specustawa

Jak przygotować firmę na sytuację awaryjną?

Aktualności, , , , , , , , , , Możliwość komentowania Jak przygotować firmę na sytuację awaryjną? została wyłączona

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („Specustawa”) wprowadziła dodatkowe uprawnienia zarówno dla pracodawcy w postaci możliwości polecenia pracownikom pracy zdalnej, jak również dla pracowników, których uprawniono do skorzystania z dodatkowego zasiłku opiekuńczego w przypadku zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły. Przepisy Specustawy nie doprowadziły jednak do rozwiania wszystkich wątpliwości pracodawców, którzy powinni przygotować swoją firmę na awaryjną sytuację.

Wdrażanie procedur zapobiegania i przeciwdziałania koronawirusowi w miejscu pracy

W pierwszej kolejności, w ramach prewencyjnych działań, pracodawcy powinni wdrożyć procedury wewnętrzne, które zostałyby zawarte w jednym dokumencie. W ramach tych procedur powinny zostać określone m. in. wszelkie działania prewencyjne oraz zaradcze, których podejmie się pracodawca. Tworzenie wewnętrznych procedur w zakładzie pracy powinno być oparte na zaleceniach organów państwowych jak również organizacji o zasięgu międzynarodowym, tj. zaleceniach WHO czy Głównego Inspektoratu Sanitarnego, które zawierają szereg cennych wskazówek odnośnie tego, jak w obecnej sytuacji zapewnić odpowiednie warunki pracy. Podkreślenia wymaga, że możliwość podejmowania przez pracodawcę działań prewencyjnych oraz zapobiegawczych w związku z koronawirusem została potwierdzona przez Głównego Inspektora Sanitarnego, który wskazuje, iż pracodawcy szeroko mogą korzystać z możliwości kierowania pracowników do pracy zdalnej.

Co istotne, biorąc pod uwagę zalecenia WHO, pracodawcy w ramach tworzonych procedur wewnętrznych powinni utworzyć nie tylko plan działań prewencyjnych, ale również plan awaryjny na wypadek wystąpienia przypadków zakażenia COVID-19 w zakładzie pracy bądź w jego pobliżu.

Celem opracowanej procedury powinno być przede wszystkim uregulowanie sposobu postępowania w sytuacji, w której normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest zakłócone poprzez dużą liczbę pracowników przebywających na zasiłku opiekuńczym bądź zwolnieniu lekarskim. Z tego też względu, prawidłowo opracowana procedura powinna przewidywać w szczególności

  • sposób organizacji pracy w przypadku braków osobowych,
  • metodę powiadamiania partnerów biznesowych o prawdopodobnych opóźnieniach w realizacji zleceń,
  • ewentualną możliwość scedowania części prac do innych oddziałów oraz pododdziałów.

Działania prewencyjne i identyfikacja zagrożenia powinny wiązać się również z weryfikacją oceny ryzyka zawodowego pracowników szczególnie zagrożonych wirusem, w szczególności ze względu na obejmowane stanowisko i zakres ich obowiązków.

Stworzenie planu awaryjnego i ciągłości działania na podstawie rekomendacji WHO

Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) przygotowała szereg rekomendacji dla pracodawców (https://www.who.int/docs/default-source/coronaviruse/getting-workplace-ready-for-covid-19.pdf?sfvrsn=359a81e7_6 ).

W ramach rekomendacji, WHO proponuje, aby pracodawcy:

  • realizowali obowiązek dbałości o bezpieczne i higieniczne warunki pracy w bardzo szerokim zakresie;
  • tworzyli w miejscach pracy specjalne izolatki, w których osoby z podejrzeniem koronawirusa mogłyby zaczekać na przyjazd służb;
  • identyfikowali pracowników znajdujących się w grupie podwyższonego ryzyka (np. osoby starsze lub odbywające podróże służbowe);
  • polecali pracownikom świadczenie pracy zdalnej;
  • przygotowali plany awaryjne na wypadek wystąpienia przypadków zakażenia koronawirusem na obszarze, na którym znajduje się zakład pracy lub w samym zakładzie.

Plan awaryjny przede wszystkim ma pomóc w przygotowaniu firmy na wypadek wybuchu COVID-19.

Plan awaryjny powinien przede wszystkim zawierać zasady świadczenia pracy zdalnej, procedurę odizolowania pracownika zakażonego koronawirusem od reszty załogi do czasu przyjazdu odpowiednich służb oraz działania niezbędne w sytuacji wykrycia zakażenia COVID-19 w miejscu pracy. Jednocześnie w planie awaryjnym powinny zostać określone zasady dbania o wysoki poziom higieny w zakładzie pracy oraz sposoby utrzymania funkcjonowania firmy nawet w przypadku nieobecności dużej liczby pracowników. Ponadto, WHO rekomenduje określenie miejsc, do których w podróż służbową nie powinny być wysyłane osoby znajdujące się w grupie podwyższonego ryzyka tj. osoby starsze.

Ułatwienia dla pracowników

Praca zdalna, jeżeli tylko istnieje taka możliwość, z pewnością może stanowić podstawowe rozwiązanie w ramach działań prewencyjnych w danym przedsiębiorstwie. Poza tym, pracodawcy mają również dodatkowe możliwości wprowadzenia mechanizmów ułatwiających pracę oraz zmniejszających dyskomfort psychiczny pracowników.

Istnieje możliwość wprowadzenia elastycznych godzin pracy, które umożliwią pracownikowi połączenie obowiązków wynikających z łączącej go z pracodawcą umowy z tymi, które wynikają ze sprawowania opieki nad dzieckiem w przypadku zamknięcia placówek edukacyjnych.

W odniesieniu do pracowników „zdalnych” istnieje również możliwość wprowadzenia zadaniowego czasu pracy, co nie będzie wiązało się z obowiązkiem ewidencjonowania godzin pracy.

Podkreślenia również wymaga, że wątpliwości pracodawców może budzić również konieczność stosowania przepisów dotyczących koronawirusa jedynie względem pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Z uwagi na zasięg epidemii oraz jej skutków, najstosowniej byłoby stosować identyczne zasady również w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wszystkim osobom wykonującym pracę w przedsiębiorstwie.

Ochrona pracownika – co jeszcze możesz zrobić?

Aktualności, , , , , , , , , , , Możliwość komentowania Ochrona pracownika – co jeszcze możesz zrobić? została wyłączona

14 marca na stronie Ministerstwa Rozwoju opublikowano rekomendacje dla zakładów pracy przygotowane we współpracy z Głównym Inspektorem Sanitarnym. Zgodnie z opublikowanymi wytycznymi, zaleca się:

  1. Zachować bezpieczną odległość od rozmówcy (1-1,5 metra).
  2. Promować regularne i dokładne mycie rąk przez osoby przebywające w miejscach użyteczności publicznej: wodą z mydłem lub zdezynfekowanie dłoni środkiem na bazie alkoholu (min. 60%).
  3. Upewnić się, że pracownicy, klienci i kontrahenci mają dostęp do miejsc, w których mogą myć ręce mydłem i wodą.
  4. Umieścić dozowniki z płynem odkażającym w widocznych miejscach, w miejscu pracy i upewnić się, że dozowniki te są regularnie napełniane.
  5. Wywiesić w widocznym miejscu informacje jak skutecznie myć ręce.
  6. Połączyć to z innymi środkami komunikacji, takimi jak np. szkolenia personelu przez specjalistów ds. bezpieczeństwa i higieny pracy.
  7. Zwrócić szczególną uwagę na rekomendacje, aby podczas pracy NIE dotykać dłońmi okolic twarzy zwłaszcza ust, nosa i oczu, a także przestrzegać higieny kaszlu i oddychania. NIE zaleca się noszenia maseczek ochronnych przez osoby zdrowe! Maseczki ochronne powinny nosić osoby chore, osoby opiekujące się chorymi oraz personel medyczny pracujący z pacjentami podejrzewanymi o zakażenie koronawirusem.
  8. Dołożyć wszelkich starań, aby miejsca pracy były czyste i higieniczne:
  9. powierzchnie dotykowe w tym biurka, lady i stoły, klamki, włączniki światła, poręcze i inne przedmioty (np. telefony, klawiatury) muszą być regularnie wycierane środkiem dezynfekującym, lub przecierane wodą z detergentem,
  10. wszystkie obszary często używane, takie jak toalety, pomieszczenia wspólne, powinny być regularnie i starannie sprzątane, z użyciem wody z detergentem.
  11. Ograniczyć podróże służbowe i delegacje zagraniczne do minimum
  12. Ze względów sanitarno-epidemiologicznych, Główny Inspektor Sanitarny zaleca ograniczenie podróży służbowych i delegacji zagranicznych do minimum.
  13. Promować pracę zdalną w przypadków osób powracających z obszarów występowania koronawirusa SARS-CoV-2.

Jakie są podstawowe uprawnienia i obowiązki Pracodawcy?

Aktualności, , , , , , , , Możliwość komentowania Jakie są podstawowe uprawnienia i obowiązki Pracodawcy? została wyłączona

8 marca 2020 r. weszła w życie ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem epidemii koronawirusa (Specustawa). Ustawa ta wprowadza możliwość zlecenia pracownikom pracy zdalnej, a także przewiduje prawo do dodatkowego zasiłku opiekuńczego dla ubezpieczonego opiekującego się dzieckiem do lat 8 w sytuacji zamknięcia placówki oświatowej z powodu koronawirusa.

Z perspektywy podmiotów zatrudniających pracowników istotne w tej ustawie są dwa rozwiązania. Pierwsze z nich to możliwość zlecenia przez pracodawcę wykonywania przez zatrudnione osoby pracy w trybie zdalnym, natomiast drugie odnosi się do wprowadzenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego.

Poza ww. rozwiązaniami, podkreślenia wymaga, że ustawa nie rozwiązuje wszystkich problemów, jakie dotyczą pracowników w związku z rozprzestrzenianiem się COVID-19. W tym zakresie pomocne mogą okazać się zalecenia i komunikaty organów państwowych.

Zalecenia i komunikaty organów państwowych

Specustawa uprawnia organy administracji publicznej do wydawania poleceń, decyzji, zaleceń i wytycznych, których celem jest przeciwdziałanie koronawirusowi.

Z perspektywy pracodawcy, w szczególności istotne są bieżące zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego bądź wojewódzkich inspektorów sanitarnych działających z jego upoważnienia, jak również komunikaty Państwowej Inspekcji Pracy.

Praca zdalna

W celu przeciwdziałania COVID-19, zgodnie z dyspozycją art. 3 Specustawy jako pracodawca możesz polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie – poza miejscem jej stałego wykonywania przez czas oznaczony. Uprawnienie pracodawcy do wprowadzenia w swojej firmie trybu pracy zdalnej – wynikające z ustawy – nie wymaga dodatkowego uzasadnienia.

Należy podkreślić, że uprawnienie do skierowania pracownika do pracy zdalnej leży po stronie pracodawcy. Decydując się na wprowadzenie takiej formy pracy, pracodawca jest zobowiązany do podjęcia czynności, które związane będą z wprowadzeniem przepisów Kodeksu pracy dotyczących telepracy.

Wyjazdy służbowe pracowników do miejsc zagrożonych epidemią

Zgodnie z treścią art. 210 § 1 Kodeksu pracy, w razie gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.

Stan zagrożenia epidemicznego z pewnością kwalifikuje się zakres przedmiotowy ww. przepisu, stąd istnieje uzasadnione uprawnienie pracownika do odmowy wyjazdu służbowego do miejsca zagrożonego epidemią. Podobne stanowisko wyraził Główny Inspektor Sanitarny, który w swoich zaleceniach podkreślił, iż pracodawcy powinni ograniczyć podróże służbowe i delegacje zagraniczne do minimum. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy pracownik ma prawo odmówić udziału w delegacji zagranicznej, jeżeli w kraju, do którego ma się udać występuje transmisja koronawirusa.

Co istotne, należy mieć na względzie, ze zarówno dla pracodawcy i pracownika przy podejmowaniu decyzji dotyczących wyjazdu służbowego w rejony zagrożone powinny być wiążące zalecenia, komunikaty właściwych organów państwowych, w szczególności Państwowej Inspekcji Sanitarnej, czy Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Praca zdalna dla pracowników wracających z obszarów występowania koronawirusa oraz mających styczność z zarażonymi

Jeżeli pracownik zdecyduje się na wyjazd w regiony gdzie może być narażony na zarażenie koronawirusem, wówczas pracodawca powinien ocenić ryzyko związane z takim wyjazdem i zapewnić pracownikowi odpowiednie środki ograniczające ryzyka związane z możliwością zarażenia patogenem oraz podjąć działania, które zminimalizują potencjalne zagrożenie, np. zorganizować tak wyjazd, by czas przebywania w niebezpiecznym miejscu był jak najkrótszy.

Zgodnie z komunikatem wydanym przez Głównego Inspektora Sanitarnego, osoby wracające z obszarów występowania koronawirusa, powinny przez kolejne 14 dni od powrotu pozostać w domu i kontrolować swój stan zdrowia. W takiej sytuacji, pracodawca – w trosce o swoich pracowników i prawidłowe działanie firmy – powinien zachęcać pracownika wracającego z takich obszarów do pracy zdalnej z domu. Pomimo tego jednak, że na pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jednocześnie nie istnieją przepisy uprawniające pracodawcę do wprowadzenia przymusowego urlopu wobec takiego pracownika, a co więcej – brak jest regulacji uprawniających go do uzyskiwania informacji o prywatnych podróżach pracownika.

Zlecenie pracownikowi przeprowadzenia dodatkowych badań lekarskich

Podobnie jak w przypadku braku możliwości przymusowego skierowana pracownika do pracy zdalnej, brak jest również przepisów uprawniających pracodawcę do zobligowania pracowników do odbycia badań lekarskich. Kodeks pracy określa zasady kierowania pracowników na badania lekarskie i przeprowadzania badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracownika. Przepisy nie przewidują uprawnienia do kierowania pracownika na badania w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe. Obecnie obowiązujące przepisy nie uprawniają pracodawcy do skierowania pracownika na badania lekarskie w sytuacji, gdy np. pracownik jest przeziębiony i może zagrażać innym pracownikom, bez zgody tego pracownika, jeżeli nie zbiega się to z terminem kolejnego badania okresowego.

Niemniej jednak, istnieje możliwość skierowania pracownika na badania profilaktyczne za jego zgodą, jednakże w sytuacji, gdy stan zdrowia pracownika uległ zmianie w związku z określonymi zdarzeniami i budzi wątpliwość aktualność orzeczenia lekarskiego stwierdzającego stan zdrowia pracownika i wydanego w ramach obowiązkowych badań profilaktycznych, wynikających z Kodeksu pracy.

Co istotne, Państwowa Inspekcja Pracy wyraźnie podkreśla, że pracodawca nie jest uprawniony do dokonywania samodzielnie oceny stanu zdrowia pracownika. Niedopuszczenie pracownika do pracy, ze względu na potencjalne zarażeniem wirusem może narazić pracodawcę na zarzutu o nękanie, czy stosowanie mobbingu. Podobnie, pracodawca nie może zobowiązać pracownika powracającego do pracy z pobytu w strefie zagrożonej koronawirusem do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Nie jest też właściwy do podejmowania działań izolujących pracownika w ramach kwarantanny.

Ochrona danych osobowych

Powstaje wątpliwość, czy pracodawca jest uprawniony do kontroli miejsca pobytu pracownika w trakcie urlopu. Jakkolwiek ryzykowne jest uznanie, że należy zobowiązać pracowników do przekazania pracodawcy informacji o miejscu planowanego lub odbytego urlopu, to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych oświadczył, iż przepisy o ochronie danych osobowych nie mogą być stawiane jako przeszkoda w realizacji działań w związku z walką z koronawirusem, zaś przepisy Specustawy nie stoją w sprzeczności z zasadami przetwarzania danych i nie naruszają RODO.

Jednocześnie, UODO podkreśla, iż środki kontroli i zapobiegania rozprzestrzenianiu się COVID-19 będą wymagały większej liczby osób pracujących zdalnie niż zwykle. W szczególności należy zatem zweryfikować bezpieczeństwo przesyłu danych w zakresie:

  • urządzeń – użytkowanie przez pracowników urządzeń i oprogramowania służącego do wykonywania obowiązków służbowych przekazanych przez pracodawcę do pracy zdalnej;
  • poczty elektronicznej – postępowanie zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi korzystania ze służbowej poczty elektronicznej (e-mail);
  • dostępu do sieci i chmury – używania wyłącznie zaufanego dostępu do sieci lub chmury oraz przestrzegania wszelkich zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych.