Opinia UZP na gruncie nowego Prawa zamówień publicznych
Zmiany w ustawie Prawo zamówień publicznych
Z dniem 1 stycznia 2021 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych Jednym z celów nowej ustawy było wprowadzenie pełnej elektronizacji procesu udzielania zamówienia publicznego, także dla postępowań poniżej progów unijnych, co zgodnie z uzasadnieniem nowelizacji ma przyczynić się do poprawy efektywności i transparentności oraz zwiększenia dostępu małych i średnich przedsiębiorstw do zamówień publicznych. Elektronizacja w zamierzeniu ustawodawcy ma mieć także wpływ na obniżenie kosztów prowadzenia postępowań po stronie zamawiających. Zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez Komisję Europejską, na które powołano się w uzasadnieniu do nowego PZP, wprowadzenie elektronicznego procesu udzielania zamówień generuje oszczędności po stronie instytucji zamawiających sięgające 20% dotychczasowych wydatków.
Podpis oferty w postaci elektronicznej – wytyczne dotyczące składania oferty za pośrednictwem miniPortalu / ePUAP
Zgodnie z art. 61 ust. 1 nowego PZP, komunikacja w postępowaniu, jak również składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu , a także wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, poza wyjątkami określonymi wprost w ustawie, odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Zagadnienie opatrywania ofert podpisem elektronicznym zostało uregulowane w art. 63 ust. 1 PZP, zgodnie z którym w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej. Formę elektroniczną należy rozumieć zgodnie z treścią art. 781 § 1 KC jako postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Z kolei, zgodnie z ust. 2 tego przepisu, w postępowaniach poniżej progów unijnych (procedura krajowa) ofertę składa się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Podpis zaufany jest dostępny z poziomu profilu zaufanego, natomiast podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny ujęty w e-dowodzie.
Urząd Zamówień Publicznych w swojej opinii jako właściwą procedurę podpisywania oferty złożonej w postaci elektronicznej wskazał przekazanie przez wykonawcę zamawiającemu zaszyfrowanego pliku (w przypadku, gdy obowiązek szyfrowania przewidziano w systemie komunikacji) zawierającego ofertę opatrzoną właściwym podpisem lub, jeżeli jest to podpis zewnętrzny – plik oferty wraz z plikiem podpisu, przy czym UZP podkreśla, że opatrzenie oferty musi nastąpić przed zaszyfrowaniem oferty.
Jako dopuszczalne wskazano również przekazanie oferty w „paczce” dokumentów elektronicznych – czyli w skompresowanym archiwum dokumentów elektronicznych, najczęściej zapisanych jako ZIP – wraz z właściwym podpisem dołączonym jako plik podpisu do tej paczki dokumentów przed jej zaszyfrowaniem, co zostało też przewidziane w § 8 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
UZP zwrócił uwagę na istotną kwestię w sytuacji, gdy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego zamawiający i wykonawcy komunikują się za pośrednictwem platformy udostępnionej przez UZP, tzn. miniPortalu / ePUAP. W takim przypadku przekazanie oferty następuje za pomocą formularza przeznaczonego do złożenia, zmiany, bądź wycofania oferty. Formularz ten może zostać podpisany przez użytkownika z wykorzystaniem właściwej funkcji systemu ePUAP – „PODPISZ I WYŚLIJ”. UZP zwrócił jednak uwagę, że podpis złożony w taki sposób stanowi jedynie funkcjonalność systemu ePUAP, z której wykonawcy przekazujący ofertę mogą, lecz nie muszą skorzystać (porównując tę funkcjonalność do złożenia podpisu na kopercie oferty w przypadku składania oferty w formie papierowej).
W konsekwencji powyższego, podpis złożony jedynie na ww. formularzu nie może wywierać skutków w odniesieniu do złożonej za jego pomocą oferty wykonawcy, gdyż zgodnie z art. 63 ustawy to oferta, nie zaś formularz elektroniczny za pośrednictwem którego jest przekazywana, musi zostać opatrzona właściwym podpisem. Oferta, która została złożona bez opatrzenia właściwym podpisem elektronicznym podlega odrzuceniu przez zamawiającego na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 3 PZP, ze względu na niezgodność z art. 63 PZP – co oznacza, że złożenie podpisu wyłącznie za pomocą funkcji systemu ePUAP – „PODPISZ I WYŚLIJ”, bez opatrzenia samego pliku oferty właściwym podpisem, będzie skutkowało dla wykonawcy odrzuceniem jego oferty.
Autorzy: Daria Pajdowska, Katarzyna Dziąćko, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.