Platforma e-Zamówienia

Plan postępowań w Prawie zamówień publicznych

Aktualności, Zamówienia w praktyce, Możliwość komentowania Plan postępowań w Prawie zamówień publicznych została wyłączona

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej PZP) reguluje kwestię planu postępowań o udzielenie zamówienia. Ustawodawca już na gruncie poprzedniej ustawy (Pzp2004) uznał, że obowiązek sporządzenia oraz zamieszczenia takiego planu na stronie internetowej (na gruncie obecnej ustawy w Biuletynie Zamówień Publicznych) stanowi wartość dodaną do rynku zamówień publicznych. Jak podkreślił Urząd Zamówień Publicznych w komentarzu do ustawy PZP pod redakcją Huberta Nowaka i Mateusza Winiarza, Warszawa 2021, w obecnym kształcie plan taki jest bardzo dobrym narzędziem planistycznym dla wykonawców i zamawiających. Wykonawcy w oparciu o analizy planów (dostępnych obecnie w jednym miejscu, tzn. BZP, i filtrowanych według odpowiednich kryteriów) mogą budować swoje strategie sprzedażowe. Zamawiający, analizując plany inwestorów, mogą sprawdzać czy w tym samym czasie, na tym samym obszarze nie rywalizują o te same zasoby wykonawców z innymi zamawiającymi. Tym samym w oparciu o dokonane analizy mogą zdecydować, czy zmienić lub nie, swój plan zamówień.

Podmioty zobowiązane, termin sporządzenia:

Podmiotami zobowiązanymi do sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ (rozpoczęcie biegu terminu), oraz upublicznienia planu postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) oraz na stronie internetowej, na gruncie art. 23 ust. 1 PZP są zamawiający publiczni wskazani w art. 4 pkt. 1 i 2 PZP, tzn.:

(1) jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

(2) inne, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej;

(3) związki tych podmiotów;

Ust. 2 PZP wskazuje, iż zamawiający nieobjęci dyspozycją ust. 1 PZP również mogą taki plan przygotować i zamieścić w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na swojej stronie internetowej. Chodzi tutaj o:

(1) inne, niż określone w art. 4 pkt 1 PZP, osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego, kontrolowane przez zamawiających wskazanych w art. 4 pkt 1 i 2 PZP,

(2) zamawiających sektorowych (podmioty wskazane w art. 5 PZP),

(3) zamawiających subsydiowanych, czyli podmioty, które nie należą do żadnej z wyżej wymienionych grup, jednak muszą stosować PZP z uwagi na szczególne przesłanki określone w art. 6 PZP (w tym wydatkowanie środków publicznych).

Cytowane wyżej przepisy są kontynuacją art. 13a Pzp2004, zawierającego podobny katalog podmiotowy.

Publikatory, sposób publikacji, kwotowy próg wartości zamówień:

Od momentu wejścia w życie obowiązującej ustawy, zamawiający mają obowiązek publikacji planów postępowań w BZP. Zamieszczenie planu w BZP następuje na zasadach przewidzianych w dziale III, rozdziale 2 PZP. Uściślając, jest to sposób właściwy dla zamieszczania wszelkich ogłoszeń w BZP – przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pomocą formularza umieszczonego na Platformie e-Zamówienia.

Procedura publikacji planu postępowań jest taka sama jak proces publikacji innych ogłoszeń w Biuletynie. Zamawiający wskutek rejestracji na Platformie e-Zamówienia uzyskuje dostęp do formularza planu postępowań. Po uprzedniej rejestracji w systemie teleinformatycznym jest możliwe zamieszczenie planu postępowań, który jest udostępniany w BZP. Zamawiający wypełnia formularz planu postępowań po rejestracji w systemie teleinformatycznym, następnie przekazując go w celu publikacji w BZP.

Plan postępowań zamieszczany w BZP powinien zostać powiązany z ogłoszeniem o zamówieniu (dodając każde nowe postępowanie na Platformie e-Zamówienia zamawiający zobowiązany jest wskazać, czy dane postępowanie ujęte jest w planie, a jeśli tak – powiązać postępowanie z konkretną pozycją w planie), natomiast plan zamieszczony na stronie internetowej powinien być tożsamy z planem opublikowanym w BZP.

Publikacja planów dotyczy wyłącznie zamówień, których wartość jest równa lub przekracza 130 000 zł (bez podatku VAT), tzn. zamówień, do udzielania których zamawiający publiczni zobowiązani są stosować procedury opisane w ustawie PZP.

W przypadku zamawiających sektorowych, którzy zdecydują się opracować plan postępowań, powinni oni natomiast uwzględnić w planie zamówienia sektorowe objęte przepisami PZP, tzn. których wartość jest równa co najmniej kwocie 1 827 260 złotych netto w przypadku dostaw, usług i konkursów, a w przypadku robót budowalnych równa co najmniej 22 840 755 złotych netto. Wartość kwot odnoszących się do zamówień sektorowych określają progi unijne zawarte w dyrektywach Parlamentu Europejskiego i Rady, wymienionych w art. 3 ust. 1 PZP, aktualizowane w aktach wykonawczych Komisji Europejskiej. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych informuje o aktualnych progach unijnych ustalonych przez Komisję Europejską, ich równowartości w złotych oraz o równowartości w złotych kwot wyrażonych w ustawie w euro. Obecnie obowiązujące kwoty zgodne są z Obwieszczeniem Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów.

Zakres rzeczowy planu postępowań, aktualizacja planu postępowań, wyłączenie jawności informacji o planie postępowań:

Niezbędne elementy, jakie zamawiający powinien zawrzeć w planie postępowań, określa art. 23 ust. 3 PZP. Wymienia on:

  1. przedmiot zamówienia (określenie co będzie przedmiotem przyszłego postępowania o udzielenie  zamówienia, poprzez podanie jego nazwy);
  2. rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;
  3. przewidywany tryb albo procedurę udzielenia zamówienia (tryby muszą być zgodne odpowiednio z art. 129 PZP dla zamówień w procedurze unijnej oraz art. 275 i nast. PZP dla zamówień w procedurze krajowej, a inne procedury to konkurs, umowa ramowa, dynamiczny system zakupów);
  4. orientacyjną wartość zamówienia (tzn. bez podatku od towarów i usług);
  5. przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia (w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym w danym roku kalendarzowym).

Użyty w przywołanym artykule zwrot „w szczególności” oznacza, że katalog ten ma charakter otwarty. We wzorze Planu postępowań zawartym w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 18 grudnia 2020 r. w sprawie wzoru planu postępowań o udzielenie zamówień jest zawarta rubryka na „Informacje dodatkowe” (zamawiający może zamieścić inne dodatkowe informacje dotyczące np. wstępnych konsultacji rynkowych, innowacyjnych zamówień, zrównoważonych zamówień, tzn. uwzględniających aspekty społeczne, aspekty środowiskowe). Ponadto – jak wskazał Urząd Zamówień Publicznych w przytoczonym już wyżej komentarzu do ustawy PZP – warto rozważyć zamieszczanie w planie innych informacji różnicujących lub charakterystycznych dla danego zamówienia, a odróżniających je od innych podobnych zamówień (np. wymagana technika wykonania zamówienia).

We wzorze planu postępowań zgodnym z w/w rozporządzeniem ujęty jest także podział na zamówienia prowadzone w procedurze krajowej oraz procedurze unijnej.

Art. 23 ust. 4 PZP wskazuje, iż zamawiający zapewnia aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień. Aktualizację planu zamieszcza się w BZP oraz na stronie internetowej zamawiającego. Zatem zamawiający ma obowiązek dostosowania informacji zawartych w planie w momencie jego dezaktualizacji, w odniesieniu do zmieniających się w ciągu roku potrzeb zamawiającego. Na potrzeby tego dostosowania we wzorze planu postępowań przewidziana jest rubryka „Informacja na temat aktualizacji”, w której zamawiający zobowiązany jest wskazać, czy aktualizacja polega na: zmianie, dodaniu lub rezygnacji z pozycji planu.

Aktualizacja planu publikowana jest analogicznie do publikacji pierwotnej wersji planu. Przepisy nie precyzują, jak często ma być dokonywana, jednak ponieważ wzór planu postępowań wymaga wskazania terminu wszczęcia postępowania w odniesieniu do miesięcy lub kwartałów, to aktualizacja również powinna odbywać się w odniesieniu do miesięcy lub kwartałów.

Wedle art. 18 PZP postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, a zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w ustawie. Jednym z takich wyjątków jest art. 23 ust. 5 PZP, zgodnie z którym informacji o planie postępowania nie zamieszcza się, jeżeli wymaga tego istotny interes bezpieczeństwa państwa lub ochrona informacji niejawnych.

Autorzy: Katarzyna Dziąćko, Jakub Kawalerski, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Zmiana terminu wejścia w życie pełnej elektronizacji zamówień publicznych

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , , , , , Możliwość komentowania Zmiana terminu wejścia w życie pełnej elektronizacji zamówień publicznych została wyłączona

W dniu 22 sierpnia 2018 r., Dz.U. poz. 1603, opublikowana została ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. zmieniająca ustawę – Prawo zamówień publicznych oraz ustawę o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw.

Podstawowym celem najnowszej zmiany przepisów w zakresie zamówień publicznych jest przesunięcie w czasie obowiązku elektronizacji zamówień – jednak wyłącznie w odniesieniu do postępowań o wartości poniżej progów unijnych oraz prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający – dla tego rodzaju zamówień pełna elektronizacja będzie obowiązywała dopiero od dnia 1 stycznia 2020 r. Należy zwrócić uwagę, że dla zamówień powyżej progów unijnych, a zatem także dla zamówień publicznych sektorowych, elektronizacja będzie musiała zostać wprowadzona już dla wszystkich postępowań wszczynanych od dnia 18 października 2018 r.

Uzasadnieniem przesunięcia terminu elektronizacji dla zamówień o mniejszej wartości jest potrzeba pełnego wdrożenia Platformy e-Zamówień. Projekt ten realizowany jest przez Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z Urzędem Zamówień Publicznych. Zmiana przepisów wiąże się zatem m.in. z opóźnieniem we wdrożeniu Platformy w stosunku do zakładanego planu (uruchomienie podstawowych usług procesu zamówień publicznych zgodnie z harmonogramem opublikowanym na stronie Ministerstwa Cyfryzacji miało nastąpić w IV kwartale 2018 r.).

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy proponowane rozwiązanie prawno-legislacyjne:

  • zwiększy szanse na lepsze przygotowanie się wykonawców, w szczególności z sektora MŚP, do elektronizacji zamówień, w tym dysponowania przez nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
  • zapewni lepsze szanse dla mniejszych zamawiających na przygotowanie się do wdrożenia elektronicznych narzędzi do obsługi postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
  • zdywersyfikuje zagrożenia zmniejszenia ilości ofert składanych w postępowaniach oraz unieważnienia postępowań z powodu braku ważnych ofert, ze względu na brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego po stronie mniejszych wykonawców.

Kolejnym celem zmiany regulacji jest doprecyzowanie przepisów dotyczących elektronizacji zamówień. Z definicji środków elektronicznych (zawartej w art. 2 pkt 17 PZP) usunięty został faks. Dzięki temu definicja ta na gruncie PZP będzie w pełni spójna z definicją środków elektronicznych zawartą w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Ponadto, jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy, wyeliminowanie faksu z definicji środków komunikacji elektronicznej jest też konieczne dla zapewnienia spójności z postanowieniami Dyrektywy klasycznej 2014/24/UE oraz Dyrektywy sektorowej 2014/25/UE (w rozumieniu Art. 2 pkt 19 Dyrektywy klasycznej „środki elektroniczne” oznaczają sprzęt elektroniczny do przetwarzania (w tym także kompresji cyfrowej) i przechowywania danych, które są przesyłane, przekazywane i odbierane za pomocą przewodów, fal radiowych, środków optycznych lub innych środków elektromagnetycznych).

Na mocy omawianej ustawy wprowadzony zostanie natomiast nowy art. 18a do ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw, dzięki któremu w postępowaniach poniżej progów unijnych, prowadzonych przez innych zamawiających niż centralny zamawiający, wszczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2020 r., faks będzie mógł być nadal stosowany.

Ponadto w zmienionym art. 10a ust. 5 PZP doprecyzowano, że nie wszystkie oświadczenia składane w postępowaniu o udzielenie zamówienia muszą być opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym – obowiązek ten dotyczy jedynie oświadczeń, o których mowa w art. 25a PZP, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ).

Z kolei w art. 10c ust. 2 PZP uregulowano, że w przypadku wyjątkowego odstąpienia przez zamawiającego od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu ofert, oferta – lub jej część – musi być sporządzona w postaci papierowej i opatrzona pod rygorem nieważności własnoręcznym podpisem wykonawcy. Odniesienie tej regulacji także do części oferty – jak wskazano w uzasadnieniu projektu ustawy – wynika z celu, jaki przyświecał nowym dyrektywom dotyczącym zamówień publicznych. Zgodnie z motywem 53 Dyrektywy klasycznej stosowanie innych środków komunikacji powinno być bowiem ograniczone tylko do tych części oferty, dla których droga elektroniczna nie jest wymagana.

Termin wejścia w życie omawianych przepisów ustalony został na dzień 18 października 2018 r. – aby skorelować zmiany z dniem wejścia w życie elektronizacji zamówień dla postępowań powyżej progów /prowadzonych przez zamawiającego centralnego.

Przypominamy jednocześnie, że jednolity europejski dokument zamówienia musi być składany w formie elektronicznej już od dnia 18 kwietnia 2018 r. Urząd Zamówień Publicznych zamieścił instrukcję składania JEDZ przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na stronie https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/jednolity-europejski-dokument-zamowienia.

UZP wskazał, w jaki sposób należy postępować w sytuacji, gdy oferta (lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) składana będzie w formie tradycyjnej, a JEDZ – elektronicznej, czyli w praktyce do czasu wejścia pełnej elektronizacji zamówień o wartości powyżej progów unijnych. W szczególności UZP podkreślił, że wysłanie JEDZ za pomocą poczty elektronicznej jest dopuszczalne, natomiast złożenie go wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive), już nie, ponieważ metody te nie spełniają definicji środków komunikacji elektronicznej.

UZP wyjaśnił także, że w tych postępowaniach, gdzie oferta składana jest w formie papierowej, a JEDZ – elektronicznej, dla wypełnienia dyspozycji art. 25a ust. 2 ustawy Pzp wystarczające jest, aby JEDZ został przekazany zamawiającemu za pośrednictwem poczty elektronicznej, przed upływem terminu składania ofert, przy czym wykonawca powinien zamieścić hasło dostępu do pliku JEDZ w treści oferty składanej w formie pisemnej (odpowiednio dotyczy to również wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

UZP wskazał minimalny wymagany zakres informacji niezbędnych dla prawidłowego złożenia JEDZ za pomocą poczty elektronicznej, które należy uwzględnić w SIWZ (zamieszczając jednocześnie pod wskazanym wyżej adresem rekomendowane zapisy SIWZ):

  • adres poczty elektronicznej zamawiającego służący odbieraniu JEDZ,
  • dopuszczalne formaty danych, w jakich należy sporządzić JEDZ (z katalogu formatów wskazanych w załączniku nr 2 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, przy czym wybór określonych formatów danych nie może prowadzić do naruszenia zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców),
  • informację o obowiązku opatrzenia JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym (lista podmiotów udostępniających usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego dostępna jest na stronie www.nccert.pl),
  • informację o obowiązku zaszyfrowania JEDZ, a także sposób przekazania klucza do jego odszyfrowania,
  • oznaczanie czasu odbioru danych.

W przypadku wezwania zamawiającego do uzupełnienia JEDZ na podstawie art. 26 ust. 3 PZP wykonawca w odpowiedzi na wezwanie przesyła JEDZ podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym na adres poczty elektronicznej, jednakże w takim przypadku wykonawca nie musi szyfrować tego dokumentu.

Autor: Katarzyna Dziąćko, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.