plany postępowań o udzielenie zamówień

Plan postępowań w Prawie zamówień publicznych

Aktualności, Zamówienia w praktyce, Możliwość komentowania Plan postępowań w Prawie zamówień publicznych została wyłączona

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej PZP) reguluje kwestię planu postępowań o udzielenie zamówienia. Ustawodawca już na gruncie poprzedniej ustawy (Pzp2004) uznał, że obowiązek sporządzenia oraz zamieszczenia takiego planu na stronie internetowej (na gruncie obecnej ustawy w Biuletynie Zamówień Publicznych) stanowi wartość dodaną do rynku zamówień publicznych. Jak podkreślił Urząd Zamówień Publicznych w komentarzu do ustawy PZP pod redakcją Huberta Nowaka i Mateusza Winiarza, Warszawa 2021, w obecnym kształcie plan taki jest bardzo dobrym narzędziem planistycznym dla wykonawców i zamawiających. Wykonawcy w oparciu o analizy planów (dostępnych obecnie w jednym miejscu, tzn. BZP, i filtrowanych według odpowiednich kryteriów) mogą budować swoje strategie sprzedażowe. Zamawiający, analizując plany inwestorów, mogą sprawdzać czy w tym samym czasie, na tym samym obszarze nie rywalizują o te same zasoby wykonawców z innymi zamawiającymi. Tym samym w oparciu o dokonane analizy mogą zdecydować, czy zmienić lub nie, swój plan zamówień.

Podmioty zobowiązane, termin sporządzenia:

Podmiotami zobowiązanymi do sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ (rozpoczęcie biegu terminu), oraz upublicznienia planu postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) oraz na stronie internetowej, na gruncie art. 23 ust. 1 PZP są zamawiający publiczni wskazani w art. 4 pkt. 1 i 2 PZP, tzn.:

(1) jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

(2) inne, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;

(3) związki tych podmiotów;

Ust. 2 PZP wskazuje, iż zamawiający nieobjęci dyspozycją ust. 1 PZP również mogą taki plan przygotować i zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na swojej stronie internetowej. Chodzi tutaj o:

(1) inne, niż określone w art. 4 pkt 1 PZP, osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, kontrolowane przez zamawiających wskazanych w art. 4 pkt 1 i 2 PZP,

(2) zamawiających sektorowych (podmioty wskazane w art. 5 PZP),

(3) zamawiających subsydiowanych, czyli podmioty, które nie należą do żadnej z wyżej wymienionych grup, jednak muszą stosować PZP z uwagi na szczególne przesłanki określone w art. 6 PZP (w tym wydatkowanie środków publicznych).

Cytowane wyżej przepisy są kontynuacją art. 13a Pzp2004, zawierającego podobny katalog podmiotowy.

Publikatory, sposób publikacji, kwotowy próg wartości zamówień:

Od momentu wejścia w życie obowiązującej ustawy, zamawiający mają obowiązek publikacji planów postępowań w BZP. Zamieszczenie planu w BZP następuje na zasadach przewidzianych w dziale III, rozdziale 2 PZP. Uściślając, jest to sposób właściwy dla zamieszczania wszelkich ogłoszeń w BZP – przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pomocą formularza umieszczonego na Platformie e-Zamówienia.

Procedura publikacji planu postępowań jest taka sama jak proces publikacji innych ogłoszeń w Biuletynie. Zamawiający wskutek rejestracji na Platformie e-Zamówienia uzyskuje dostęp do formularza planu postępowań. Po uprzedniej rejestracji w systemie teleinformatycznym jest możliwe zamieszczenie planu postępowań, który jest udostępniany w BZP. Zamawiający wypełnia formularz planu postępowań po rejestracji w systemie teleinformatycznym, następnie przekazując go w celu publikacji w BZP.

Plan postępowań zamieszczany w BZP powinien zostać powiązany z ogłoszeniem o zamówieniu (dodając każde nowe postępowanie na Platformie e-Zamówienia zamawiający zobowiązany jest wskazać, czy dane postępowanie ujęte jest w planie, a jeśli tak – powiązać postępowanie z konkretną pozycją w planie), natomiast plan zamieszczony na stronie internetowej powinien być tożsamy z planem opublikowanym w BZP.

Publikacja planów dotyczy wyłącznie zamówień, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT), tzn. zamówień, do udzielania których zamawiający publiczni zobowiązani są stosować procedury opisane w ustawie PZP.

W przypadku zamawiających sektorowych, którzy zdecydują się opracować plan postępowań, powinni oni natomiast uwzględnić w planie zamówienia sektorowe objęte przepisami PZP, tzn. których wartość jest równa co najmniej kwocie 1 827 260 złotych netto w przypadku dostaw, usług i konkursów, a w przypadku robót budowalnych równa co najmniej 22 840 755 złotych netto. Wartość kwot odnoszących się do zamówień sektorowych określają progi unijne zawarte w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady, wymienionych w art. 3 ust. 1 PZP, aktualizowane w aktach wykonawczych Komisji Europejskiej. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych informuje o aktualnych progach unijnych ustalonych przez Komisję Europejską, ich równowartości w złotych oraz o równowartości w złotych kwot wyrażonych w ustawie w euro. Obecnie obowiązujące kwoty zgodne są z Obwieszczeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.

Zakres rzeczowy planu postępowań, aktualizacja planu postępowań, wyłączenie jawności informacji o planie postępowań:

Niezbędne elementy, jakie zamawiający powinien zawrzeć w planie postępowań, określa art. 23 ust. 3 PZP. Wymienia on:

  1. przedmiot zamówienia (określenie co będzie przedmiotem przyszłego postępowania o udzielenie  zamówienia, poprzez podanie jego nazwy);
  2. rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
  3. przewidywany tryb albo procedurę udzielenia zamówienia (tryby muszą być zgodne odpowiednio z art. 129 PZP dla zamówień w procedurze unijnej oraz art. 275 i nast. PZP dla zamówień w procedurze krajowej, a inne procedury to konkurs, umowa ramowa, dynamiczny system zakupów);
  4. orientacyjną wartość zamówienia (tzn. bez podatku od towarów i usług);
  5. przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym w danym roku kalendarzowym).

Użyty w przywołanym artykule zwrot „w szczególności” oznacza, że katalog ten ma charakter otwarty. We wzorze Planu postępowań zawartym w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień jest zawarta rubryka na „Informacje dodatkowe” (zamawiający może zamieścić inne dodatkowe informacje dotyczące np. wstępnych konsultacji rynkowych, innowacyjnych zamówień, zrównoważonych zamówień, tzn. uwzględniających aspekty społeczne, aspekty środowiskowe). Ponadto – jak wskazał Urząd Zamówień Publicznych w przytoczonym już wyżej komentarzu do ustawy PZP – warto rozważyć zamieszczanie w planie innych informacji różnicujących lub charakterystycznych dla danego zamówienia, a odróżniających je od innych podobnych zamówień (np. wymagana technika wykonania zamówienia).

We wzorze planu postępowań zgodnym z w/w rozporządzeniem ujęty jest także podział na zamówienia prowadzone w procedurze krajowej oraz procedurze unijnej.

Art. 23 ust. 4 PZP wskazuje, iż zamawiający zapewnia aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień. Aktualizację planu zamieszcza się w BZP oraz na stronie internetowej zamawiającego. Zatem zamawiający ma obowiązek dostosowania informacji zawartych w planie w momencie jego dezaktualizacji, w odniesieniu do zmieniających się w ciągu roku potrzeb zamawiającego. Na potrzeby tego dostosowania we wzorze planu postępowań przewidziana jest rubryka „Informacja na temat aktualizacji”, w której zamawiający zobowiązany jest wskazać, czy aktualizacja polega na: zmianie, dodaniu lub rezygnacji z pozycji planu.

Aktualizacja planu publikowana jest analogicznie do publikacji pierwotnej wersji planu. Przepisy nie precyzują, jak często ma być dokonywana, jednak ponieważ wzór planu postępowań wymaga wskazania terminu wszczęcia postępowania w odniesieniu do miesięcy lub kwartałów, to aktualizacja również powinna odbywać się w odniesieniu do miesięcy lub kwartałów.

Wedle art. 18 PZP postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, a zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w ustawie. Jednym z takich wyjątków jest art. 23 ust. 5 PZP, zgodnie z którym informacji o planie postępowania nie zamieszcza się, jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona informacji niejawnych.

Autorzy: Katarzyna Dziąćko, Jakub Kawalerski, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Plany postępowań o udzielenie zamówień

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , Możliwość komentowania Plany postępowań o udzielenie zamówień została wyłączona

Sporządzanie oraz publikacja planów postępowań o udzielanie zamówień publicznych to nowe obowiązki zamawiających, które realizowane mają być począwszy od 2017 r. Zgodnie z art. 13a ust. 1 PZP zamawiający klasyczni, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 PZP, oraz ich związki nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień publicznych, jakie przewidują przeprowadzić w najbliższym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej.

Zakres podmiotowy i przedmiotowy

Powyższy obowiązek skierowany jest do zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt. 1 i 2 ustawy PZP, a więc do jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, a także do związków tych jednostek. Zakres podmiotowy tego zadania jest więc ograniczony w stosunku do zakresu ustawy PZP, nie dotyczy wszystkich zamawiających klasycznych (nie odnosi się do tzw. podmiotów prawa publicznego). Jednak zamawiający, którzy nie klasyfikują się do żadnej z wyżej wskazanych grup, np. zamawiający sektorowi albo udzielający zamówień w zakresie obronności i bezpieczeństwa, także mają możliwość zamieszczania na stronie internetowej planów postępowań o udzielenie zamówień, przy czym jest to zależne od woli tych zamawiających – nie mają oni takiego obowiązku.

Art. 13a PZP mówi wyłącznie o planach postępowań o udzielenie zamówień, a nie o samych zamówieniach. Zgodnie więc z interpretacją przedstawioną przez Urząd Zamówień Publicznych, publikacja wskazanych planów dotyczy wyłącznie zamówień, w odniesieniu do których zamawiający mają obowiązek stosować przepisy ustawy PZP. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Do tego rodzaju zamówień nie mają zastosowania przepisy ustawy PZP dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W związku z tym zamawiający nie są zobowiązani do wykazywania w planach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zamówień poniżej progu bagatelności, jak również zamówień, które na innej podstawie są wyłączone z obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP.

Treść planu

W art. 13a ust. 2 PZP ustawodawca wskazał minimalny zakres informacji, które znaleźć się muszą w planie. Oznacza to, że zamawiający mogą zamieścić w swoich planach także inne informacje. Obligatoryjnym elementem planu jest określenie przedmiotu zamówienia, przy czym ustawodawca nie wprowadził obowiązku jego dokładnego opisu, wystarczy więc skrótowe, ale możliwie precyzyjne jego wskazanie. Ponadto zamawiający musi obowiązkowo zawrzeć w planie informację o rodzaju zamówienia, z uwzględnieniem art. 5f PZP, zgodnie z którym w przypadku gdy przedmiot zamówienia nie może zostać podzielony, w szczególności ze względów technicznych, organizacyjnych, ekonomicznych lub celowościowych, do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy dotyczące tego rodzaju zamówienia, który odpowiada jego głównemu przedmiotowi. W planie znaleźć musi się także informacja dotycząca przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia.

W zakresie obligatoryjnych elementów planu znajduje się także orientacyjna wartość zamówienia. Należy zauważyć, że ustawodawca nie wprowadził obowiązku podawania precyzyjnej wartości zgodnie z art. 32 i nast. PZP. Zamawiający sporządza plan zamówień często ze sporym wyprzedzeniem, w szczególności w stosunku do postępowań, które wszczęte mają być pod koniec roku, i trudne, a czasem wręcz niemożliwe, byłoby dla niego określenie dokładnej wartości zamówienia. Dodatkowo warto także wspomnieć, ze zgodnie z art. 35 ust. 1 PZP ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Zamawiający ma także możliwość zmiany ustalonej wartości zamówienia, jeżeli nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie.

Ostatnim z obligatoryjnych elementów planu jest wskazanie przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym. Zamawiającemu pozostawiona została swoboda wyboru okresu, według którego określony zostanie termin wszczęcia poszczególnych postępowań, przy czym możliwe jest również stosowanie ich naprzemiennie, tzn. określenie terminu wszczęcia niektórych postępowań według miesięcy, a innych według kwartałów. W dotychczas opublikowanych planach postępowań dopatrzyć się można ujęcia tego terminu w postaci wskazania dwóch następujących po sobie kwartałów (np. „II/III kwartał 2017 r.”), albo dwóch lub trzech następujących po sobie miesięcy (np. „kwiecień-czerwiec 2017 r.”). Oba określenia spełniają przesłankę „ujęcia kwartalnego lub miesięcznego”.

Publikacja planu

Zamawiający mają obowiązek nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzić oraz zamieścić na stronie internetowej plan postępowania o udzielenie zamówień. Oznacza to, że w tym terminie plan powinien już być dostępny na stronie zamawiającego.

Publikacja planu na stronie internetowej powoduje, że każdy może się z nim zapoznać. Ma to sprzyjać wcześniejszemu przygotowaniu się wykonawców do postępowania o udzielenie zamówienia i przynajmniej częściowemu wyeliminowaniu przedłużania postępowania przez wykonawców poprzez wykorzystywanie niektórych instrumentów przewidzianych w ustawie PZP. Plany mają także w zamierzeniu ustawodawcy wpływać na zwiększenie poziomu konkurencji.

Plany sporządzane i publikowane przez zamawiających dotyczą jedynie przewidywanych postępowań, a tym samym nie mają charakteru wiążącego, tzn. zamawiający nie jest związany określonymi w planie informacjami, w szczególności dotyczącymi terminu, trybu czy wartości zamówienia. Zamawiający może także odstąpić od przeprowadzenia postępowania lub jego części, a także przeprowadzić postępowania nieprzewidziane na etapie sporządzania planu i w nim nieujęte. Jednocześnie ustawodawca nie wprowadza obowiązku aktualizacji planu. Należałoby jednak przyjąć, że w przypadku aktualizacji planu dokonywanej w ciągu roku budżetowego, informacje o tym powinny być również zamieszczane na stronie internetowej zamawiającego.

Mimo braku ustawowego obowiązku, wielu zamawiających sporządzało dotąd plany udzielanych zamówień zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, z tym że co do zasady nie były one publikowane, stanowiły jedynie wewnętrzne narzędzie zamawiającego wspierające terminowe udzielanie zamówień. Doświadczenia zdobyte w trakcie ich opracowywania będą z pewnością ważnym i przydatnym czynnikiem. Spodziewać się należy, że omawiane plany, dzięki uzyskaniu przez wykonawców informacji dotyczących między innymi terminu wszczęcia i wartości zamówienia, pozwolą na szybsze i dokładniejsze przygotowanie wykonawców do udziału w postępowaniu i wzmożenie konkurencji.

Autor: radca prawny Adam Wawrzynowicz, Dagmara Dragan, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Czasopismo Portal Zamówienia.org.pl ISSN 2544-1825