W dniu 19 kwietnia 2019 r. na stronie Urzędu Zamówień Publicznych opublikowano opinię dot. dopuszczalności stosowania skanu oferty w postępowaniu o zamówienie publiczne. Zdaniem UZP, co do zasady, zeskanowany dokument z ofertą, sporządzony w tradycyjnej postaci papierowej, jeśli tylko jest opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, powinien być uznawany jako sporządzony w sposób zgodny z treścią art. 10a Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 t. j., dalej: „PZP”).
Zgodnie z treścią art. 10a ust. 5 PZP, w postępowaniu o udzielenie zamówienia, komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, a oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a PZP, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Największe wątpliwości budziła jednak kwestia dotycząca możliwości składania skanu oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia, sporządzonej pierwotnie w papierowej postaci i jej uwzględnienia przez zamawiających, nawet wówczas, jeżeli została ona opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zgodnie bowiem z treścią § 5 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1320), opatrzenie elektronicznej kopii dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę, jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem. Regulacja ta nie została jednak w pełni odwzorowana na gruncie przepisów PZP wprowadzonych ww. nowelizacją.
O tych wątpliwościach pisaliśmy już w artykule „Elektronizacja zamówień – pierwsze doświadczenia (https://zamowienia.org.pl/elektronizacja-zamowien-pierwsze-doswiadczenia/), w którym wskazaliśmy na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 3 stycznia 2019 r., KIO 2611/18, w którym Izba uznała, iż nie jest dopuszczalne złożenie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego skanu podpisanej własnoręcznie oferty, której oryginał powstał w formie pisemnej, nawet jeżeli ten skan został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby uprawnionej. Wyrok ten pociągnął za sobą falę odrzucania ofert w postępowaniach. W kolejnych wyrokach KIO interpretacja ta została podtrzymana, choć z czasem Izba zaczęła wydawać wyroki dopuszczające taką formę złożenia oferty (np. KIO 277/19 z 4 marca 2019 r.).
Z uwagi na powyższe wątpliwości, UZP dokonał analizy przepisów i uznał, że oferta która pierwotnie została sporządzona w postaci papierowej, a następnie przekształcona do postaci elektronicznej poprzez zeskanowanie dokumentu, powinna zostać uznana przez zamawiającego za dokument elektroniczny. Istotne jest jednak, aby przy dokonaniu interpretacji oferty złożonej w powyższej formie wziąć pod uwagę kontekst wystawienia oraz złożenia danego oświadczenia lub dokumentu. Zdaniem UZP bowiem, nie każdy dokument elektroniczny, który został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stanowiący odwzorowanie dokumentu w formie papierowej, taki jak skan w PDF, powinien być uznawany za jego elektroniczną kopię.
Złożenie oferty powstałej w formie papierowej i przekształconej w elektroniczną, którą wykonawca opatrzył kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z wolą złożenia oferty, nie zaś jej kopii.
UZP równie jednoznacznie podkreślił, iż ofertę, stanowiącą oświadczenie woli wykonawcy należy uznać za złożoną w postaci elektronicznej niezależnie od tego, czy jej ta postać powstała wyłącznie przy użyciu oprogramowania komputerowego, czy też w wyniku przekształcenia postaci papierowej dokumentacji, jeśli tylko taki dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Powyższe wnioski z pewnością rozwieją liczne wątpliwości interpretacyjne pojawiające się zarówno po stronie wykonawców jak i zamawiających.
***
Link do pełnej treści opinii UZP:
Autorzy: Joanna Nowak, Katarzyna Dziąćko, Wawrzynowicz i Wspólnicy sp. k.