rachunek kosztów cyklu życia

Koszt jako kryterium oceny ofert

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , , , , , , , , Możliwość komentowania Koszt jako kryterium oceny ofert została wyłączona

Kryteria oceny ofert były już przedmiotem analizy redaktorów Portalu, jednak nowelizacja ustawy Prawo zamówień publicznych spowodowała konieczność podjęcia tego tematu na nowo.

Zgodnie ze znowelizowanym art. 91 ustawy PZP, kryteriami oceny ofert są co do zasady cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia. Należy jednak podkreślić, iż chociaż zgodnie z nowymi przepisami zamówienia udziela się w oparciu o ofertę najkorzystniejszą ekonomicznie, to wciąż istnieje możliwość wyboru oferty jedynie w oparciu o kryterium ceny. Zamawiający nadal może zastosować kryterium ceny jako jedyne kryterium oceny ofert lub kryterium o wadze przekraczającej 60%, choć dla zamawiających klasycznych ustawodawca obwarował taką możliwość wymogiem określenia w opisie przedmiotu zamówienia standardów jakościowych odnoszących się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia i wykazania w załączniku do protokołu w jaki sposób zostały uwzględnione w opisie przedmiotu zamówienia koszty cyklu życia.

Po nowelizacji zamawiający ma możliwość zastosowania kryterium kosztu zamiast kryterium ceny, co ma największe znaczenie w przypadku, gdy przedmiot zamówienia wymaga ponoszenia nakładów eksploatacyjnych. Kryterium kosztu pozwala na uwzględnienie koniecznych wydatków związanych z utrzymaniem, użytkowaniem, wycofaniem z eksploatacji czy szkoleniem użytkowników urządzenia będącego przedmiotem zamówienia.

Nowelizacja ustawy PZP wprowadziła art. 91 ust. 3b-3d, zgodnie z którymi kryterium kosztu można określić na podstawie kosztu w cyklu życia produktu, którego definicję zawiera Dyrektywa klasyczna 2014/24/UE w art. 2 pkt 20, zgodnie z którym cykl życia to wszystkie kolejne lub powiązane ze sobą etapy, w tym działania badawczo-rozwojowe, które należy wykonać, produkcja, obrót i jego warunki, transport, użytkowanie i utrzymanie w całym okresie istnienia produktu lub obiektu budowlanego lub świadczenia usługi lub nabycia surowca lub wytworzenia zasobów po wywóz, usunięcie i zakończenie obsługi lub użytkowania.

Wszystkie koszty poniesione w trakcie cyklu życia robót budowlanych, dostaw lub usług składają się na rachunek cyklu życia. Zgodnie z art. 91 ust. 3c ustawy PZP są to w szczególności koszty związane z:

  • nabyciem produktu,
  • użytkowaniem produktu, w szczególności zużyciem energii i innych zasobów,
  • utrzymaniem,
  • wycofaniem z eksploatacji, w szczególności koszty zbiórki i recyklingu.

Zamawiający mający zamiar wprowadzić w SIWZ kryterium kosztu będzie musiał przeprowadzić analizę powyższych punktów, uwzględniającą specyfikę produktu i jego użytkowania – inaczej rachunek cyklu życia będzie ustalany w postępowaniu na dostawę pojazdów, a inaczej na budowę budynku biurowego. W poniższych rozważaniach przykłady odnosić się będą w szczególności do postępowań na zakup samochodów.

Koszty związane z nabyciem produktu będą oznaczały zazwyczaj po prostu cenę. Konieczne może się jednak okazać doprecyzowanie, co powinna uwzględniać zaoferowana cena. Chodzi w szczególności o to, aby nie zdublowały się wydatki wliczane przez wykonawców do poszczególnych kategorii kosztów. W ramach tej kategorii należy również uwzględnić koszty związane z finansowaniem inwestycji, np. koszty kredytu.

Koszty użytkowania produktu oznaczają wydatki związane z jego eksploatacją i wiązać się mogą nie tylko ze zużyciem energii, ale także na przykład ze zużyciem wody, tonerów drukujących czy paliwa. Zastosowanie kryterium kosztu spowoduje więc faworyzowanie produktów, które mogą być droższe w nabyciu, ale tańsze w utrzymaniu, przykładowo budynków niskoenergetycznych, urządzeń energooszczędnych czy nawet pojazdów hybrydowych lub elektrycznych. W przypadku urządzeń elektrycznych kalkulacja kosztów eksploatacji powinna uwzględniać deklarację producenta co do poziomu poboru mocy, a w przypadku pojazdów – średnie zużycie paliwa. Koszty energii i paliwa powinny opierać się na stawkach zawartych w umowach z dostawcami. Parametry energochłonności podawane przez producentów mają charakter deklaratywny, jednak są wystarczające dla celów porównania ofert złożonych przez wykonawców.

W zakresie kosztów utrzymania wskazać należy wszystkie te wydatki, które wiążą się z zapewnieniem gotowości urządzenia czy obiektu do użytkowania, w szczególności zaś koszty napraw, ubezpieczenie czy koszty administracyjne (np. rejestracja w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia jest samochód).

Koszty związane z wycofaniem z eksploatacji, czyli koszty zbiórki i recyklingu, są trudne do określenia. Przykładowo, w polskim ustawodawstwie sprzedawcy akumulatorów zobowiązani są do poboru opłaty depozytowej, która jest zwracana przy oddawaniu akumulatora do utylizacji.

Ponadto, co istotne z punktu widzenia polityki klimatycznej UE, rachunek kosztów cyklu życia produktu obejmować może również koszty przypisywane ekologicznym efektom zewnętrznym, dotyczące emisji gazów cieplarnianych i innych zanieczyszczeń lub związane z łagodzeniem zmian klimatu, o ile ich wartość pieniężną można określić i zweryfikować. Zauważyć należy, iż ustawodawca nie ogranicza tych kosztów jedynie do cyklów życia produktu związanych z ich użytkowaniem przez zamawiającego. W rachunku cyklu życia produktu należy więc uwzględniać wszystkie fazy życia produktu, od jego projektowania do wycofania z eksploatacji i rozbiórki lub recyklingu. Metoda oceny zewnętrznych kosztów środowiskowych musi odpowiadać następującym warunkom:

  • musi być oparta na kryteriach możliwych do zweryfikowania i niedyskryminacyjnych,
  • musi być dostępna dla wszystkich zainteresowanych stron,
  • wymagane dane mogą zostać dostarczone uzasadnionym nakładem sił przez wykonawców działających z należytą starannością.

Metody szacowania zewnętrznych kosztów środowiskowych muszą zachować ogólny charakter, nie mogą służyć jedynie na potrzeby konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Mogą być one opracowywane na dowolnym szczeblu administracyjnym, a więc mogą mieć charakter lokalny, regionalny lub krajowy, jednak nie mogą prowadzić do zakłócenia konkurencji. Wyjątkiem są koszty, do szacowania których stosowanie wspólnej metody kalkulacji jest obowiązkowe na mocy przepisów unijnych wymienionych w załączniku XIII do dyrektywy klasycznej 2014/24/UE lub w załączniku XV do dyrektywy sektorowej 2014/25/UE. Obecnie istnieje konieczność stosowania dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/33/WE z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie promowania ekologicznie czystych i energooszczędnych pojazdów transportu drogowego, która w art. 6 wskazuje metodologię wyliczania wartości pieniężnej kosztów operacyjnych podczas całego cyklu użytkowania dla zużycia energii oraz dla emisji CO2 i zanieczyszczeń. Przepisy tej dyrektywy zostały implementowane do polskiego porządku prawnego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych.

Zamawiający, po określeniu poszczególnych kosztów, musi ustalić także długość cyklu życia, czyli czasu, dla którego koszty będą badane. Wskazuje się, że powinien to być minimum okres gwarancji, ale dobrym rozwiązaniem, pozwalającym na porównanie ofert, może być przyjęcie jako długości cyklu życia okresu amortyzacji. Trzeba jednak mieć na uwadze fakt, iż zamawiający, po upływie okresu gwarancji, może zacząć korzystać z części nieautoryzowanych, tańszych zamienników, co spowodować może znaczne różnice między zakładanym a rzeczywistym kosztem cyklu życia. W przypadku usług może to być przykładowo czas realizacji umowy i okres rękojmi.

Należy zwrócić uwagę, że wysokość wszystkich kosztów wskazanych przez ustawodawcę w art. 91 ust. 3c, z wyjątkiem kosztu nabycia, jest niepewna i w rzeczywistości niemożliwa do przewidzenia przez wykonawcę lub zamawiającego z pełną dokładnością. Niepewność ostatecznego kosztu cyklu życia produktu wiązać się może np. ze zmianami cen materiałów eksploatacyjnych czy energii. W związku z tym, aby minimalizować ryzyko różnic w obliczonych i rzeczywistych kosztach cyklu życia, ustawodawca w art. 91 ust. 3d ustawy nałożył na zamawiających szacujących koszty z wykorzystaniem podejścia opartego na rachunku cyklu życia przedmiotu zamówienia obowiązek określenia w SIWZ danych, które mają przedstawić wykonawcy oraz metody, którą zamawiający zastosuje do określenia kosztów cyklu życia na podstawie tych danych.

Zastosowanie kryterium kosztu może wiązać się z koniecznością zmiany opisu przedmiotu zamówienia w celu uzyskania zadeklarowanych przez wykonawcę kosztów. Aby uniknąć sytuacji, w której rzeczywiste koszty serwisu posprzedażnego są wyższe niż podane przez wykonawców, zamawiający może zastosować wraz z kryterium kosztu inne kryterium, w szczególności określone w art. 91 ust. 2 pkt 6, a więc kryterium serwisu posprzedażnego i pomocy technicznej. Przykładowo, zamawiający może określić jako opis przedmiotu zamówienia „dostawa samochodu osobowego wraz ze świadczeniem usług serwisowych i naprawczych”. Może się to okazać dobrym rozwiązaniem, pozwalającym na wybór takiej oferty, która będzie dla zamawiającego rzeczywiście najkorzystniejsza pod względem ekonomicznym.

 

Autor: radca prawny Adam Wawrzynowicz, Dagmara Dragan, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Czasopismo Portal Zamówienia.org.pl ISSN 2544-1825

Projekt nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych – przyjęty przez Sejm

Aktualności, Zamówienia w praktyce, , , , , , Możliwość komentowania Projekt nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych – przyjęty przez Sejm została wyłączona

W dniu 13 maja 2016 r. Sejm, po trzecim czytaniu, przyjął rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych i niektórych innych ustaw, kierując go następnie do dalszych prac w Senacie. Przypominamy w związku z tym o kluczowych zmianach, które przyniesie znowelizowana PZP:

Najważniejsze zmiany wynikające z wdrożenia Dyrektyw klasycznej 2014/24/UE oraz sektorowej 2014/25/UE:

  • Wprowadzenie komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia, dotyczącej również składania ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).
  • Większa elastyczność procedur udzielania zamówień publicznych, przejawiająca się w szczególności w zmniejszeniu ilości formalności, jakich wykonawcy będą musieli dopełnić przystępując do postępowania (poprzez wprowadzenie oświadczenia dla postępowań poniżej progów UE oraz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia dla postępowań o wyższej wartości), czy też większych możliwości praktycznego wykorzystania negocjacji oraz zmianę przesłanek zastosowania trybów takich jak negocjacje z ogłoszeniem czy dialog konkurencyjny.
  • Wprowadzenie szczegółowych regulacji dotyczących udzielania zamówień, podlegających różnym reżimom (np. zamówień klasycznych, sektorowych oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa).
  • Duży nacisk na pozaekonomiczne cele zamówień publicznych, związane w szczególności z integracją społeczną, ochroną środowiska czy też wspieraniem innowacyjności, poprzez:
  • z jednej strony wprowadzenie zapisów umożliwiających zamawiającym dopuszczenie do udziału w postępowaniu wyłącznie zakładów pracy chronionej lub wykonawców, których głównym celem jest społeczna i zawodowa integracja osób będących członkami grup społecznie marginalizowanych (przy minimalnym procentowym wskaźniku zatrudnienia tej kategorii osób, nie mniejszym niż 30%),
  • z drugiej strony – możliwość określenia w opisie przedmiotu zamówienia wymagań związanych z jego realizacją, które mogą obejmować aspekty gospodarcze, środowiskowe, społeczne, związane z innowacyjnością lub zatrudnieniem, w szczególności dotyczące zatrudnienia osób bezrobotnych, młodocianych, niepełnosprawnych. Temu celowi służy również nowy tryb udzielenia zamówienia – partnerstwo innowacyjne.
  • Ułatwienie – przynajmniej teoretyczne – lepszego dostępu do rynku przedsiębiorcom z kategorii MŚP, poprzez wprowadzenie maksymalnych pułapów dla warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności ekonomicznej (w przypadku żądania przez zamawiającego określonego minimalnego rocznego przychodu w obszarze objętym zamówieniem, nie może być on wyższy od dwukrotności wartości szacunkowej – chyba że zamawiający uzasadni konieczność żądania wyższej kwoty) oraz ułatwienie udzielania zamówień w częściach (Dyrektywa klasyczna i sektorowa upoważniają państwa członkowskie do wprowadzenia obowiązku podziału zamówienia na części – w projekcie nowelizacji PZP przewidziano jednak swobodę dla zamawiającego w tym zakresie, dlatego też ułatwienie dostępu MŚP do zamówień może być jedynie teoretyczne a nie praktyczne).
  • Podział przesłanek wykluczenia wykonawcy z postępowania na obligatoryjne i fakultatywne – oraz wprowadzenie tzw. procedury sanacyjnej, dzięki której w przypadku większości przesłanek wykluczenia wykonawca będzie mógł przedstawić dowody na to, że podjęte przez niego środki są wystarczające do wykazania jego rzetelności).
  • Wprowadzenie do kryteriów oceny ofert kryterium kosztu, które może polegać m.in. na rachunku kosztów cyklu życia.
  • Bardziej precyzyjne regulacje dotyczące dysponowania potencjałem podmiotów trzecich oraz podwykonawstwa (nie tylko w postępowaniach na roboty budowlane, ale również dostawy i usługi).
  • Większe możliwości aneksowania umów (nowelizacja PZP zawiera szeroki katalog podstaw wprowadzania takich aneksów, w tym definiuje czym jest istotna zmiana umowy).
  • Wprowadzenie kategorii tzw. zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, dla których procedura udzielania zamówień uległa znacznemu uproszczeniu.
  • Wprowadzenie zamówień in house, które zgodnie z nowelizacją PZP nie będą jednak stanowić podstawy do udzielenia zamówień bez zastosowania ustawy, a będą jedynie stanowiły uzasadnienie dla trybu zamówienia z wolnej ręki (o czym pisaliśmy w artykule: Zamówienia in house).
  • Zmiana zasad udzielania zamówień w ramach umów ramowych.

Inne istotne zmiany, niewynikające z wdrożenia Dyrektyw to m.in.:

  • Wzmocnienie obowiązku stosowania kryterium ceny jako jedynego kryterium lub kryterium dominującego w stosunku do zamawiających objętych reżimem zamówień klasycznych.
  • Przyjęcie obowiązku wymagania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w przypadku zamówień na usługi i roboty budowlane, w sytuacji gdy spełnione są kryteria stosunku pracy określone w art. 22 § 1 Kodeksu pracy.
  • Wprowadzenie regulacji dotyczących wydawania opinii przez Prezesa UZP w celu interpretacji ustawy.

Szczegółowo o nowelizacji pisaliśmy już w artykułach: Projekt nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych, w którym omówiliśmy rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 19 stycznia 2016 r. i niektórych innych ustaw, oraz Projekt nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych – po zmianach, który dotyczył wersji po zmianach z dnia 24 marca 2016 r. Wersja przyjęta w Sejmie w dniu 13 maja 2016 różni się od tej z 24 marca 2016 r. nieznacznie, a zmiany mają charakter głównie porządkujący lub doprecyzowujący.

Przypominamy, że nowelizacja wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących:

  • komunikacji elektronicznej z wykonawcami (projektowany art. 10a – 10 g), która dla postępowań prowadzonych przez centralnego zamawiającego wejdzie w życie 18 kwietnia 2017 r., a dla pozostałych zamawiających – 18 października 2018 r., z wyjątkiem elektronicznego składania jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, która to regulacja wejdzie w życie 18 kwietnia 2018 r.,
  • powoływania zespołu do nadzoru nad realizacją udzielonego zamówienia (projektowany art. 20a), który to przepis wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia,
  • zamówień in house, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2017 r.,
  • delegacji ustawowej skierowanej do ministra właściwego do spraw budownictwa, planowania i zagospodarowania przestrzennego oraz mieszkalnictwa do wydania rozporządzenia określającego metodę kalkulacji kosztów cyklu życia budynków oraz sposób przedstawiania informacji o tych kosztach, kierując się potrzebą zapewnienia ujednolicenia i wiarygodności tych kalkulacji – która wejdzie w życie po upływie 24 miesięcy od dnia ogłoszenia.

Ponieważ implementacja zapisów nowych Dyrektyw nie nastąpiła do dnia 18 kwietnia 2016 r., Prezes UZP wydał w tym zakresie stosowny Komunikat, w którym wskazał, że:

  • do postępowań poniżej progów unijnych mają zastosowanie aktualnie obowiązujące przepisy PZP,
  • natomiast do postępowań, w których wartość zamówienia jest równa lub wyższa od progów unijnych, mają zastosowanie przepisy obowiązującej PZP z uwzględnieniem zasady bezpośredniej skuteczności dyrektyw.

Zgodnie z tą zasadą wykonawcy będą mogli powoływać się w stosunkach z zamawiającymi na uprawnienia przyznane im na mocy nowych Dyrektyw, a na zamawiających będą ciążyły skorelowane z uprawnieniami wykonawców obowiązki, o ile przepisy Dyrektyw są w tym zakresie precyzyjne i bezwarunkowe.

Dlatego też Prezes UZP zalecił stosowanie m.in.:

  • zasad dotyczących udzielania zamówień podlegających różnym reżimom (art. 3 Dyrektywy klasycznej, art. 5 i 6 Dyrektywy sektorowej);
  • przy opisie przedmiotu zamówienia – obowiązku zapewnienia dostępności dla wszystkich użytkowników, w szczególności dla osób niepełnosprawnych, w przypadku wszystkich zamówień, które przeznaczone są do użytku osób fizycznych;
  • podziału zamówienia na części w celu zapewnienia jak najszerszego dostępu do zamówień dla MŚP, a w przypadku niedokonania takiego podziału, przygotowania uzasadnienia takiej decyzji;
  • nieograniczonego, pełnego, bezpośredniego i bezpłatnego dostępu do dokumentów zamówienia za pomocą środków elektronicznych;
  • 30-dniowego terminu składania ofert wstępnych w postępowaniach prowadzonych w trybie negocjacji z ogłoszeniem;
  • wydłużenia terminu składania ofert lub ofert wstępnych o 5 dni (obowiązek ten nie dotyczy przetargu nieograniczonego) w przypadkach, w których zamawiający nie zapewnia dostępu do dokumentów zamówienia za pomocą środków elektronicznych;
  • odstąpienia od stosowania procedury uproszczonej do usług o charakterze niepriorytetowym (określonych przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i nie priorytetowym), które nie są wskazane w załączniku XIV do Dyrektyw klasycznej i załączniku XVII do Dyrektywy sektorowej;
  • trybu negocjacji z ogłoszeniem tylko w przypadku spełnienia przesłanki określonej w art. 55 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp;
  • odstąpienia od żądania od wykonawców legitymowania się minimalnym rocznym obrotem przekraczającym maksymalnie dwukrotność szacunkowej wartości zamówienia, z wyjątkiem należycie uzasadnionych przypadków;
  • akceptowania składanego przez wykonawców jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia;
  • samodzielnego pobierania dokumentów znajdujących się w bezpłatnych, ogólnodostępnych bazach danych państw członkowskich Unii Europejskiej oraz uwzględniania dokumentów znajdujących się posiadaniu zamawiającego;
  • dopuszczenia procedury sanacyjnej wobec wykonawców podlegających wykluczeniu z postępowania.

 

W związku z szerokim zakresem planowanych zmian będziemy przygotowywać dla naszych czytelników analizy, dotyczące poszczególnych nowych zapisów ustawy PZP oraz na bieżąco informować o opiniach Prezesa UZP i wyrokach KIO w tym zakresie.

 

Autor: Katarzyna Dziąćko, Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.