W dniu 12 czerwca br. ogłoszono nowelizację ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (PZP) (t.j. Dz.U. 2014 poz. 1320 z późn. zm.), wprowadzoną na mocy art. 28 ustawy z dnia 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego (tzw. ustawy deregulacyjnej, Dz.U. 2025 poz. 769).

Nowelizacja ta reformuje zasady prowadzenia postępowań odwoławczych przed Krajową Izbą Odwoławczą (KIO). Jej celem jest przede wszystkim umożliwienie pełnoprawnego prowadzenia rozpraw i posiedzeń w trybie zdalnym. Zmienione przepisy dostosowują model postępowania do realiów technologicznych, zapewniając jednocześnie ochronę gwarancji procesowych uczestników.

Znowelizowane przepisy PZP wejdą w życie po upływie 9 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy deregulacyjnej, tj. z dniem 13 marca 2026 r.

Rozprawy zdalne

Centralnym elementem nowelizacji jest dodanie art. 508a, który po raz pierwszy wprowadza możliwość prowadzenia rozpraw i posiedzeń w trybie zdalnym. Zgodnie z tym przepisem, choć skład orzekający i protokolant pozostają fizycznie obecni na sali rozpraw, uczestnicy postępowania mogą brać udział w rozprawie zdalnie, korzystając z dwustronnego przekazu obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Takie rozwiązanie wymusza przekształcenie tradycyjnego modelu procedowania w nowoczesny, hybrydowy tryb pracy Krajowej Izby Odwoławczej, umożliwiając skuteczne i elastyczne prowadzenie postępowań.

Rozprawy zdalne mogą być prowadzone wówczas, jeżeli:

1. nie stoi temu na przeszkodzie charakter czynności, które mają być dokonane na tych rozprawach lub posiedzeniach,
2. nie występują inne okoliczności utrudniające przeprowadzenie zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia,
3. oraz zostaną zagwarantowane pełna ochrona praw procesowych stron i uczestników postępowania odwoławczego oraz prawidłowy tok tego postępowania.

Zgodnie z nowym art. 544 ust. 3a PZP, o przeprowadzeniu zdalnej rozprawy lub zdalnego posiedzenia zarządza Prezes KIO, wyznaczając termin rozpoznania odwołania. Wraz z pismem o wyznaczeniu terminu strony i uczestnicy postępowania odwoławczego uzyskają informację o możliwości zdalnego uczestnictwa w rozprawie lub posiedzeniu.

Wprawdzie ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzenie jednoznacznej zasady prowadzenia rozpraw w formie zdalnej, a jedynie możliwość. Jednak jak podkreślono w uzasadnieniu do projektu ustawy deregulacyjnej: „Dodanie regulacji art. 508a ust. 1 w ramach przepisów ogólnych Pzp odnoszących się do postępowania odwoławczego (…) ma na celu wprowadzanie generalnej zasady: jeżeli nie będzie przeszkód do przeprowadzenia zdalnej rozprawy i zdalnego posiedzenia jak np. objęcie informacji klauzulą tajności czy duża liczba uczestników postępowania, rozprawy i posiedzenia będą zdalne”.

Prezes UZP określi, w drodze obwieszczenia, w Biuletynie Informacji Publicznej, na stronie podmiotowej Urzędu, standardy techniczne i wymagania sprzętowe niezbędne do udziału w zdalnych rozprawach. Ma to zapewnić jednolite i bezpieczne warunki dla wszystkich uczestników.

Na uwagę zasługuje także dodanie w art. 549 PZP, regulującym przebieg rozprawy, nowych ust. 5 i 6. Zgodnie z nimi jeżeli warunki w miejscu przebywania osoby uczestniczącej w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu nie licują z powagą Izby lub stanowią przeszkodę do dokonania czynności procesowych lub jeżeli zachowanie tej osoby budzi uzasadnione wątpliwości co do prawidłowego przebiegu czynności dokonywanych zdalnie z jej udziałem, Izba może odmówić, w drodze postanowienia, udziału tej osoby w zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu.

W takim przypadku uznaje się, że osoba ta nie stawiła się na zdalnej rozprawie lub zdalnym posiedzeniu, a na postanowienie to nie przysługuje skarga do sądu.

Forma składania pism zależna od trybu rozprawy

W konsekwencji wprowadzenia rozpraw zdalnych nowe przepisy art. 508 ust. 3 i 4 PZP precyzują, że forma składania pism w trakcie rozprawy (co na gruncie znowelizowanych przepisów będzie możliwe jedynie w sytuacjach wyjątkowych, o czym szerzej jest mowa poniżej) uzależniona jest od tego, czy rozprawa odbywa się w trybie tradycyjnym, czy zdalnym. W przypadku rozpraw stacjonarnych – pisma należy złożyć z odpisami. Natomiast w postępowaniach zdalnych – wymagana jest forma elektroniczna, chyba że zachodzą przesłanki określone w art. 65 ust. 1 Pzp.

Obowiązek przekazywania pism uczestnikom postępowania

Nowe brzmienie art. 507 PZP zmieniło regulacje dotyczące obowiązku doręczania pism w postępowaniu odwoławczym. Strony oraz uczestnicy postępowania, składając pisma do Krajowej Izby Odwoławczej, są zobowiązani przekazać te pisma lub ich kopie pozostałym stronom i uczestnikom postępowania. Obowiązek ten dotyczy pism wniesionych w formie pisemnej.

Do pisma składanego do Izby należy dołączyć dowód doręczenia lub oświadczenie potwierdzające, że pismo lub jego kopia zostały przekazane innym uczestnikom.

W odróżnieniu od wcześniejszego brzmienia przepisu, które jedynie wymagało składania pism z odpisami dla stron, nowelizacja formalizuje i uszczegóławia obowiązki doręczeniowe, co ma na celu zwiększenie przejrzystości i sprawność komunikacji między stronami w toku postępowania.

Ustne pełnomocnictwo procesowe

Nowelizacja umożliwia udzielenie pełnomocnictwa ustnie do protokołu w toku rozprawy lub posiedzenia – również w formie zdalnej (nowy art. 511 ust. 1a PZP). To uproszczenie procedur formalnych wpisuje się w szerszy trend deregulacyjny.

Prekluzja dowodowa

Drugą (oprócz zdalnych rozpraw i posiedzeń) najistotniejszą zmianą wprowadzoną na skutek nowelizacji, jest prekluzja dowodowa. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 535 ust. 1 PZP, dowody na poparcie własnych twierdzeń lub odparcie zarzutów strony przeciwnej należy przedstawiać nie później niż wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, przystąpieniem do postępowania odwoławczego lub w piśmie wniesionym najpóźniej w dniu poprzedzającym termin rozprawy lub posiedzenia. Niedochowanie tego terminu skutkuje utratą prawa powoływania dowodów w dalszym toku postępowania.

Zmiana ta została uzasadniona w projekcie ustawy deregulacyjnej zamiarem ograniczenia powszechnej praktyki składania dowodów i zapoznawania się z nimi podczas rozprawy, co utrudnia ustosunkowanie się do nich przez pozostałe strony i uczestników postępowania odwoławczego: „Umożliwią nie tylko zachowanie terminowego rozpatrywania odwołań przez KIO, ale będą również korzystne dla stron i uczestników postępowania odwoławczego przez stworzenie warunków do pełniejszego zapoznania się z twierdzeniami strony przeciwnej oraz dowodami, na które się ona powołuje przed rozprawą i posiedzeniem, a w rezultacie zapewnią możliwość lepszego przygotowania do odniesienia się do tych twierdzeń, w tym podczas rozprawy i posiedzenia”.

Wyjątki – zgodnie z art. 535 ust. 2 PZP – dopuszczalne są tylko wówczas, gdy:

• dowody nie mogły być wcześniej uzyskane,
• potrzeba ich przedstawienia powstała w toku postępowania.

W konsekwencji zmianie uległ też art. 541 PZP, regulujący zasady odmowy przez KIO przeprowadzenia wnioskowanych dowodów – dotychczas dotyczyło to jedynie sytuacji, jeżeli fakty będące ich przedmiotem zostały już stwierdzone innymi dowodami lub gdy zostały powołane jedynie dla zwłoki, a po nowelizacji także w przypadku dowodów spóźnionych, tj. jeżeli strona lub uczestnik postępowania odwoławczego utracili prawo powoływania dowodów w toku postępowania.

W przypadku rozpraw zdalnych stosuje się odpowiednie przepisy dotyczące formy przedstawiania dowodów (przywołany wyżej art. 508 ust. 4 PZP). Ponadto, strony nie muszą załączać dokumentów, które już znajdują się w aktach sprawy, zwłaszcza gdy stanowią one dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia.

Odpowiedź na odwołanie, przystąpienie do odwołania

Nowelizacja art. 521 PZP wprowadza istotne zmiany dotyczące terminu oraz zakresu odpowiedzi zamawiającego na odwołanie. Zgodnie z nowym brzmieniem przepisu, zamawiający jest zobowiązany wnieść odpowiedź na odwołanie w terminie wyznaczonym przez Prezesa KIO, który nie może być krótszy niż 5 dni od dnia przekazania odwołania lub jego kopii.

W odpowiedzi zamawiający musi szczegółowo ustosunkować się do zarzutów podniesionych w odwołaniu, wskazując własne twierdzenia oraz – zgodnie z opisanymi powyżej nowymi zasadami przedstawiania dowodów – dołączając odpowiednie dowody na ich poparcie lub w celu obalenia zarzutów wykonawcy. Wcześniejsza regulacja pozwalała na złożenie odpowiedzi aż do czasu otwarcia rozprawy, co często ograniczało odwołującym i przystępującym czas na pełne ustosunkowanie się do twierdzeń zamawiającego.

W odniesieniu do przystąpienia do odwołania, termin na przystąpienie, o którym mowa w art. 525 ust. 1 PZP, nie uległ zmianie, jednak wykonawca, który zgłosił przystąpienie do postępowania odwoławczego, zobowiązany jest do przedstawienia twierdzeń oraz dołączenia dowodów na ich poparcie lub w celu odparcia twierdzeń powołanych w odwołaniu lub odpowiedzi na odwołanie (co do zasady właśnie wraz z przystąpieniem).

Regulacje przejściowe

Ustawodawca precyzyjnie określił, w jakich przypadkach stosujemy nowe przepisy (art. 44 ustawy deregulacyjnej):

1. Postępowania odwoławcze wszczęte i niezakończone przed 13 marca 2026 r. – stosuje się dotychczasowe przepisy Pzp.
2. Postępowania odwoławcze wszczęte od 13 marca 2026 r., ale dotyczące postępowań lub konkursów rozpoczętych przed tą datą – także podlegają dotychczasowym regulacjom.
3. Postępowania odwoławcze wszczęte od 13 marca 2026 r. dotyczące zaniechania przeprowadzenia postępowania lub konkursu – będą już rozpoznawane na podstawie przepisów znowelizowanych.

Autorzy: Dominika Frydryczak, r. pr. Katarzyna Dziąćko, Wawrzynowicz & Wspólnicy sp. k.