Sporządzanie oraz publikacja planów postępowań o udzielanie zamówień publicznych to nowe obowiązki zamawiających, które realizowane mają być począwszy od 2017 r. Zgodnie z art. 13a ust. 1 PZP zamawiający klasyczni, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2 PZP, oraz ich związki nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień publicznych, jakie przewidują przeprowadzić w najbliższym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej.

Zakres podmiotowy i przedmiotowy

Powyższy obowiązek skierowany jest do zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt. 1 i 2 ustawy PZP, a więc do jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, a także do związków tych jednostek. Zakres podmiotowy tego zadania jest więc ograniczony w stosunku do zakresu ustawy PZP, nie dotyczy wszystkich zamawiających klasycznych (nie odnosi się do tzw. podmiotów prawa publicznego). Jednak zamawiający, którzy nie klasyfikują się do żadnej z wyżej wskazanych grup, np. zamawiający sektorowi albo udzielający zamówień w zakresie obronności i bezpieczeństwa, także mają możliwość zamieszczania na stronie internetowej planów postępowań o udzielenie zamówień, przy czym jest to zależne od woli tych zamawiających – nie mają oni takiego obowiązku.

Art. 13a PZP mówi wyłącznie o planach postępowań o udzielenie zamówień, a nie o samych zamówieniach. Zgodnie więc z interpretacją przedstawioną przez Urząd Zamówień Publicznych, publikacja wskazanych planów dotyczy wyłącznie zamówień, w odniesieniu do których zamawiający mają obowiązek stosować przepisy ustawy PZP. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Do tego rodzaju zamówień nie mają zastosowania przepisy ustawy PZP dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. W związku z tym zamawiający nie są zobowiązani do wykazywania w planach postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zamówień poniżej progu bagatelności, jak również zamówień, które na innej podstawie są wyłączone z obowiązku stosowania przepisów ustawy PZP.

Treść planu

W art. 13a ust. 2 PZP ustawodawca wskazał minimalny zakres informacji, które znaleźć się muszą w planie. Oznacza to, że zamawiający mogą zamieścić w swoich planach także inne informacje. Obligatoryjnym elementem planu jest określenie przedmiotu zamówienia, przy czym ustawodawca nie wprowadził obowiązku jego dokładnego opisu, wystarczy więc skrótowe, ale możliwie precyzyjne jego wskazanie. Ponadto zamawiający musi obowiązkowo zawrzeć w planie informację o rodzaju zamówienia, z uwzględnieniem art. 5f PZP, zgodnie z którym w przypadku gdy przedmiot zamówienia nie może zostać podzielony, w szczególności ze względów technicznych, organizacyjnych, ekonomicznych lub celowościowych, do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy dotyczące tego rodzaju zamówienia, który odpowiada jego głównemu przedmiotowi. W planie znaleźć musi się także informacja dotycząca przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia.

W zakresie obligatoryjnych elementów planu znajduje się także orientacyjna wartość zamówienia. Należy zauważyć, że ustawodawca nie wprowadził obowiązku podawania precyzyjnej wartości zgodnie z art. 32 i nast. PZP. Zamawiający sporządza plan zamówień często ze sporym wyprzedzeniem, w szczególności w stosunku do postępowań, które wszczęte mają być pod koniec roku, i trudne, a czasem wręcz niemożliwe, byłoby dla niego określenie dokładnej wartości zamówienia. Dodatkowo warto także wspomnieć, ze zgodnie z art. 35 ust. 1 PZP ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Zamawiający ma także możliwość zmiany ustalonej wartości zamówienia, jeżeli nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie.

Ostatnim z obligatoryjnych elementów planu jest wskazanie przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym. Zamawiającemu pozostawiona została swoboda wyboru okresu, według którego określony zostanie termin wszczęcia poszczególnych postępowań, przy czym możliwe jest również stosowanie ich naprzemiennie, tzn. określenie terminu wszczęcia niektórych postępowań według miesięcy, a innych według kwartałów. W dotychczas opublikowanych planach postępowań dopatrzyć się można ujęcia tego terminu w postaci wskazania dwóch następujących po sobie kwartałów (np. „II/III kwartał 2017 r.”), albo dwóch lub trzech następujących po sobie miesięcy (np. „kwiecień-czerwiec 2017 r.”). Oba określenia spełniają przesłankę „ujęcia kwartalnego lub miesięcznego”.

Publikacja planu

Zamawiający mają obowiązek nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzić oraz zamieścić na stronie internetowej plan postępowania o udzielenie zamówień. Oznacza to, że w tym terminie plan powinien już być dostępny na stronie zamawiającego.

Publikacja planu na stronie internetowej powoduje, że każdy może się z nim zapoznać. Ma to sprzyjać wcześniejszemu przygotowaniu się wykonawców do postępowania o udzielenie zamówienia i przynajmniej częściowemu wyeliminowaniu przedłużania postępowania przez wykonawców poprzez wykorzystywanie niektórych instrumentów przewidzianych w ustawie PZP. Plany mają także w zamierzeniu ustawodawcy wpływać na zwiększenie poziomu konkurencji.

Plany sporządzane i publikowane przez zamawiających dotyczą jedynie przewidywanych postępowań, a tym samym nie mają charakteru wiążącego, tzn. zamawiający nie jest związany określonymi w planie informacjami, w szczególności dotyczącymi terminu, trybu czy wartości zamówienia. Zamawiający może także odstąpić od przeprowadzenia postępowania lub jego części, a także przeprowadzić postępowania nieprzewidziane na etapie sporządzania planu i w nim nieujęte. Jednocześnie ustawodawca nie wprowadza obowiązku aktualizacji planu. Należałoby jednak przyjąć, że w przypadku aktualizacji planu dokonywanej w ciągu roku budżetowego, informacje o tym powinny być również zamieszczane na stronie internetowej zamawiającego.

Mimo braku ustawowego obowiązku, wielu zamawiających sporządzało dotąd plany udzielanych zamówień zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, z tym że co do zasady nie były one publikowane, stanowiły jedynie wewnętrzne narzędzie zamawiającego wspierające terminowe udzielanie zamówień. Doświadczenia zdobyte w trakcie ich opracowywania będą z pewnością ważnym i przydatnym czynnikiem. Spodziewać się należy, że omawiane plany, dzięki uzyskaniu przez wykonawców informacji dotyczących między innymi terminu wszczęcia i wartości zamówienia, pozwolą na szybsze i dokładniejsze przygotowanie wykonawców do udziału w postępowaniu i wzmożenie konkurencji.

Autor: radca prawny Adam Wawrzynowicz, Dagmara Dragan, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Czasopismo Portal Zamówienia.org.pl ISSN 2544-1825