Prawo zamówień publicznych

Kolejne zmiany dotyczące udzielania zamówień publicznych w okresie epidemii wprowadzone Tarczą 4.0

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , , , , , , , , , Możliwość komentowania Kolejne zmiany dotyczące udzielania zamówień publicznych w okresie epidemii wprowadzone Tarczą 4.0 została wyłączona

Ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19, obowiązująca od 24 czerwca 2020 r., zwana potocznie Tarczą 4.0, przyniosła kolejne zmiany w zakresie zamówień publicznych.

1. Dodatkowa regulacja dotycząca zwolnienia ze stosowania ustawy PZP z uwagi na stan epidemii

Art. 6 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych wprowadził możliwość odstąpienia od stosowania procedur przewidzianych w PZP, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego.

Nowa ustawa wprowadziła w art. 6 ust. 4 obowiązek, aby zamawiający w terminie 14 dni od dnia udzielenia zamówienia zamieścił na stronie internetowej (BIP lub własnej stronie) informację o udzieleniu zamówienia z podaniem nazwy podmiotu, któremu zamówienie zostało udzielone.

2. Obowiązek zmiany umowy w przypadku wpływu okoliczności związanych z wystąpieniem COVID-19 na należyte wykonanie umowy

Zgodnie ze wcześniejszym brzmieniem art. 15r ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 … aneksowanie umowy ustawodawca pozostawił decyzji zamawiającego – teraz zamawiający ma obowiązek wprowadzić stosowne zmiany w umowie, a wybór jest mu pozostawiony tylko w sytuacji, gdy wpływ okoliczności związanych z COVID-19 jest potencjalny, a nie pewny (art. 15r ust. 4a).

3. Zakaz potrącania kar umownych z wynagrodzenia wykonawcy w odniesieniu do zdarzeń, które nastąpiły w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii

Nowy art. 15r(1) ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 … wprowadza regulację, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego w związku z COVID-19, i przez 90 dni od dnia odwołania stanu, który obowiązywał jako ostatni, zamawiający nie może potrącić kary umownej zastrzeżonej na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy zamówienie publiczne, z wynagrodzenia wykonawcy lub z innych jego wierzytelności, a także nie może dochodzić zaspokojenia z zabezpieczenia należytego wykonania tej umowy, o ile zdarzenie, w związku z którym zastrzeżono tę karę, nastąpiło w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii.

Nie jest to jednak zakaz naliczania kar umownych – jedynie ich ściąganie powinno być przesunięte w czasie, jednocześnie ustawodawca uregulował, że przez okres 90-dniowy wskazany powyżej, bieg terminu przedawnienia roszczenia zamawiającego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu. Upływ terminu przedawnienia może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 120 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego / epidemii.

Jednocześnie zostały wprowadzone regulacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy w tym okresie – w szczególności jeśli termin ważności zabezpieczenia należytego wykonania umowy upływa w okresie, w którym zamawiający nie może egzekwować zapłaty kar umownych, zamawiający nie może dochodzić zaspokojenia z tego zabezpieczenia, o ile wykonawca, na 14 dni przed upływem ważności tego zabezpieczenia, każdorazowo przedłuży jego ważność lub wniesie nowe zabezpieczenie, którego warunki zostaną zaakceptowane przez zamawiającego.

Ustawodawca wprowadził też zasadę liczenia w/w terminów, zgodnie z którą dzień odwołania ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego / epidemii w związku z COVID-19 wlicza się do tych terminów.

4. Brak obowiązku żądania wadium

Tarcza 4.0 wprowadziła art. 15va ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 …, który znosi obowiązek żądania wadium w postępowaniu, wyrażony w art. 45 ust. 1 PZP.

5. Obowiązek zapłaty wynagrodzenia w częściach / udzielenia zaliczki

Z kolei nowy art. 15vb ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 … wprowadza w przypadku umów w sprawie zamówienia publicznego zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy obowiązek:

  • zapłaty wynagrodzenie w częściach, po wykonaniu części umowy – zasady zapłaty wynagrodzenia w częściach muszą być określone w umowie, a procentowa wartość ostatniej części nie może wynosić więcej niż 50% wynagrodzenia,
  • lub udzielenia zaliczki na poczet wykonania zamówienia, która nie może być mniejsza niż 5% wynagrodzenia wykonawcy.

Obowiązek ten istnieje już w PZP, dotyczy jednak tylko robót budowlanych (art. 143a). Jednocześnie ustawodawca zmienił art. 143a ust. 3 PZP ustalając, że także w przypadku robót budowlanych wartość ostatniej części wynagrodzenia płaconego w części nie może być większa niż 50% całkowitego wynagrodzenia wykonawcy (do tej pory było 10%).

6. Zmniejszenie wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy do 5%

Zgodnie z art. 15vb ust. 5 ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 … zabezpieczenie należytego wykonania umowy nie może przekroczyć 5% ceny – może być ono zwiększone do 10% tylko wówczas, jeżeli jest to uzasadnione przedmiotem zamówienia lub wystąpieniem ryzyka związanego z realizacją zamówienia (co zamawiający musi uzasadnić w SIWZ).

Ponadto zamawiający może przewidzieć w SIWZ możliwość częściowego zwrotu zabezpieczenia po wykonaniu części zamówienia.

7. Brak obowiązku zamieszczania ogłoszenia o przetargu w siedzibie zamawiającego

Art. 49 ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 usuwa także niewątpliwie zbędny przepis o konieczności zamieszczania ogłoszenia o zamówieniu w siedzibie zamawiającego – zgodnie z nowym brzmieniem art. 40 ust. 1 PZP zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej. W konsekwencji przez odwołania ustawowe to samo będzie dotyczyło, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego.

Autorzy: Adam Wawrzynowicz, Katarzyna Dziąćko, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Nowe zasady prowadzenia postępowań odwoławczych w związku z epidemią COVID-19

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , , , , , , Możliwość komentowania Nowe zasady prowadzenia postępowań odwoławczych w związku z epidemią COVID-19 została wyłączona

Po prawie dwumiesięcznym okresie zawieszenia rozpraw i posiedzeń jawnych przed Krajową Izbą Odwoławczą, Izba ponownie zaczęła orzekać na posiedzeniach jawnych, dzięki wejściu w życie w dniu 16 maja 2020 r. ustawy z 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, która uchyliła art. 15 zzs ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Uczestnicy postępowania odwoławczego powinni przygotować się jednak do nowych zasad uczestnictwa w rozprawach, które zostały opublikowane na stronach KIO:

1. W celu ograniczenia liczby osób przebywających jednocześnie w KIO, Izba ustaliła godziny rozpoczęcia posiedzeń: rano o 9.00, 9.30 i 10.00, po południu o 13.00, 13.30 oraz 14.00.

2. Wprowadzono także maksymalną liczbę osób mogących przebywać w poszczególnych salach, w związku z czym KIO zwróciła się do uczestników o ograniczenie liczby pełnomocników do niezbędnego minimum (tam, gdzie jest to możliwe, skierowanie jednego pełnomocnika). Ograniczenia dotyczą także innych miejsc (holu ogólnego, części korytarzowej, toalet).

3. KIO wskazała również, że zgodnie z § 21 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie regulaminu postępowania przy rozpoznawaniu odwołań, stawiennictwo stron nie jest obowiązkowe, mają one prawo do przedstawienia do momentu zamknięcia rozprawy swojego pisemnego stanowiska.

4. KIO zaleca także jak najkrótsze przebywanie w siedzibie Izby – przybywanie na rozprawy nie wcześniej niż 10 minut przed i niezwłoczne opuszczenie budynku po rozprawie.

5. Osoby biorące udział w rozprawie muszą przygotować się na konieczność badania temperatury ciała przed wejściem na rozprawę, obowiązkowe zakrycie nosa i ust oraz założenie jednorazowych rękawiczek ochronnych, a także zachowanie dystansu min. 2 m między osobami. Ponadto konieczna będzie dezynfekcja rąk zarówno po wejściu do budynku, jak i przed wejściem do windy czy na salę. Dopełnienia tych obowiązków egzekwować będą protokolanci.

6. Osoby wykazujące objawy chorobowe będą zobowiązane do niezwłocznego opuszczenia siedziby KIO.

autorzy: Adam Wawrzynowicz, Katarzyna Dziąćko, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Kolejne regulacje w zakresie zamówień publicznych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2

Aktualności, , , , , , , , , , , Możliwość komentowania Kolejne regulacje w zakresie zamówień publicznych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 została wyłączona

Od 18 kwietnia 2020 r. obowiązują kolejne ułatwienia dotyczące udzielania zamówień publicznych, wprowadzone ustawą z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 695). Nie są one już tak daleko idące, jak zmiany wprowadzone 31 marca 2020 r., raczej porządkują pewne kwestie.

W art. 15r ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374, 567 i 568 – dalej jako „ustawa koronawirusowa”), który obowiązuje od 31 marca 2020 r., wśród podstaw umożliwiających zmianę umowy czy też odstąpienie w całości lub w części od ustalenia i dochodzenia kar umownych lub odszkodowań, wprowadzono nową przesłankę ogólną odnoszącą się do „innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy” (art. 15r ust. 1 pkt 5) w/w ustawy).

Ponadto przesłankę z tego samego art., odnoszącą się do poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19 (pkt 3) w/w przepisu) zmieniono na „polecenia lub decyzje wydane przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów”.

Uregulowano ponadto kwestię składania zamawiającemu informacji, o której mowa w art. 15r ustawy koronawirusowej, przez wykonawców mających siedzibę lub wykonujących działalność związaną z realizacją umowy poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – w miejsce dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1–5, składają oni dokumenty wydane przez odpowiednie instytucje w tych krajach lub oświadczenia tych wykonawców.

W otwartym katalogu możliwych zmian umowy dodano także, obok zmiany zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającej jej zmianie wynagrodzenia, sposób rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy (art. 15r ust. 4 ustawy koronawirusowej).

Ponieważ wykazy zarówno podstaw zmiany umowy, jak i możliwego zakresu tych zmian, miały charakter otwarty, omówione wyżej zmiany nie wpływają znacząco na sytuację zamawiających i wykonawców. Zmianą istotną dla szerokiego grona zamawiających i wykonawców jest natomiast nowy ust. 10 i 11 w art. 15r ustawy koronawirusowej, zgodnie z którym odpowiednio:

  • w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz związanych z nimi ograniczeń w przemieszczaniu się, umowy w sprawie zamówienia publicznego zawierane są pod rygorem nieważności w formie pisemnej, albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • przepisy art. 15r ust. 1–9 stosuje się odpowiednio do umów w sprawie zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Dodatkowo nowa ustawa wprowadza kolejne wyłączenia ze stosowania ustawy PZP:

  1. Zgodnie z art. 9 ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, PZP nie stosuje się do nabywania towarów lub usług niezbędnych do zapewnienia realizacji procesu udzielania wsparcia przewidzianego w ustawie o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, przez Agencję Rozwoju Przemysłu Spółkę Akcyjną lub jej spółkę zależną, przez okres trwania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, a także przez okres kolejnych trzech miesięcy od dnia odwołania tego stanu.
  2. Zgodnie ze zmianą ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy PZP nie stosuje się do zamówień na usługi lub dostawy udzielane przez ZUS w związku z zapewnieniem udostępnienia danych zgromadzonych na koncie ubezpieczonego i na koncie płatnika składek Prezesowi Rady Ministrów, Szefowi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów lub pełnomocnikowi Prezesa Rady Ministrów właściwemu do spraw analiz i studiów z zakresu kluczowych polityk publicznych, Agencji Rozwoju Przemysłu S.A. lub Polskiemu Funduszowi Rozwoju S.A.
  3. Zgodnie z nowym art. 31zy(10) ust. 9, dodanym do ustawy koronawirusowej, ustawy PZP nie stosuje się także do zamówień na usługi lub dostawy udzielane przez ZUS w związku z realizacją zadań związanych z odstąpieniem od pobierania odsetek za zwłokę.

W najbliższym czasie należy się spodziewać kolejnych zmian – tym razem w odniesieniu do pracy Krajowej Izby Odwoławczej. Ministerstwo Rozwoju zamierza przedstawić propozycję przepisów regulujących tę kwestię – prawdopodobnie określających tymczasowy tryb orzekania KIO na podstawie dokumentacji przekazanej przez strony postępowania – do 24 kwietnia br.

Autorzy: Adam Wawrzynowicz, Katarzyna Dziąćko, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Zmiana terminu wykładu „Zamówienia publiczne podczas epidemii SARS-CoV-2”

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , , , , , , , , Możliwość komentowania Zmiana terminu wykładu „Zamówienia publiczne podczas epidemii SARS-CoV-2” została wyłączona

Szanowni Państwo, informujemy o zmianie terminu wykładu „Zamówienia publiczne podczas epidemii SARS-CoV-2”.

Wykład odbędzie się 8 kwietnia 2020 r. o godz. 12:00 w formie webinarium.

Przypominamy, że wykład ma charakter otwarty. Jednak, aby móc uczestniczyć w wydarzeniu, niezbędne jest dokonanie zapisu na spotkanie za pośrednictwem linku: https://webinars1-elsainternational.clickmeeting.pl/zamowienia-publiczne-podczas-epidemii-sars-cov-2/register

Po dokonaniu zapisu na wykład, otrzymają Państwo na wskazany adres e-mailowy link aktywacyjny do webinarium.

***

Prelegentką wykładu będzie Katarzyna Dziąćko – ekspert W&W ds. zamówień publicznych.

Podczas swojego wystąpienia Katarzyna Dziąćko przedstawi kompleksowo m.in. szczególne zasady udzielania zamówień publicznych w stanie epidemii, które zostały wprowadzone ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Ekspert W&W omówi również instytucje prawne przewidziane w ustawie Prawo zamówień publicznych, w tym: możliwość wyłączenia stosowania ustawy PZP, jeżeli wymaga tego ochrona bezpieczeństwa publicznego; podstawy prawne skrócenia czasu trwania postępowania; przesłanki zastosowania trybów niekonkurencyjnych; możliwość odrzucenia oferty oraz przesłanki unieważnienia postępowania.

Podczas wykładu zostaną Państwu przybliżone zasady bezpieczeństwa prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, takie jak komunikacja elektroniczna w postępowaniach poniżej progów UE, czy otwarcie ofert online.

Prelegentka poruszy także kwestie dot. możliwości wprowadzenia zmian w zawartych umowach o zamówienie publiczne w związku z wprowadzeniem stanu epidemii

Zachęcamy do udziału w wydarzeniu!

***

Wydarzenie organizowane jest przy współpracy W&W z ELSA Poznań.

Wykład otwarty „Zamówienia publiczne podczas epidemii SARS-CoV-2”

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , , , , , , , Możliwość komentowania Wykład otwarty „Zamówienia publiczne podczas epidemii SARS-CoV-2” została wyłączona

Zapraszamy na wykład otwarty „Zamówienia publiczne podczas epidemii SARS-CoV-2” który wygłosi Katarzyna Dziąćko, ekspert W&W ds. zamówień publicznych.

Prelekcja odbędzie się 16 kwietnia 2020 r. o godzinie 17:30 w formie webinarium.

Epidemia SARS-CoV-2 bezpośrednio wpływa na wiele obszarów działalności, w tym także na planowanie, udzielenie i realizację zamówień publicznych.

Katarzyna Dziąćko podczas swojej prelekcji przedstawi kompleksowo m.in. szczególne zasady udzielania zamówień publicznych w stanie epidemii, które zostały wprowadzone ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

Ekspert W&W omówi również instytucje prawne przewidziane w ustawie Prawo zamówień publicznych, w tym: możliwość wyłączenia stosowania ustawy PZP, jeżeli wymaga tego ochrona bezpieczeństwa publicznego; podstawy prawne skrócenia czasu trwania postępowania; przesłanki zastosowania trybów niekonkurencyjnych; możliwość odrzucenia oferty oraz przesłanki unieważnienia postępowania.

Podczas wystąpienia zostaną Państwu przybliżone zasady bezpieczeństwa prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, takie jak komunikacja elektroniczna w postępowaniach poniżej progów UE, czy otwarcie ofert online.

Katarzyna Dziąćko poruszy także kwestie dot. możliwości wprowadzenia zmian w zawartych umowach o zamówienie publiczne w związku z wprowadzeniem stanu epidemii

Serdecznie zapraszamy do udziału w wykładzie!

***

Szczegółowe informacje dot. wykładu znajdą Państwo na stronie wydarzenia pod adresem: https://www.facebook.com/events/144685783595954/

Wydarzenie organizowane jest przy współpracy W&W z ELSA Poznań.

Nowe przepisy o ochronie danych osobowych na gruncie PZP

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , , , Możliwość komentowania Nowe przepisy o ochronie danych osobowych na gruncie PZP została wyłączona

W dniu 22 lutego 2019 r. została uchwalona Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („Ustawa zmieniająca”, „Ustawa nowelizująca”). Nowelizacja stanowi drugi etap procesu wdrożenia w krajowym porządku prawnym przepisów RODO.

Rządowy projekt ww. Ustawy zmieniającej trafił do Sejmu w listopadzie 2018 r.

Do istotnych zmian, które mają nastąpić w związku z wejściem w życie Ustawy zmieniającej należałoby zaliczyć zmiany w Kodeksie pracy, Kodeksie postępowania administracyjnego, a także w ustawie Prawo zamówień publicznych („PZP”).

Na łamach portalu zamowienia.org.pl w kwietniu ubiegłego roku został opublikowany artykuł nt. „Ochrony danych osobowych w zamówieniach publicznych a Rozporządzenie RODO”, w którym poruszyliśmy istotne kwestie związane z wejściem w życie ww. rozporządzenia w odniesieniu do zamówień publicznych. Dopiero jednak Ustawa nowelizująca wprowadza jasne i klarowne zasady odnośnie ochrony danych osobowych, jakimi powinny się kierować podmioty biorące udział w postępowaniu o udzielenie zamówień publicznych oraz konkursów. Przetwarzanie danych osobowych występuje bowiem w zasadzie na każdym etapie procesu udzielania zamówienia publicznego, korzystania ze środków ochrony prawnej, zawarcia i wykonywania umowy, udostępniania dokumentacji postępowania przez zamawiających, co w konsekwencji prowadzi do wniosku, że jest ono ściśle powiązane z wymaganiami, które zostały określone w PZP.

Szczególny charakter przepisów dot. zamówień publicznych wiąże się zatem z koniecznością dostosowania PZP do przepisów RODO w sposób odpowiednio zmodyfikowany. Ustawa nowelizująca stanowi próbę sprzężenia przepisów zawartych w obu regulacjach i jednocześnie w odniesieniu do zamówień publicznych w dużej mierze modyfikuje ogólne zasady ochrony danych osobowych obowiązujące na gruncie RODO.

Ograniczenie ogólnej zasady jawności postępowania w zakresie zamówień publicznych

Zgodnie z treścią art. 8 ust. 1 i 2 PZP, postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne, zaś zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji z tym postępowaniem związanych wyłącznie w przypadkach określonych w ustawie.

Obecnie dane osobowe są chronione wyłącznie na podstawie art. 8 ust. 4 PZP, przewidującego możliwość wyłączenia jawności danych osobowych, jeżeli jest to uzasadnione ochroną prywatności lub interesem publicznym. Z powyższego wynika, że w zasadzie wszelkie pozostałe dane osobowe osób fizycznych, które zostały zebrane w toku postępowania (lub konkursu) zawarte w dokumentacji postępowania są jawne, co sprowadza się do nieograniczonej możliwości dostępu do nich.

Powyższa zasada wywodząca się z konstytucyjnej zasady jawności ponadto jest ściśle związana z wyartykułowaną w treści przepisów PZP zasadą przejrzystości, co jedynie wzmacnia wyjątkowy charakter ograniczenia jawności postępowania i jednocześnie naraża dane osobowe osób fizycznych, które zostały zebrane w toku postępowania, na ich udostępnienie szerokiemu gronu odbiorców.

W odniesieniu do powyższego, mając przy tym na względzie konieczność zagwarantowania efektywnego udzielania zamówień publicznych, niezbędnym zdaje się wprowadzenie przepisów zapewniających ochronę danych osób fizycznych skorelowaną z ochroną tych danych na gruncie RODO.

Artykuł 72 Ustawy nowelizującej zasadniczo nie wprowadza zmian w dotychczasowych przepisach PZP, ale dodaje nowe regulacje, w tym m. in. art. 8a, który stanowi najbardziej rozbudowany przepis dostosowujący przepisy RODO do specyfiki zamówień publicznych.

Ustawodawca w ust. 1 ww. przepisu dąży do przystosowania regulacji prawnych zawartych w PZP do obowiązku informacyjnego, o którym mowa w treści art. 13 ust. 1-3 RODO. Zgodnie z treścią art. 13 RODO, na administratorze danych ciąży obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą, pewnych informacji w sytuacji zbierania danych osobowych od osoby, której dane dotyczą, a które są istotne z punktu widzenia procedury zbierania danych i ich dalszego przetwarzania. Ustawodawca nie wymaga jednak, aby informacje były przekazywane każdorazowo indywidualnie, a za wystarczające uznaje zawarcie ich w specyfikacji, ogłoszeniu o zamówieniu lub konkursie, regulaminie konkursu lub przy pierwszej czynności skierowanej do wykonawcy.

Z ogólnej zasady jawności postępowania wynika, że zamawiający ma prawo i obowiązek ujawniania wszystkich danych osobowych, które znajdują się w dokumentacji postępowania, w tym w ofercie oraz dokumentach podmiotowych przekazywanych przez wykonawcę w postępowaniu. Ustawodawca zdecydował się jednak na doprecyzowanie zasady jawności w zamówieniach publicznych w kontekście udostępniania danych osobowych zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu i wprowadził do art. 96 PZP ust. 3a. Zgodnie z jego treścią, z uwagi na treść art. 96 ust. 2 PZP, zasada jawności obejmuje zebrane dane, które zostały zawarte w protokole lub załącznikach do protokołu (a więc także w ofertach i dokumentach przekazywanych przez wykonawcę w toku postępowania), które najczęściej zawierają dane osobowe. Z uwagi na to, jak szeroki zakres danych objęty jest zasadą jawności, art. 96 ust. 3a PZP jednocześnie wprowadza ograniczenie i wyłącza spod obowiązywania tej zasady tzw. dane wrażliwe, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO.

Konsekwencją wprowadzenia art. 18 ust. 2 PZP jest również art. 96 ust. 3b PZP. Możliwość ograniczenia dostępu do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 18 ust. 2 PZP może mieć miejsce wyłącznie w przypadkach określonych w ustawie. Z uwagi na powyższe, konieczne było odesłanie do przepisów RODO, które w praktyce mają być podstawą do ograniczenia zasady jawności poprzez ograniczanie udostępniania protokołu i załączników do protokołu na żądanie osoby, której dane są w tych dokumentach zawarte.

Modyfikacja prawa dostępu do informacji

Podobnie jak w omawianym wyżej art. 8a ust. 1 PZP, mając na względzie potrzebę ograniczenia obowiązków o charakterze administracyjnym i nadmiernego obciążania zamawiających, w art. 8a ust. 2 przewidziano zmodyfikowaną wersję prawa dostępu, o którym mowa w art. 15 RODO. Zgodnie bowiem z treścią ust 2, jeżeli realizacja obowiązku, o którym mowa w art. 15 RODO wymagałaby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. Analogiczne ograniczenie wprowadzono w zakresie art. 97 PZP dotyczącego przechowywania protokołu i załączników po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia.

Jednocześnie, konsekwencją wprowadzenia art. 8a ust. 1 i 2 oraz art. 97 ust. 1a PZP, które są niezbędne do stosowania niektórych przepisów RODO, a których celem jest niejako dostosowanie sposobu realizacji uprawnień wynikających z tych przepisów do specyfiki przepisów PZP, jest wprowadzenie ust. 5 do treści ww. przepisu. Zgodnie z art. 8a ust. 5 PZP, zamawiający ma możliwość wyboru sposobu informowania o ograniczeniach uprawnień osób, których dane dotyczą. Katalog otwarty wskazany w omawianym artykule umożliwia dokonanie publikacji informacji na stronie internetowej prowadzonego postępowania lub konkursu, w ogłoszeniu o zamówieniu, ogłoszeniu o konkursie, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, regulaminie konkursu lub w inny sposób dostępny dla osoby, której dane dotyczą. Jednocześnie, swoboda w wyborze sposobu informowania, niezmiennie będzie musiała uwzględniać treść art. 12 RODO, zgodnie z którym informacje te będą musiały być zamieszczone w łatwo dostępnej formie i opisane przejrzystym, jasnym, prostym i zrozumiałym językiem.

Ograniczenie przepisów RODO na gruncie PZP

Wprowadzane zmiany doprecyzowują również, że skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą z uprawnienia przysługującego na gruncie art. 16 RODO do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych nieprawidłowych lub niekompletnych ma charakter ograniczony na gruncie PZP. Zgodnie bowiem z ust. 3 omawianego przepisu, skorzystanie z tego uprawnienia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą. Jednocześnie, zgodnie z projektowanym art. 97 ust. 1b PZP, skorzystanie z ww. uprawnień nie może skutkować ingerencją w treść przechowywanego protokołu oraz jego załączników. Ograniczenie to jest szczególnie istotne z uwagi na to, że dokumentacja ta jest przechowywana głównie w interesie publicznym, w szczególności w celach kontrolnych, zatem jakakolwiek ingerencja w treść protokołu nie jest możliwa, nawet w celu realizacji uprawnień z art. 16 RODO.

Biorąc pod uwagę specyfikę zamówień publicznych, które są realizowane w interesie publicznym oraz konieczność zapewnienia efektywnego procesu udzielania zamówień publicznych, ustawodawca ograniczył również zakres zastosowania art. 18 RODO, blokując możliwość żądania ograniczenia przetwarzania danych przez osobę, której dane te dotyczą, do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

Większa ochrona danych dot. wyroków skazujących i naruszeń prawa

Art. 23 ust. 2 lit. d i g RODO przewiduje możliwość ograniczenia przez państwa członkowskie istotnej części obowiązków i uprawnień określonych we wcześniejszych przepisach rozporządzenia w celach, które mają ściśle publiczny charakter. Ogólną regulacją wymaganą przez ww. przepis jest art. 8a ust. 6, zgodnie z którym zamawiający zabezpiecza dane osobowe przed bezprawnym rozpowszechnianiem. Przepis ten będzie miał docelowo zastosowanie do wszelkich przypadków przetwarzania danych na gruncie zamówień publicznych, w szczególności w odniesieniu do danych dot. wyroków skazujących i naruszeń prawa (które mogą być zawarte w szczególności w przedkładanych przez wykonawcę informacjach z Krajowego Rejestru Karnego), które powinny być odpowiednio zabezpieczone.

Ustawodawca zdecydował się również na wprowadzenie wymogu dodatkowego zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą, w przypadku przetwarzania danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa. Zgodnie z art. 8a ust. 7 PZP, do przetwarzania określonych danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie, które są zobowiązane do zachowania poufności.

Wymóg ten stanowi realizację wymagań stawianych państwom członkowskim na gruncie art. 10 RODO, których prawo powinno nie tylko stanowić podstawę prawną do przetwarzania danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, ale również powinno przewidywać zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą.

Podział obowiązków administratorów danych osobowych

Proponowane zmiany obejmują również art. 11 PZP, który dotyczy zamieszczania i publikowania ogłoszeń.

Dodaje się art. 6a oraz 6b, które stanowią niejako doprecyzowanie podziału zakresu obowiązków realizowanych przez administratorów danych osobowych, którymi są Prezes Urzędu Zamówień Publicznych oraz zamawiający. Z uwagi na to, że to zamawiający zamieszcza ogłoszenia m.in. w Biuletynie Zamówień Publicznych, to do niego – zgodnie z proponowanym ust. 6a – będą kierowane wnioski o sprostowanie danych oraz uzupełnienie danych niekompletnych, jak również wobec nich możliwe będzie korzystanie z prawa do uzyskania informacji, o których mowa w art. 15 RODO.

Rola Prezesa UZP będzie się natomiast sprowadzać do zapewnienia technicznego utrzymania systemu teleinformatycznego, przy użyciu którego udostępniany jest BZP. Zgodnie z art. 11 ust. 6b PZP, Prezes UZP będzie również zobligowany do określania w wewnętrznych regulacjach okresów przechowywania danych osobowych zamieszczanych w BZP.

Uprawnienia kontrolne zamawiającego

Ustawa nowelizująca wprowadza również zmiany w przepisach działu IV PZP dotyczących umów w sprawach zamówień publicznych.

Ustawodawca wprowadza art. 143 e, którego celem jest jednoznaczne uregulowanie problematyki kontroli spełnienia przez wykonawcę wymogu zatrudnienia personelu na podstawie umowy o pracę, zgodnie z art. 29 ust. 3a PZP. Nowa regulacja usuwa dotychczasowe wątpliwości, jakich dokumentów może żądać zamawiający od wykonawcy na potwierdzenie spełnienia powyższego wymogu. Art. 143 e ust. 2 PZP stanowi wprost, że zamawiający będzie uprawniony do żądania:

1)  oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,

2)  poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika, oraz

3) innych dokumentów

zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności: imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę,  zakres obowiązków pracownika.

***

Ustawa wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Autor: Joanna Nowak, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.