Kwestia związania ofertą jest uregulowana w art. 85 PZP. Związanie ofertą oznacza, że wykonawca zobowiązany jest w tym okresie zawrzeć umowę na warunkach, jakie zamieścił w swojej w ofercie. Dla zapewnienia skutecznego złożenia oświadczenia woli przez wykonawcę, konieczne jest włączenie przez zamawiającego stosownych zapisów do formularza ofertowego. Wystarczający będzie na przykład punkt o treści: „jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres…”. To zamawiający decyduje o długości tego okresu, wskazując go w SIWZ. Jest jednak ograniczony następującymi wielkościami (zgodnie z art. 85 ust. 1):

• 30 dni – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż tzw. progi unijne;
• 90 dni – jeżeli wartość zamówienia wynosi przynajmniej 20 000 000 euro dla robót budowlanych lub 10 000 000 euro dla dostaw i usług;
• 60 dni – dla pozostałych zamówień.

Powyższe wartości są okresami maksymalnymi. Zostały one wprowadzone w celu ochrony wykonawców przed sytuacją, w której przedłużająca się nadmiernie procedura, spowoduje nieopłacalność złożonej oferty dla przedsiębiorcy.
Ustawodawca nie wskazał okresu minimalnego, ale działający racjonalnie zamawiający powinien brać pod uwagę przynajmniej treść art. 94 PZP, określającego terminy, przed upływem których zamawiający nie może zawrzeć umowy.
Dokładne wskazanie długości okresu związania ofertą w SIWZ jest jednym z obowiązków zamawiającego – nie wystarczy tu samo odwołanie do ustawy PZP, bo jak wskazano powyżej, odnosi się ona tylko do okresów maksymalnych, co potwierdziła KIO, np. w wyroku KIO 633/13. Zamawiający musi wziąć pod uwagę:

• długość trwania procesu oceny i wyboru oferty, przy uwzględnieniu stopnia skomplikowania danego przedmiotu zamówienia,
• termin realizacji zamówienia – jeśli jest on określony datą i jest krótki, długi okres związania ofertą może wskazywać na brak możliwości realizacji tego zamówienia w terminie,
• specyficzny charakter przedmiotu zamówienia – np. w przypadku dostaw, dla których ważna jest sytuacja na rynkach światowych czy kursy walutowe, długie okresy związania ofertą mogą skutkować wyższymi cenami ofertowymi.

Termin związania ofertą może zostać przedłużony, zgodnie z art. 85 ust. 2 PZP. Przepis stanowi, że może to zrobić albo samodzielnie wykonawca, albo na wniosek zamawiającego, przy czym zamawiający ma możliwość zwrócić się o to do wykonawcy tylko raz, i to na okres nie dłuższy niż 60 dni. Wykonawca ma prawo nie zgodzić się na przedłużenie tego okresu, nie ponosząc wówczas konsekwencji w postaci utraty wadium (przy czym oczywiście taki wykonawca będzie podlegał wykluczeniu z postępowania). Warto zwrócić uwagę, że w takiej sytuacji zamawiający nie będzie mógł od razu dokonać zwrotu wadium temu wykonawcy – będzie to możliwe dopiero po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej bądź unieważnieniu postępowania. Samodzielnie wykonawcy mogą przedłużać termin związania ofert nieskończoną ilość razy. Zarówno zamawiający, jak i wykonawcy, muszą jednak pamiętać, że przedłużenie terminu związania ofertą możliwe jest tylko w okresie, kiedy jeszcze to związanie obowiązuje.
Z tematem okresu związania ofertą ściśle wiąże się problematyka wadium:

1. po pierwsze ze względu na to, że wadium musi być wniesione (o ile jest wymagane w postępowaniu) na cały okres związania ofertą,
2. po drugie – jeśli wadium było wymagane, przedłużenie terminu związania ofertą jest możliwe tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium lub wniesieniem nowego wadium.

Pierwsza kwestia wiąże się z zasadami liczenia okresu związania ofertą, co do których w piśmiennictwie nie ma spójnego stanowiska. Wg niektórych komentatorów liczenie biegu terminu związania ofertą odbywa się na zasadach ogólnych, przewidzianych w przepisach KC, tzn. zgodnie z art. 111 §2 KC jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło. Dla związania ofertą zdarzeniem, które daje początek biegu terminu, jest upływ terminu składania ofert, o czym przesądza przepis art. 85 ust. 5 PZP, zgodnie z którym bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert (takie stanowisko przyjmuje m.in. J. Pieróg, Prawo zamówień publicznych. Komentarz. Wyd. 13, Warszawa 2015). Natomiast wg innych bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, co wskazuje na odstępstwo od ogólnej reguły liczenia terminów wyrażonej w art. 111 § 2 KC, a zatem pierwszym dniem związania ofertą jest dzień złożenia oferty, a nie dzień następujący po dniu złożenia oferty (por. wyr. ZA z: 30.11.2005 r., UZP/ZO/0-3558/05, www.uzp.gov.pl) (stanowisko P. Graneckiego, Prawo zamówień publicznych. Komentarz. Wyd. 4, Warszawa 2014).

Kontrowersje budzi także zastosowanie art. 115 KC, zgodnie z którym jeżeli koniec terminu przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, termin upływa dnia następnego. Większość komentatorów stoi jednak na stanowisku, że przyjęcie takiej interpretacji skutkowałoby wydłużeniem zobowiązania wykonawcy na okres przekraczający terminy wskazane w art. 85 ust. 1 PZP.

Powyższe rozważania są istotne z tego powodu, że wadium powinno obejmować cały okres związania ofertą, w przeciwnym wypadku cel wniesienia wadium nie byłby osiągnięty. Tylko w ten sposób wykonawca składa gwarancję finansową, że w całym okresie związania ofertą wypełni wszystkie zobowiązania ofertowe, w szczególności podpisze umowę na zaproponowanych warunkach, w przypadku wyboru jego oferty.

Odnośnie drugiej kwestii należy zauważyć, że jeśli termin związania ofertą upłynął, jego przedłużenie będzie nieskuteczne, chociażby w okresie tym wadium pozostawało jeszcze w gestii zamawiającego (taka sytuacja nastąpić może np. w przypadku wadium wniesionego w pieniądzu). Aby przedłużenie terminu związania ofertą było skuteczne, wykonawca musi zarówno złożyć stosowne, jednoznaczne oświadczenie, jak i przedłużyć ważność wadium (o ile było wymagane). Zgodnie z orzecznictwem KIO (np. KIO 2572/12), oświadczenie o wyrażeniu zgody na wydłużenie terminu związania ofertą nie może być domniemane z okoliczności przedłużenia ważności wadium.

Brak możliwości przedłużenia dotychczasowego wadium, o której mowa w art. 85 ust. 4 PZP, należy oceniać z punktu widzenia wykonawcy – może on wnieść nowe wadium w innej formie, nawet gdyby miał obiektywną możliwość przedłużenia dotychczasowego wadium (np. wniesionego pierwotnie w formie pieniężnej).

Zgodnie ze zdaniem 2 art. 85 ust. 4, jeżeli przedłużenie terminu związania ofertą dokonywane jest po wyborze oferty najkorzystniejszej, obowiązek wniesienia nowego wadium lub jego przedłużenia dotyczy jedynie tego wykonawcy, którego oferta została wybrana.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na problem zawieszenia biegu terminu związania ofertą – zgodnie z art. 182 ust. 6 PZP wniesienie odwołania po upływie terminu składania ofert powoduje zawieszenie biegu terminu związania ofertą do czasu ogłoszenia przez Izbę orzeczenia. Nie ma to jednak wpływu na ważność wadium – musi być ono przedłużone do czasu zakończenia okresu związania ofertą. Wskazała na to także KIO w wyroku z 11.6.2013 r., KIO 1263/13: „Istotnie żaden przepis ustawy – Prawo zamówień publicznych nie formułuje wprost takiego obowiązku. Jednak obowiązek wniesienia nowego wadium albo przedłużenia okresu ważności wadium w czasie zawieszenia biegu terminu związana ofertą, w toku trwania postępowania odwoławczego, należy wywieść z samej istoty i funkcji, jaką pełni wadium. […] Istotą wadium jest to, że winno ono zabezpieczać ofertę przez pełen okres związania ofertą, w tym także w czasie zawieszenia biegu terminu związania ofertą. W sytuacji nieprzedłużenia terminu ważności bądź niezłożenia nowego wadium na przedłużony okres, nie zostaje zachowana istotna funkcja zabezpieczająca wadium, zamawiający może spotkać się z sytuacją, w której nie będzie mógł zrealizować swoich, wynikających z ustawy uprawnień do zatrzymania wadium”.

Dla powyższych rozważań na temat okresu związania ofertą istotne jest to, że wprawdzie umowa może być zawarta po upływie tego okresu, ale wybór oferty, którą wykonawca nie jest związany, nie jest możliwy (tak uznała KIO w wyr. z 31.1.2013 r. KIO 109/13 oraz z 24.9.2012 r. KIO 1924/12: Jeżeli termin związania ofertą upłynął, nie podlega on przywróceniu i z tego względu oferta nie może zostać uznana za najkorzystniejszą).

Autor: Katarzyna Dziąćko, Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.