25 marca 2025 r. weszła w życie zmieniona wersja Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, wydanych przez Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej (dalej jako Wytyczne, https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/dokumenty/wytyczne-dotyczace-kwalifikowalnosci-2021-2027).

Ponieważ zmiany są istotne dla beneficjentów dofinansowania ze środków unijnych na lata 2021-2027, przedstawiamy krótkie podsumowanie wprowadzonych modyfikacji.

1. Zmiana progu stosowania zasady konkurencyjności

Najistotniejszą zmianą w Wytycznych jest podwyższenie progu, od którego należy stosować zasadę konkurencyjności, z 50 000 zł do 80 000 zł netto (sekcja 3.2.1 pkt 1 lit. a).

Poniżej tego progu beneficjenci i wnioskodawcy zobowiązani będą stosować generalną zasadę wyrażoną w pkt 3.2 ppkt 1 Wytycznych, zobowiązującą ich do przestrzegania zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny.

Ponadto należy zwrócić uwagę, że dla postępowań wszczętych do dnia wejścia w życie zmienionych Wytycznych nadal będzie obowiązywał próg 50 000 zł netto, ponieważ zgodnie z pkt 7 w Rozdziale 1 Wytycznych do oceny prawidłowości przeprowadzonego postępowania oraz zawartej umowy stosuje się wersję Wytycznych obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem umowy (w zasadzie konkurencyjności wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją zapytania ofertowego).

Ponadto w Wytycznych dostosowano kwoty wyrażone w euro do progów obwiązujących dla zamówień publicznych (tj. dłuższy termin składania ofert należy wyznaczyć dla robót budowlanych o wartości powyżej 5 538 000 EUR, ponadto zaktualizowano stosowne progi przy zmianach umowy de minimis, o których mowa w sekcji 3.2.4 pkt 4 lit. e).

2. Zamówienia uzupełniające

Wśród wyłączeń z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności, opisanych w sekcja 3.2.1 pkt 2 Wytycznych, dotychczas w ppkt j przewidziane były zamówienia na dodatkowe dostawy, polegające na częściowej wymianie dostarczonych produktów lub instalacji albo zwiększeniu bieżących dostaw lub rozbudowie istniejących instalacji, a instytucje kontrolujące kwestionowały możliwość udzielanie takich zamówień na usługi i roboty budowlane, nawet jeśli zamawiający przewidział je w zapytaniu ofertowym.

Obecnie zmieniono to wyłączenie całkowicie, odnosząc je do udzielenia wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych – pod warunkiem, że takie zamówienie było przewidziane w zapytaniu ofertowym i jest zgodne z przedmiotem zamówienia początkowego oraz całkowita wartość tego zamówienia została uwzględniona przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia.

3. Brak konfliktu interesów

W Wytycznych przesądzono wprost, że w przypadku zastosowania wyłączenia z obowiązkowej zasady konkurencyjności, o którym mowa w sekcji 3.2.1 pkt 4 (tzn. jeżeli w wyniku prawidłowego zastosowania zasady konkurencyjności nie wpłynęła żadna oferta, lub wpłynęły jedynie oferty podlegające odrzuceniu, albo żaden wykonawca nie spełnił warunków udziału w postępowaniu, i nie zmieniono pierwotnych warunków zamówienia), obowiązują regulacje Wytycznych dotyczące unikania konfliktu interesów (określone w pkt 6-8 sekcji 3.2.2). 

Ponadto pozostawiono tylko jeden wyjątek od zasady unikania konfliktu interesów – zamówienia in-house, czyli udzielane podmiotom powiązanym (o których mowa w sekcji 3.2.1 pkt 2 lit. i).

Nie wprowadzono natomiast zmian w zakresie obowiązku składania oświadczeń o braku powiązań z wykonawcami, katalogu sytuacji uznawanych za konflikt interesów, czy też konieczności wyłączenia z postępowania osób, których mogą nie być bezstronne.

4. Szacowanie wartości zamówienia na usługi hotelowe lub dostawę biletów lotniczych

W zmienionych Wytycznych dopuszczono, aby wartość zamówienia na usługi hotelowe lub dostawę biletów lotniczych można było szacować odrębnie dla każdego wydarzenia, o ile uzasadnia to charakter projektu (wcześniej taka możliwość była dostępna tylko dla zamówień w ramach projektów dotyczących organizacji misji gospodarczych i targów).

5. Wykorzystanie nieruchomości na rzecz projektu

Jedną z istotnych zmian Wytycznych jest doprecyzowanie, że limity wydatków kwalifikowalnych w wysokości 10% oraz 15% na nieruchomości wykorzystane na rzecz projektu, odnoszą się do wydatków na nabycie nieruchomości, nie dotyczą natomiast wydatków poniesionych na nabycie innych tytułów prawnych do nieruchomości.

Ponadto w podrozdziale 3.3 usunięto regulację, aby wartość nieruchomości była potwierdzona operatem szacunkowym sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę – na rzecz pozostawienia odwołania do ustalenia tej wartości zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (co w praktyce jest zmianą jedynie formalną, ponieważ ustawa ta określa sporządzenie operatu szacunkowego jako metodę dokonania wyceny nieruchomości).

6. Podatek VAT

W zmienionych Wytycznych doprecyzowano zasady uznania podatku VAT za kwalifikowalny – zgodnie z podrozdziałem 3.5 podatek VAT co do zasady jest kwalifikowalny w projekcie, którego koszt jest mniejszy niż 5 mln EUR (włączając VAT), przy czym w znowelizowanych Wytycznych wskazano jednoznacznie, że chodzi tu o łączny koszt (koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne).

Z pktu 3 podrozdziału 3.5 wynika wyjątek od powyższej zasady – podatek VAT w projekcie, którego łączny koszt wynosi co najmniej 5 mln EUR (włączając VAT), może być kwalifikowalny, gdy brak jest prawnej możliwości odzyskania podatku VAT zgodnie z przepisami prawa krajowego, przy czym w znowelizowanych Wytycznych doprecyzowano, że powyższe badane jest odrębnie w odniesieniu do każdego podmiotu zaangażowanego w projekt – nie tylko beneficjenta, partnera i podmiot upoważniony do ponoszenia wydatków, ale też grantobiorcy, ostatecznego odbiorcy, uczestnika projektu. Zmiana ta jest konsekwencją wyroku Sądu z dnia 22 czerwca 2022 r. w sprawie T-357/19 Republika Włoska przeciwko Komisji Europejskiej.

7. Kwalifikowalność zaliczki wypłaconej wykonawcy

Dotychczasowe regulacje wprowadzały obowiązek, aby element objęty zaliczką został faktycznie zrealizowany lub dostarczony w okresie kwalifikowalności projektu – w zmienionych Wytycznych, aby uniknąć ewentualnych wątpliwości, dopuszczono zrealizowanie lub dostarczenie danego elementu po okresie kwalifikowalności, a beneficjent i tak będzie miał wówczas możliwość rozliczenia zaliczki z dofinansowania.

8. Uproszczone rozliczanie

W podrozdziale 3.10 pkt 4 wskazano, że projekt współfinansowany ze środków EFRR, EFS+ lub FST, którego łączny koszt wyrażony w PLN nie przekracza równowartości 200 tys. EUR w dniu zawarcia umowy o dofinansowanie projektu, rozliczany jest obligatoryjnie za pomocą uproszczonych metod rozliczania wydatków. W tym miejscu także doprecyzowano, że jako łączny koszt rozumiane są koszty kwalifikowalne i niekwalifikowalne.

9. Koszty pośrednie

W podrozdziale 3.12 usunięto zwolnienie z wykazywania w ramach kosztów pośrednich wydatków objętych cross-financingiem – po zmianie Wytycznych należy zatem te wydatki również uwzględniać.

Autorka: r. pr. Katarzyna Dziąćko, Wawrzynowicz & Wspólnicy sp. k.