Artykułem „Umowy w świetle projektu nowego Prawa zamówień publicznych” (https://zamowienia.org.pl/umowy-w-swietle-projektu-nowego-prawa-zamowien-publicznych/) rozpoczęliśmy cykl analiz przygotowujących zarówno zamawiających, jak i wykonawców, na zmiany w przepisach prawa.

Na podstawie projektu nowego PZP (wg druku nr 3624 z dnia 12 lipca 2019 r.) można zidentyfikować zupełnie nowe obowiązki, jakie będą spoczywać na zamawiających w ramach procesu zamówień publicznych – poniżej przedstawiamy kilka z nich.

Przekazywanie do Prezesa UZP informacji o złożonych ofertach / wnioskach

Zgodnie z projektowanym art. 81 nowego PZP zamawiający zobowiązany będzie w każdym postępowaniu do przekazywania Prezesowi UZP informacji odpowiednio o ofertach lub złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, w terminie 7 dni od dnia otwarcia ofert albo unieważnienia postępowania.

Jak wskazano w uzasadnieniu projektu PZP, obowiązek ten został wprowadzony w celu umożliwienia Prezesowi UZP realizacji zadania polegającego na dokonywaniu analiz funkcjonowania systemu zamówień publicznych – dzięki danych otrzymywanych od zamawiających takich analiz będzie można dokonywać w UZP na bieżąco, w szczególności w zakresie informacji dotyczących rodzajów zamawiających, rodzajów i wartości zamówień, liczby wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert czy trybów postępowania o udzielenie zamówienia.

Zakres danych zawartych w tej informacji, jej wzór, sposób sporządzania oraz sposób i tryb ich przekazywania określony zostanie w rozporządzeniu wykonawczym.

Wprowadzenie tego dodatkowego obowiązku informacyjnego wiąże się jednak z usunięciem kilku innych dotychczasowych wymogów – m.in. dotyczących zawiadamiania Prezesa UZP o wszczęciu postępowania w jednym z trybów niekonkurencyjnych.

Sporządzanie analizy potrzeb i wymagań

Na podstawie proponowanego art. 83 zamawiający zobowiązany będzie, przed wszczęciem postępowania, do dokonania analizy potrzeb i wymagań dotyczących zamówienia. Analiza taka będzie obowiązkowa dla wszystkich zamówień powyżej progów UE, odstąpić od niej będzie można jedynie w sytuacji, gdy będzie zachodziła podstawa udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki, odnosząca się do pilności udzielenia zamówienia.

Analiza nie jest wymagana także w odniesieniu do zamawiających sektorowych (w projekcie ustawy w art. 4 i 5 odróżniono zamawiających publicznych od sektorowych, a w art. 83 wprost wskazano, że obowiązek sporządzenia analizy dotyczy tylko zamawiających publicznych).

Analiza ma obejmować w szczególności badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych oraz rozeznanie rynku, po pierwsze w aspekcie alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb, a po drugie – możliwych wariantów realizacji zamówienia (przykładowo: zamówienia usług zamiast rzeczy czy też najmu lub leasingu zamiast sprzedaży). Analiza powinna zatem zawierać:

• orientacyjną wartość zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów (o ile istnieją warianty),
• możliwość podziału zamówienia na części,
• przewidywany tryb udzielenia zamówienia,
• możliwość uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych zamówienia,
• ryzyka związane z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia.

W uzasadnieniu projektu nowego PZP jako przyczynę wprowadzenia obowiązku dokonywania takiej analizy wskazano jeden z podstawowych celów stawianych przed nową regulacją, tzn. zwiększenie efektywności systemu zamówień publicznych. Sporządzanie analizy ma w założeniu przyczyniać się do lepszego przygotowania procesu udzielania zamówienia publicznego, co wpłynie wprost na wszystkie następne etapy procesu zakupowego, na celowość dokonywania wydatków publicznych oraz zasadę uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, czyli na pełniejsze wdrożenie zasad wynikających z ustawy o finansach publicznych. Obowiązek sporządzenia analizy jest zatem odpowiedzią na stan obecny, polegający niejednokrotnie na niewystarczająco skrupulatnym przygotowaniu się zamawiających do przeprowadzenia postępowania.

Projekt PZP nie określa formy analizy, w uzasadnieniu projektowanej ustawy wskazano, że nawet nie musi to być odrębny dokument. Może być ona połączona np. z dokumentem szacowania wartości.

Obowiązkowy konkurs

Zgodnie z art. 325 ust. 1 projektowanej ustawy, jeżeli zamawiający zamierza udzielić zamówienia na usługi projektowania architektonicznego lub projektowania architektoniczno-budowlanego, zamówienie takie obowiązkowo poprzedzone będzie konkursem. W uzasadnieniu projektu podkreślono, że obowiązek przeprowadzenia konkursu będzie się aktualizował w sytuacji, jeżeli w zamierzeniu zamawiającego projekt ma zawierać rozwiązania twórcze w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – nie będzie zatem występował w przypadku dokumentacji projektowej dla zwykłych obiektów liniowych (np. dróg) czy też projektów branżowych. Zamawiający nie będzie również zobowiązany do przeprowadzenia konkursu w przypadku zamówień w trybie zaprojektuj i wybuduj, ponieważ nie są one kwalifikowane jako usługi, a jako roboty budowlane.

Zamawiający będzie mógł odstąpić od tego obowiązku jedynie w przypadku zamówień:

• sektorowych;
• udzielanych w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia lub zamówienia z wolnej ręki;
• o wartościach mniejszych niż progi unijne.

Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu, przyczyną zmian była relatywnie niewielka popularność tego alternatywnego instrumentu udzielania zamówienia wśród zamawiających. Z tego powodu także procedura konkursowa została w projektowanej ustawie opisana znacznie bardziej szczegółowo w stosunku do dotychczasowych regulacji.

Raport z wykonania umowy i ogłoszenie o wykonaniu umowy

Obowiązek sporządzenia raportu z realizacji zamówienia przewidziany został w projektowanym art. 446 nowego PZP. Pisaliśmy o nim bardziej szczegółowo w artykule https://zamowienia.org.pl/umowy-w-swietle-projektu-nowego-prawa-zamowien-publicznych/.

Nowością jest także określony w projektowanym art. 448 obowiązek zamieszczania w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy, w terminie 30 dni od dnia zrealizowania tej umowy.

Obowiązek aktualizacji planu postępowań o udzielenie zamówień

Analogicznie do obecnego art. 13a, nowe PZP zawiera w art. 23 obowiązek publikacji planów postępowań o udzielenie zamówień przez zamawiających będących jednostkami sektora finansów publicznych oraz innymi państwowymi jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej. Po wejściu w życie nowego PZP plany będą publikowane nie tylko na stronie internetowej zamawiającego, ale i w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Nowością jest obowiązek zapewnienia aktualności planu postępowań o udzielenie zamówień – poprzez publikację jego aktualizacji w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego (obowiązek ten nie został doprecyzowany ani w projekcie ustawy, ani też w uzasadnieniu, trudno zatem stwierdzić, w jakim momencie i w jakim zakresie taka aktualizacja będzie obowiązkowa).

Ponadto planowane jest rozporządzenie wykonawcze określające wzór planu postępowań o udzielenie zamówień.

Autor: Katarzyna Dziąćko, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.