ustawa koronawirusowa

Kolejne regulacje w zakresie zamówień publicznych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2

Aktualności, , , , , , , , , , , Możliwość komentowania Kolejne regulacje w zakresie zamówień publicznych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 została wyłączona

Od 18 kwietnia 2020 r. obowiązują kolejne ułatwienia dotyczące udzielania zamówień publicznych, wprowadzone ustawą z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. poz. 695). Nie są one już tak daleko idące, jak zmiany wprowadzone 31 marca 2020 r., raczej porządkują pewne kwestie.

W art. 15r ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374, 567 i 568 – dalej jako „ustawa koronawirusowa”), który obowiązuje od 31 marca 2020 r., wśród podstaw umożliwiających zmianę umowy czy też odstąpienie w całości lub w części od ustalenia i dochodzenia kar umownych lub odszkodowań, wprowadzono nową przesłankę ogólną odnoszącą się do „innych okoliczności, które uniemożliwiają bądź w istotnym stopniu ograniczają możliwość wykonania umowy” (art. 15r ust. 1 pkt 5) w/w ustawy).

Ponadto przesłankę z tego samego art., odnoszącą się do poleceń wydanych przez wojewodów lub decyzji wydanych przez Prezesa Rady Ministrów związanych z przeciwdziałaniem COVID-19 (pkt 3) w/w przepisu) zmieniono na „polecenia lub decyzje wydane przez wojewodów, ministra właściwego do spraw zdrowia lub Prezesa Rady Ministrów”.

Uregulowano ponadto kwestię składania zamawiającemu informacji, o której mowa w art. 15r ustawy koronawirusowej, przez wykonawców mających siedzibę lub wykonujących działalność związaną z realizacją umowy poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej – w miejsce dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1–5, składają oni dokumenty wydane przez odpowiednie instytucje w tych krajach lub oświadczenia tych wykonawców.

W otwartym katalogu możliwych zmian umowy dodano także, obok zmiany zakresu świadczenia wykonawcy i odpowiadającej jej zmianie wynagrodzenia, sposób rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy (art. 15r ust. 4 ustawy koronawirusowej).

Ponieważ wykazy zarówno podstaw zmiany umowy, jak i możliwego zakresu tych zmian, miały charakter otwarty, omówione wyżej zmiany nie wpływają znacząco na sytuację zamawiających i wykonawców. Zmianą istotną dla szerokiego grona zamawiających i wykonawców jest natomiast nowy ust. 10 i 11 w art. 15r ustawy koronawirusowej, zgodnie z którym odpowiednio:

  • w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz związanych z nimi ograniczeń w przemieszczaniu się, umowy w sprawie zamówienia publicznego zawierane są pod rygorem nieważności w formie pisemnej, albo za zgodą zamawiającego w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  • przepisy art. 15r ust. 1–9 stosuje się odpowiednio do umów w sprawie zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Dodatkowo nowa ustawa wprowadza kolejne wyłączenia ze stosowania ustawy PZP:

  1. Zgodnie z art. 9 ustawy o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, PZP nie stosuje się do nabywania towarów lub usług niezbędnych do zapewnienia realizacji procesu udzielania wsparcia przewidzianego w ustawie o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, przez Agencję Rozwoju Przemysłu Spółkę Akcyjną lub jej spółkę zależną, przez okres trwania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, a także przez okres kolejnych trzech miesięcy od dnia odwołania tego stanu.
  2. Zgodnie ze zmianą ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy PZP nie stosuje się do zamówień na usługi lub dostawy udzielane przez ZUS w związku z zapewnieniem udostępnienia danych zgromadzonych na koncie ubezpieczonego i na koncie płatnika składek Prezesowi Rady Ministrów, Szefowi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów lub pełnomocnikowi Prezesa Rady Ministrów właściwemu do spraw analiz i studiów z zakresu kluczowych polityk publicznych, Agencji Rozwoju Przemysłu S.A. lub Polskiemu Funduszowi Rozwoju S.A.
  3. Zgodnie z nowym art. 31zy(10) ust. 9, dodanym do ustawy koronawirusowej, ustawy PZP nie stosuje się także do zamówień na usługi lub dostawy udzielane przez ZUS w związku z realizacją zadań związanych z odstąpieniem od pobierania odsetek za zwłokę.

W najbliższym czasie należy się spodziewać kolejnych zmian – tym razem w odniesieniu do pracy Krajowej Izby Odwoławczej. Ministerstwo Rozwoju zamierza przedstawić propozycję przepisów regulujących tę kwestię – prawdopodobnie określających tymczasowy tryb orzekania KIO na podstawie dokumentacji przekazanej przez strony postępowania – do 24 kwietnia br.

Autorzy: Adam Wawrzynowicz, Katarzyna Dziąćko, Kancelaria Wawrzynowicz & Wspólnicy Sp.k.

Jakie zagrożenia dla realizacji umów handlowych może wywołać koronawirus?

Aktualności, , , , , , , , , , , Możliwość komentowania Jakie zagrożenia dla realizacji umów handlowych może wywołać koronawirus? została wyłączona

Epidemia koronawirusa i ograniczenia zarówno w życiu publicznym jak i gospodarczym, które wynikają z zaleceń organów administracji publicznej, jak również zapisów Ustawy z dnia 2 marca 2020 o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Specustawa), realnie niosą ze sobą tylko wizję opóźnień w realizacji umów, ale również potencjalnej możliwości niezrealizowania ich w ogóle. Już dziś zasadnym jest założenie, że rozprzestrzeniający się COVID-19 oraz przewidywana jako jego bezpośrednie następstwo recesja gospodarcza mogą wywołać realne  zagrożenia dla realizacji umów handlowych oraz przyczynić się do konieczności renegocjacji ich warunków.

Jakie zagrożenia dla umów handlowych wiążą się z zaistniałą sytuacją?

Możliwość uniknięcia zapłaty odszkodowania z uwagi na zdarzenie kwalifikujące się jako siła wyższa

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w przepisach, strona umowa jest zobowiązana do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Podstawą odpowiedzialności w tym przypadku jest wina kontrahenta. Jednocześnie jednak, należy mieć na względzie, iż istnieje możliwość uniknięcia konieczności naprawienia szkody, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy jest następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności.

Jedną z okoliczności wyłączających odpowiedzialność jest siła wyższa, rozumiana w piśmiennictwie i orzecznictwie jako wyłącznie zdarzenie charakteryzujące się trzema następującymi cechami:

  • zewnętrznością,
  • niemożliwością jego przewidzenia oraz
  • niemożliwością zapobieżenia jego skutkom.

Zdarzenie jest zewnętrzne wówczas, gdy następuje poza strukturą przedsiębiorstwa. Niemożliwość przewidzenia, że dane zdarzenie nastąpi, należy pojmować jako jego nadzwyczajność i nagłość. Niemożliwość zapobiegnięcia skutkom zdarzenia jest tłumaczona jako jego przemożność, a więc niezdolność do odparcia nadchodzącego niebezpieczeństwa. Za przejawy siły wyższej uznaje się katastrofalne zjawiska wywołane działaniem sił natury, np. powodzie, huragany, trzęsienia ziemi, pożary lasów. Jako siłę wyższą traktuje się także akty władzy publicznej oraz zjawiska społeczne lub polityczne o skali katastrofalnej, jak również epidemię oraz związane z nią konieczne zarządzenia władz sanitarnych.

Jakkolwiek jednak fakt wystąpienia epidemii, a nawet stanu zagrożenia epidemicznego ogłoszonego obecnie na obszarze państwa zdaje się być w opinii publicznej przesłanką do zakwalifikowania takiego stanu rzeczy jako zdarzenia o charakterze siły wyższej, tak należy podkreślić, iż nie każde niewykonanie bądź nienależyte wykonanie umowy można uznać za spowodowane przez siłę wyższą o charakterze epidemicznym.

Stan siły wyższej każdorazowo powinien być badany w odniesieniu do okoliczności konkretnej sprawy i wymaga indywidualnej oceny. Niezbędne jest bowiem wykazanie związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy zaistniałym zdarzeniem (epidemią, stanem zagrożenia epidemicznego) a skutkiem w postaci niemożności wykonania umowy handlowej. Podobnie, konieczne jest wykazanie przez kontrahenta powołującego się na epidemię jako siłę wyższą dołożenia należytej staranności w celu wykonania zobowiązania, która wyznacza granicę jego odpowiedzialności. Jednocześnie, to na stronie powołującej się na siłę wyższą jako przyczynę braku realizacji umowy, spoczywa ciężar dowodowy, stąd niezwykle ważne jest zabezpieczenie odpowiedniej dokumentacji na wypadek sporu.

Podobnie sytuacja kształtuje się w odniesieniu do kar umownych, której można uniknąć poprzez powołanie się na wystąpienie siły wyższej.

Umowne ukształtowanie siły wyższej

Niezależnie od ustawowo ukształtowanych reguł odpowiedzialności i ewentualności jej wyłączenia na skutek zdarzenia stanowiącego siłę wyższą uniemożliwiającą realizację umów handlowych, należy wziąć pod uwagę powszechnie przyjętą zasadę umownego rozszerzania bądź ograniczania odpowiedzialności stron umowy.

W sytuacji, gdy strony w treści umowy jednoznacznie wprowadziły odstępstwo od zasady ustalonej w treści art. 471 i nast. Kodeksu cywilnego i zdefiniowały okoliczność wystąpienia siły wyższej, takie postanowienie może stanowić istotną wskazówkę ułatwiającą kwalifikację danego zdarzenia jako siły wyższej. Z tego względu, przed dokonaniem samodzielnej kwalifikacji epidemii jako siły wyższej, niezwykle ważnej jest w pierwszej kolejności upewnienie się, czy określona umowa handlowa faktycznie nie zawęża bądź nie rozszerza powszechnie przyjętej koncepcji siły wyższej.

Sądowa zmiana bądź rozwiązanie umowy

Jak już wyżej podkreślono, konstrukcja odszkodowawczej odpowiedzialności kontraktowej oparta jest na zasadzie winy i to kontrahenta powołującego się na przesłankę wystąpienia siły wyższej, obciąża ciężar dowodowy co do faktu, iż niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Niewątpliwie epidemia oddziałująca obecnie gospodarkę może przyczynić się do sytuacji, w której poziom powszechnie akceptowalnego, standardowego ryzyka w relacjach handlowych zostanie przekroczony, co w przyszłości może doprowadzić do licznych sporów sądowych.

Z tego względu, rekomendowanym jest rozważenie możliwości renegocjacji warunków umów i podjęcie z kontrahentami rozmów w celu wypracowania kompromisowych rozwiązań, pozwalających na minimalizację ryzyk przez każdą ze stron. Powyższe wydaje się być uzasadnione także faktem wpłynięcia obecnej sytuacji na pracę sądownictwa i wysoce prawdopodobnymi, istotnymi opóźnieniami w rozpatrywaniu sporów sądowych, a więc także na tle gospodarczym i umów handlowych. W przypadku niepowodzenia prowadzonych renegocjacji, istnieje alternatywne rozwiązanie jakim jest wystąpienie z powództwem w oparciu o ustawową klauzulę rebus sic stantibus, tj. klauzulę nadzwyczajnej zmiany stosunków.

Zgodnie z treścią przepisów Kodeksu cywilnego, jeżeli z powodu nadzwyczajnej zmiany stosunków spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidywały przy zawarciu umowy, sąd może po rozważeniu interesów stron, zgodnie z zasadami współżycia społecznego, oznaczyć sposób wykonania zobowiązania, wysokość świadczenia lub nawet orzec o rozwiązaniu umowy. Należy podkreślić, że wskazana ścieżka jest dość sformalizowana i czasochłonna i jak każda sprawa sądowa bazuje na analizie konkretnego przypadku w konkretnych uwarunkowaniach prawnych i faktycznych.

Zagrożenie realizacji umów międzynarodowych

Powyższe aspekty odnoszą się zasadniczo do zasad obowiązujących na obszarze naszego państwa. Można jednak założyć, że pandemia koronawirusa fundamentalnie na relacje między przedsiębiorcami na międzynarodowych rynkach, którzy w obliczu braku możliwości realizacji umów o charakterze transgranicznym, z dużym prawdopodobieństwem będą powoływać się na wystąpienie przesłanki jaką jest siła wyższa.

Możliwość indywidualnego uregulowania kwestii siły wyższej i zwolnień od odpowiedzialności z uwagi na jej wystąpienie częstokroć jest przewidziana w kontraktach o charakterze międzynarodowym, a sam stan siły wyższej jest znany również w porządkach prawnych innych państw.

Również przepisy prawa międzynarodowego przewidują wystąpienie siły wyższej. Zgodnie z treścią Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów sporządzonej w dniu 11 kwietnia 1980 roku w Wiedniu, która ma zastosowanie do umów sprzedaży towarów między stronami mającymi siedziby w państwach będących jej stronami, przewiduje się sytuację, w której strona nie może wykonać swojego zobowiązania z przyczyn od niej niezależnych. Zgodnie z jej treścią, strony mogą uwolnić się od odpowiedzialności za niewykonanie któregoś ze swych obowiązków, jeżeli udowodnią, że niewykonanie to nastąpiło z powodu przeszkody od nich niezależnej i że nie można było od nich rozsądnie oczekiwać wzięcia pod uwagę tej przeszkody w chwili zawarcia umowy lub uniknięcia bądź przezwyciężenia przeszkody lub jej następstw, przy czym zwolnienie od odpowiedzialności obowiązuje wyłącznie w okresie trwania przeszkody.

***

Bez względu na stopień kwalifikacji obecnej sytuacji jako stanu zagrożenia epidemicznego, epidemii bądź pandemii, konieczne jest szybkie podejmowanie działań zmierzających do zminimalizowania negatywnych skutków wiążących się z brakiem możliwości realizacji umów handlowych. Konieczne jest przy tym uwzględnienie faktu, że obecny stan prawny nie pozwala na jednoznaczne uznanie jako przyczyny niewykonywania obecnie wszelkich umów wyłącznie epidemii. Każdorazowo, ocena i kwalifikacja epidemii jako siły wyższej i wystąpienia związku przyczynowego pomiędzy jej wybuchem a skutkiem jakim jest brak realizacji zobowiązań umownych powinna być dokonywana indywidualnie i w oparciu o okoliczności konkretnej sprawy.

Jak przygotować firmę na sytuację awaryjną?

Aktualności, , , , , , , , , , Możliwość komentowania Jak przygotować firmę na sytuację awaryjną? została wyłączona

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („Specustawa”) wprowadziła dodatkowe uprawnienia zarówno dla pracodawcy w postaci możliwości polecenia pracownikom pracy zdalnej, jak również dla pracowników, których uprawniono do skorzystania z dodatkowego zasiłku opiekuńczego w przypadku zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły. Przepisy Specustawy nie doprowadziły jednak do rozwiania wszystkich wątpliwości pracodawców, którzy powinni przygotować swoją firmę na awaryjną sytuację.

Wdrażanie procedur zapobiegania i przeciwdziałania koronawirusowi w miejscu pracy

W pierwszej kolejności, w ramach prewencyjnych działań, pracodawcy powinni wdrożyć procedury wewnętrzne, które zostałyby zawarte w jednym dokumencie. W ramach tych procedur powinny zostać określone m. in. wszelkie działania prewencyjne oraz zaradcze, których podejmie się pracodawca. Tworzenie wewnętrznych procedur w zakładzie pracy powinno być oparte na zaleceniach organów państwowych jak również organizacji o zasięgu międzynarodowym, tj. zaleceniach WHO czy Głównego Inspektoratu Sanitarnego, które zawierają szereg cennych wskazówek odnośnie tego, jak w obecnej sytuacji zapewnić odpowiednie warunki pracy. Podkreślenia wymaga, że możliwość podejmowania przez pracodawcę działań prewencyjnych oraz zapobiegawczych w związku z koronawirusem została potwierdzona przez Głównego Inspektora Sanitarnego, który wskazuje, iż pracodawcy szeroko mogą korzystać z możliwości kierowania pracowników do pracy zdalnej.

Co istotne, biorąc pod uwagę zalecenia WHO, pracodawcy w ramach tworzonych procedur wewnętrznych powinni utworzyć nie tylko plan działań prewencyjnych, ale również plan awaryjny na wypadek wystąpienia przypadków zakażenia COVID-19 w zakładzie pracy bądź w jego pobliżu.

Celem opracowanej procedury powinno być przede wszystkim uregulowanie sposobu postępowania w sytuacji, w której normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest zakłócone poprzez dużą liczbę pracowników przebywających na zasiłku opiekuńczym bądź zwolnieniu lekarskim. Z tego też względu, prawidłowo opracowana procedura powinna przewidywać w szczególności

  • sposób organizacji pracy w przypadku braków osobowych,
  • metodę powiadamiania partnerów biznesowych o prawdopodobnych opóźnieniach w realizacji zleceń,
  • ewentualną możliwość scedowania części prac do innych oddziałów oraz pododdziałów.

Działania prewencyjne i identyfikacja zagrożenia powinny wiązać się również z weryfikacją oceny ryzyka zawodowego pracowników szczególnie zagrożonych wirusem, w szczególności ze względu na obejmowane stanowisko i zakres ich obowiązków.

Stworzenie planu awaryjnego i ciągłości działania na podstawie rekomendacji WHO

Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) przygotowała szereg rekomendacji dla pracodawców (https://www.who.int/docs/default-source/coronaviruse/getting-workplace-ready-for-covid-19.pdf?sfvrsn=359a81e7_6 ).

W ramach rekomendacji, WHO proponuje, aby pracodawcy:

  • realizowali obowiązek dbałości o bezpieczne i higieniczne warunki pracy w bardzo szerokim zakresie;
  • tworzyli w miejscach pracy specjalne izolatki, w których osoby z podejrzeniem koronawirusa mogłyby zaczekać na przyjazd służb;
  • identyfikowali pracowników znajdujących się w grupie podwyższonego ryzyka (np. osoby starsze lub odbywające podróże służbowe);
  • polecali pracownikom świadczenie pracy zdalnej;
  • przygotowali plany awaryjne na wypadek wystąpienia przypadków zakażenia koronawirusem na obszarze, na którym znajduje się zakład pracy lub w samym zakładzie.

Plan awaryjny przede wszystkim ma pomóc w przygotowaniu firmy na wypadek wybuchu COVID-19.

Plan awaryjny powinien przede wszystkim zawierać zasady świadczenia pracy zdalnej, procedurę odizolowania pracownika zakażonego koronawirusem od reszty załogi do czasu przyjazdu odpowiednich służb oraz działania niezbędne w sytuacji wykrycia zakażenia COVID-19 w miejscu pracy. Jednocześnie w planie awaryjnym powinny zostać określone zasady dbania o wysoki poziom higieny w zakładzie pracy oraz sposoby utrzymania funkcjonowania firmy nawet w przypadku nieobecności dużej liczby pracowników. Ponadto, WHO rekomenduje określenie miejsc, do których w podróż służbową nie powinny być wysyłane osoby znajdujące się w grupie podwyższonego ryzyka tj. osoby starsze.

Ułatwienia dla pracowników

Praca zdalna, jeżeli tylko istnieje taka możliwość, z pewnością może stanowić podstawowe rozwiązanie w ramach działań prewencyjnych w danym przedsiębiorstwie. Poza tym, pracodawcy mają również dodatkowe możliwości wprowadzenia mechanizmów ułatwiających pracę oraz zmniejszających dyskomfort psychiczny pracowników.

Istnieje możliwość wprowadzenia elastycznych godzin pracy, które umożliwią pracownikowi połączenie obowiązków wynikających z łączącej go z pracodawcą umowy z tymi, które wynikają ze sprawowania opieki nad dzieckiem w przypadku zamknięcia placówek edukacyjnych.

W odniesieniu do pracowników „zdalnych” istnieje również możliwość wprowadzenia zadaniowego czasu pracy, co nie będzie wiązało się z obowiązkiem ewidencjonowania godzin pracy.

Podkreślenia również wymaga, że wątpliwości pracodawców może budzić również konieczność stosowania przepisów dotyczących koronawirusa jedynie względem pracowników zatrudnionych na umowie o pracę. Z uwagi na zasięg epidemii oraz jej skutków, najstosowniej byłoby stosować identyczne zasady również w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, na pracodawcy ciąży obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy wszystkim osobom wykonującym pracę w przedsiębiorstwie.

Ochrona pracownika – co jeszcze możesz zrobić?

Aktualności, , , , , , , , , , , Możliwość komentowania Ochrona pracownika – co jeszcze możesz zrobić? została wyłączona

14 marca na stronie Ministerstwa Rozwoju opublikowano rekomendacje dla zakładów pracy przygotowane we współpracy z Głównym Inspektorem Sanitarnym. Zgodnie z opublikowanymi wytycznymi, zaleca się:

  1. Zachować bezpieczną odległość od rozmówcy (1-1,5 metra).
  2. Promować regularne i dokładne mycie rąk przez osoby przebywające w miejscach użyteczności publicznej: wodą z mydłem lub zdezynfekowanie dłoni środkiem na bazie alkoholu (min. 60%).
  3. Upewnić się, że pracownicy, klienci i kontrahenci mają dostęp do miejsc, w których mogą myć ręce mydłem i wodą.
  4. Umieścić dozowniki z płynem odkażającym w widocznych miejscach, w miejscu pracy i upewnić się, że dozowniki te są regularnie napełniane.
  5. Wywiesić w widocznym miejscu informacje jak skutecznie myć ręce.
  6. Połączyć to z innymi środkami komunikacji, takimi jak np. szkolenia personelu przez specjalistów ds. bezpieczeństwa i higieny pracy.
  7. Zwrócić szczególną uwagę na rekomendacje, aby podczas pracy NIE dotykać dłońmi okolic twarzy zwłaszcza ust, nosa i oczu, a także przestrzegać higieny kaszlu i oddychania. NIE zaleca się noszenia maseczek ochronnych przez osoby zdrowe! Maseczki ochronne powinny nosić osoby chore, osoby opiekujące się chorymi oraz personel medyczny pracujący z pacjentami podejrzewanymi o zakażenie koronawirusem.
  8. Dołożyć wszelkich starań, aby miejsca pracy były czyste i higieniczne:
  9. powierzchnie dotykowe w tym biurka, lady i stoły, klamki, włączniki światła, poręcze i inne przedmioty (np. telefony, klawiatury) muszą być regularnie wycierane środkiem dezynfekującym, lub przecierane wodą z detergentem,
  10. wszystkie obszary często używane, takie jak toalety, pomieszczenia wspólne, powinny być regularnie i starannie sprzątane, z użyciem wody z detergentem.
  11. Ograniczyć podróże służbowe i delegacje zagraniczne do minimum
  12. Ze względów sanitarno-epidemiologicznych, Główny Inspektor Sanitarny zaleca ograniczenie podróży służbowych i delegacji zagranicznych do minimum.
  13. Promować pracę zdalną w przypadków osób powracających z obszarów występowania koronawirusa SARS-CoV-2.

Jakie są podstawowe uprawnienia i obowiązki Pracodawcy?

Aktualności, , , , , , , , Możliwość komentowania Jakie są podstawowe uprawnienia i obowiązki Pracodawcy? została wyłączona

8 marca 2020 r. weszła w życie ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem epidemii koronawirusa (Specustawa). Ustawa ta wprowadza możliwość zlecenia pracownikom pracy zdalnej, a także przewiduje prawo do dodatkowego zasiłku opiekuńczego dla ubezpieczonego opiekującego się dzieckiem do lat 8 w sytuacji zamknięcia placówki oświatowej z powodu koronawirusa.

Z perspektywy podmiotów zatrudniających pracowników istotne w tej ustawie są dwa rozwiązania. Pierwsze z nich to możliwość zlecenia przez pracodawcę wykonywania przez zatrudnione osoby pracy w trybie zdalnym, natomiast drugie odnosi się do wprowadzenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego.

Poza ww. rozwiązaniami, podkreślenia wymaga, że ustawa nie rozwiązuje wszystkich problemów, jakie dotyczą pracowników w związku z rozprzestrzenianiem się COVID-19. W tym zakresie pomocne mogą okazać się zalecenia i komunikaty organów państwowych.

Zalecenia i komunikaty organów państwowych

Specustawa uprawnia organy administracji publicznej do wydawania poleceń, decyzji, zaleceń i wytycznych, których celem jest przeciwdziałanie koronawirusowi.

Z perspektywy pracodawcy, w szczególności istotne są bieżące zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego bądź wojewódzkich inspektorów sanitarnych działających z jego upoważnienia, jak również komunikaty Państwowej Inspekcji Pracy.

Praca zdalna

W celu przeciwdziałania COVID-19, zgodnie z dyspozycją art. 3 Specustawy jako pracodawca możesz polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie – poza miejscem jej stałego wykonywania przez czas oznaczony. Uprawnienie pracodawcy do wprowadzenia w swojej firmie trybu pracy zdalnej – wynikające z ustawy – nie wymaga dodatkowego uzasadnienia.

Należy podkreślić, że uprawnienie do skierowania pracownika do pracy zdalnej leży po stronie pracodawcy. Decydując się na wprowadzenie takiej formy pracy, pracodawca jest zobowiązany do podjęcia czynności, które związane będą z wprowadzeniem przepisów Kodeksu pracy dotyczących telepracy.

Wyjazdy służbowe pracowników do miejsc zagrożonych epidemią

Zgodnie z treścią art. 210 § 1 Kodeksu pracy, w razie gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.

Stan zagrożenia epidemicznego z pewnością kwalifikuje się zakres przedmiotowy ww. przepisu, stąd istnieje uzasadnione uprawnienie pracownika do odmowy wyjazdu służbowego do miejsca zagrożonego epidemią. Podobne stanowisko wyraził Główny Inspektor Sanitarny, który w swoich zaleceniach podkreślił, iż pracodawcy powinni ograniczyć podróże służbowe i delegacje zagraniczne do minimum. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy pracownik ma prawo odmówić udziału w delegacji zagranicznej, jeżeli w kraju, do którego ma się udać występuje transmisja koronawirusa.

Co istotne, należy mieć na względzie, ze zarówno dla pracodawcy i pracownika przy podejmowaniu decyzji dotyczących wyjazdu służbowego w rejony zagrożone powinny być wiążące zalecenia, komunikaty właściwych organów państwowych, w szczególności Państwowej Inspekcji Sanitarnej, czy Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Praca zdalna dla pracowników wracających z obszarów występowania koronawirusa oraz mających styczność z zarażonymi

Jeżeli pracownik zdecyduje się na wyjazd w regiony gdzie może być narażony na zarażenie koronawirusem, wówczas pracodawca powinien ocenić ryzyko związane z takim wyjazdem i zapewnić pracownikowi odpowiednie środki ograniczające ryzyka związane z możliwością zarażenia patogenem oraz podjąć działania, które zminimalizują potencjalne zagrożenie, np. zorganizować tak wyjazd, by czas przebywania w niebezpiecznym miejscu był jak najkrótszy.

Zgodnie z komunikatem wydanym przez Głównego Inspektora Sanitarnego, osoby wracające z obszarów występowania koronawirusa, powinny przez kolejne 14 dni od powrotu pozostać w domu i kontrolować swój stan zdrowia. W takiej sytuacji, pracodawca – w trosce o swoich pracowników i prawidłowe działanie firmy – powinien zachęcać pracownika wracającego z takich obszarów do pracy zdalnej z domu. Pomimo tego jednak, że na pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jednocześnie nie istnieją przepisy uprawniające pracodawcę do wprowadzenia przymusowego urlopu wobec takiego pracownika, a co więcej – brak jest regulacji uprawniających go do uzyskiwania informacji o prywatnych podróżach pracownika.

Zlecenie pracownikowi przeprowadzenia dodatkowych badań lekarskich

Podobnie jak w przypadku braku możliwości przymusowego skierowana pracownika do pracy zdalnej, brak jest również przepisów uprawniających pracodawcę do zobligowania pracowników do odbycia badań lekarskich. Kodeks pracy określa zasady kierowania pracowników na badania lekarskie i przeprowadzania badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracownika. Przepisy nie przewidują uprawnienia do kierowania pracownika na badania w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe. Obecnie obowiązujące przepisy nie uprawniają pracodawcy do skierowania pracownika na badania lekarskie w sytuacji, gdy np. pracownik jest przeziębiony i może zagrażać innym pracownikom, bez zgody tego pracownika, jeżeli nie zbiega się to z terminem kolejnego badania okresowego.

Niemniej jednak, istnieje możliwość skierowania pracownika na badania profilaktyczne za jego zgodą, jednakże w sytuacji, gdy stan zdrowia pracownika uległ zmianie w związku z określonymi zdarzeniami i budzi wątpliwość aktualność orzeczenia lekarskiego stwierdzającego stan zdrowia pracownika i wydanego w ramach obowiązkowych badań profilaktycznych, wynikających z Kodeksu pracy.

Co istotne, Państwowa Inspekcja Pracy wyraźnie podkreśla, że pracodawca nie jest uprawniony do dokonywania samodzielnie oceny stanu zdrowia pracownika. Niedopuszczenie pracownika do pracy, ze względu na potencjalne zarażeniem wirusem może narazić pracodawcę na zarzutu o nękanie, czy stosowanie mobbingu. Podobnie, pracodawca nie może zobowiązać pracownika powracającego do pracy z pobytu w strefie zagrożonej koronawirusem do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Nie jest też właściwy do podejmowania działań izolujących pracownika w ramach kwarantanny.

Ochrona danych osobowych

Powstaje wątpliwość, czy pracodawca jest uprawniony do kontroli miejsca pobytu pracownika w trakcie urlopu. Jakkolwiek ryzykowne jest uznanie, że należy zobowiązać pracowników do przekazania pracodawcy informacji o miejscu planowanego lub odbytego urlopu, to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych oświadczył, iż przepisy o ochronie danych osobowych nie mogą być stawiane jako przeszkoda w realizacji działań w związku z walką z koronawirusem, zaś przepisy Specustawy nie stoją w sprzeczności z zasadami przetwarzania danych i nie naruszają RODO.

Jednocześnie, UODO podkreśla, iż środki kontroli i zapobiegania rozprzestrzenianiu się COVID-19 będą wymagały większej liczby osób pracujących zdalnie niż zwykle. W szczególności należy zatem zweryfikować bezpieczeństwo przesyłu danych w zakresie:

  • urządzeń – użytkowanie przez pracowników urządzeń i oprogramowania służącego do wykonywania obowiązków służbowych przekazanych przez pracodawcę do pracy zdalnej;
  • poczty elektronicznej – postępowanie zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi korzystania ze służbowej poczty elektronicznej (e-mail);
  • dostępu do sieci i chmury – używania wyłącznie zaufanego dostępu do sieci lub chmury oraz przestrzegania wszelkich zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych.