o którym mowa w art. 125 PZP, dołącza się do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub do oferty. Wyjątek od tej reguły uregulowano w art. 139 PZP dotyczącym tzw. procedury odwróconej – zamawiającemu dano tym samym uprawnienie do dokonania kwalifikacji podmiotowej wykonawcy dopiero po badaniu i ocenie ofert. W tym wypadku oświadczenia można żądać od wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. Oświadczenie z art. 125 PZP stanowi tymczasowo dowód, który potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy, spełnianie przez niego warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji na dzień składania oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Jednak jeśli odpowiednich okoliczności nie można udowodnić w inny sposób niż przez złożenie przez wykonawcę odpowiedniego oświadczenia, dokument z art. 125 PZP traci swój charakter tymczasowy i staje się podmiotowym środkiem dowodowym. W takim wypadku wykonawca wnosi w toku postępowania oświadczenie o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 PZP.
Oświadczenie z art. 125 w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne sporządza się na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (tzw. JEDZ), zgodnie z wzorem standardowego formularza zamieszczonym w rozporządzeniu Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. Z kolei w postępowaniu o udzielenie zamówienia klasycznego o wartości mniejszej niż progi unijne JEDZ nie jest wymagane, oświadczenie składa się najczęściej na wzorze zaproponowanym przez zamawiającego.
Jeśli o udzielenie zamówienia ubiega się wspólnie więcej wykonawców, do złożenia indywidualnego oświadczenia jest zobowiązany każdy z nich. Oświadczenie to powinno być również złożone przez podmiot, który nie jest wykonawcą, a jednocześnie udostępnia zasoby albo dysponuje zdolnościami, na których polegać ma wykonawca przy realizacji zamówienia. Podmiot ten składa oświadczenie tylko w zakresie udostępnianych przez niego zasobów. Wykonawca, jeśli złożył w odrębnym postępowaniu oświadczenie JEDZ, może je wykorzystać ten w innym postępowaniu, jeśli treść oświadczenia pozostanie prawidłowa.
W procedurze unijnej JEDZ (tak jak ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postepowaniu, podmiotowe środki dowodowe oraz inne oświadczenia i dokumenty) składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej, tzn. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W postępowaniach o wartości mniejszej niż progi unijne dopuszczalne jest też złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym (dostępnym z poziomu profilu zaufanego) lub osobistym (podpis osobisty jest funkcjonalnością wprowadzoną w e-dowodach).
PZP przewiduje jednak przypadki, w którym zamawiający może odstąpić od żądania oświadczenia, o którym mowa w art. 125 PZP:
- jeśli zamówienie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne jest udzielane w trybie negocjacji bez ogłoszenia ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem,
- jeśli zamówienie jest udzielane w trybie z wolnej ręki.
Oświadczenie o spełnianiu przez wykonawcę warunków stawianych w zamówieniach zastrzeżonych
Zamawiający ma prawo zastrzec w zamówieniu warunki, według których o zamówienie mogą ubiegać się tylko wykonawcy, którzy mają status zakładu pracy chronionej, spółdzielni socjalnej lub ich głównym celem albo głównym celem działalności ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych. W art. 94 PZP umieszczono przykładowy katalog takich osób, w którym wymieniono m.in. osoby niepełnosprawne czy bezdomne. Zastrzeżenie tych warunków musi być uwzględnione w treści specyfikacji warunków zamówienia. Zamawiający może zatem żądać od wykonawcy oświadczenia potwierdzającego następujące okoliczności:
- posiadanie przez wykonawcę statusu zakładu pracy chronionej czy spółdzielni socjalnej lub faktu prowadzenia przez wykonawcę lub przez jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostkę, która będzie realizowała zamówienie, działalności, której głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych,
- procentowy wskaźnik zatrudnienia osób społecznie marginalizowanych, zatrudnionych przez zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne lub wykonawcę lub jego wyodrębnioną organizacyjnie jednostkę, która będzie realizowała zamówienie.
Oświadczenie o wykonywaniu robót budowlanych, dostaw lub usług przez wykonawców posiadających odpowiednie uprawnienia, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie
Niekiedy ze względu na konieczność posiadania przez wykonawcę minimalnego poziomu zdolności w zakresie danej dziedziny, zamawiający określa szczególne warunki udziału w postępowaniu. Jeśli wynika to z odrębnych przepisów, wymagać można od wykonawcy posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, warunek dotyczący uprawnień powinien być spełniony przez przynajmniej jednego z wykonawców, który zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji wymagane są uprawnienia. Analogicznie postępuje się, jeśli zamawiający wymaga od wykonawcy określonego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia. W wypadkach podanych powyżej zgodnie z art. 117 ust. 4 PZP wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie mają obowiązek dołączyć do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo do oferty oświadczenie na potwierdzenie tego, że dane roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają wykonawcy posiadający odpowiednie uprawnienia, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe czy doświadczenie. Urząd Zamówień Publicznych wskazuje ponadto, że obowiązek dołączenia oświadczenia powinni zrealizować wykonawcy prowadzący swoją działalność w formie spółki cywilnej. Ze względu na to, że spółka cywilna nie stanowi wyodrębnionego prawnie podmiotu, wspólnicy postrzegani są jako osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które łączy jedynie stosunek zobowiązaniowy, czyli w rozumieniu przepisów PZP – zamawiający wspólnie ubiegający się udzielenie zamówienia.
Oświadczenia jako podmiotowe środki dowodowe
Co do zasady wykonawca składa podmiotowe środki dowodowe tylko jeśli jego oferta została najwyżej oceniona, przed wyborem najkorzystniejszej oferty, na wezwanie zamawiającego. Jednak zamawiający, na podstawie art. 126 ust. 2 PZP, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, może żądać złożenia przez wykonawcę wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych w toku postępowania, też jako załączników do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub do oferty. Załącznikami mogą być zatem m.in. następujące oświadczenia jako podmiotowe środki dowodowe:
- oświadczenie o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych),
- oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej z innym wykonawcą wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych),
- oświadczenia o rocznym przychodzie wykonawcy lub o przychodzie wykonawcy w obszarze objętym zamówieniem, za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres (§ 8 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych),
- oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie kontroli zdolności produkcyjnych lub zdolności technicznych wykonawcy, a w razie konieczności także dostępnych mu środków naukowych i badawczych, jak również środków kontroli jakości, z których wykonawca będzie korzystać – w przypadku gdy przedmiot zamówienia obejmuje produkty lub usługi o złożonym charakterze lub w szczególnie uzasadnionych przypadkach w odniesieniu do produktów lub usług o szczególnym przeznaczeniu (§ 9 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych),
- oświadczenia na temat wykształcenia i kwalifikacji zawodowych wykonawcy lub kadry kierowniczej wykonawcy (§ 9 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych),
- oświadczenia na temat wielkości średniego rocznego zatrudnienia u wykonawcy oraz liczebności kadry kierowniczej w ostatnich 3 latach, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie (§ 9 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych).
Podsumowanie
Zarówno PZP, jak i rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych przewiduje w różnych okolicznościach istnienie obowiązku wykonawcy do złożenia wraz z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu określonych oświadczeń. Jednak co do zasady, jeśli zamawiający nie przedstawił szczególnych warunków ubiegania się o udzielenie zamówienia, zamawiający załącza do oferty lub wniosku jedynie oświadczenie z art. 125 PZP. Do oświadczeń wnoszonych jako załączniki do oferty czy wniosku stosuje się przepisy ogólne o oświadczeniach składanych w postępowaniu – podstawową odrębnością w tym zakresie jest inny termin i sposób udostępnienia oświadczeń (wraz z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).
Autorki: Katarzyna Dziąćko, Julia Fischer, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.